将SharePoint数据列表与PDF文档合并

Mail-merge是现在数字文档时代和相关工作自动化行业使用的一个 "恶心 "的词汇。这是一个可以松懈处理上百个文档中的大块重复数据，但在某些数据上有非常小的变化，最终形成定制化文档模板的功能。让我们简单的说一下–你想给很多人发邀请函，但是在你准备的每一份邀请函中都要注明他们的名字。好吧！如果是邮政时代，你有’霍布森的选择’，除了限制邀请人的数量，并开始在每张邀请函上写下来，或者雇佣更多的作家。在数字世界中，我们有很多选择来简化这个累人的活动，如SharePoint，PDF4me和Power automate等工具。

现在让我们用现在工作中的情况，将想象力提升到一个更大的层面。如果没有一个合适的内部工具支持，几乎不可能对工作、资源和资料进行管理和协作。SharePoint就是这样一个微软的 "卑微 "平台，被企业广泛用于整合和存储文件。它的主要功能是 "站点 "和 “列表”。SharePoint列表可以轻松地用于包含多种记录和数据的组合。

PDF4me是一款可以用来创建、编辑、扫描和处理任何类型文档的工具。在这篇博客中，我们提供了一个如何使用PDF4me和一个预先存在的不完整文档模板从SharePoint中进行邮件合并的图片，并帮助您创建一个自定义的可重复使用的文档模板。您可以应用这种自动化创建文档，如建议书、合同书、RFP等。

预先存在的模板是不完整的文件或表格，已用一组常用数据填满了字段，正在等待SharePoint列表中的动态数据。当剩余的未填写的字段或空间被填充不同的数据，使其成为一个特定的输出时，该模板将是完整的。这将被存储在SharePoint中的一个文件夹或站点中，以便进一步使用。

在这篇文章中，我将试图解释一个简单的自动化，其中一个特定的表格（模板）由系统自动填写，当客户的详细信息被输入到SharePoint列表中。输出将是一个完整的表单，结合新到达的客户数据和模板中的预输入数据（这里为了简单起见，我们暂时使用一个空白文档）。在开始之前，我们需要记住这里的邮件合并的三个实体。

• 带有客户数据输入触发器的SharePoint列表

• 一个预先存在的模板，包含doc或pdf文件形式的通用数据。

• SharePoint中用于保存输出/完成模板的存储位置。

正在实现的场景：就是当一个新的项目被添加到SharePoint列表中时，通过 "PDF4me邮件合并 "操作，生成报表或填写表格。SharePoint数据收集可以用来创建具有PDF4me邮件合并功能的文档（Word和PDF）。最后，这些文档可以被存储到您的目的地，或者通过电子邮件分享这个文档。让我们考虑，在这里，开发的工作流程，与最终的输出存储在一个特定的位置。

图开始-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List。如何创建流程。

我们从公司的SharePoint列表屏幕开始，在这里我们有客户数据的输入发生。我们进一步进行创建一个工作流。如图所示，我们从自动化选项卡中选择 "创建工作流 "选项。

我们已经有一个部分填好的模板或表格可用。我们选择一个这样的模板或表格。当你创建时，你可以根据你的需要预先填写更多的数据或创建更大的模板。这里我们使用一个简单的空白模板来进行说明。

收集到的客户数据将与模板文档合并，生成每个列表项目的输出文档。

图输出-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List。生成文件的输出。

整个自动化的过程只需要七个步骤，就可以这样创建和存储文档。对于这个特殊情况的自动化过程，可以形象地解释如下图所示，重点介绍一下这七个步骤。

图示Power Automate - Mail Merge with data string (List of Docs) work flow with SharePoint。

步骤1：触发执行。

Power Automate有不同类型的触发器来启动你的工作流程。它还可以计划在固定的时间间隔内运行。在此特定情况下，当SharePoint列表中创建一个项目时，我们将触发工作流。

您可以将站点地址的数据作为您的SharePoint URL进行输入。对于列表名称，您可以根据您的站点地址提供数据收集列表的名称。

步骤2：使用SharePoint路径选择模板文件内容。

这一步是选择一个文档模板文件，您将使用它与SharePoint列表中的动态数据进行合并。

您可以根据自己的意愿将模板保存在任何地方。在本案例中，我们选择了一个SharePoint位置。您可以输入站点地址作为 “SharePoint URL”。从SharePoint站点中的文件目录列表中选择文件路径，以及您要合并的模板类型。

步骤3：从SharePoint列表中提取项目。

这一步是为了从SharePoint列表中提取数据项。这些列表项随后被转换为JSON数组类型，并被用作PDF4me邮件合并操作的输入。

在所有字段中填写如下所述的细节。

• 网站地址–您的SharePoint URL

• 列表名称–数据收集 列表名称，根据您的网站地址列出。

• 限制进入文件夹 - 不适用，您可以忽略这个特殊情况。

• 包括嵌套项目 - 不适用，在这种情况下，您也可以忽略该字段。

• 过滤查询 - 您可以指定过滤查询，在搜索时过滤项目。

• Order by - 指定从列表中提取项目的顺序。

• 顶部计数 - 列表项目的总数，要检索。

• 按视图限制列 - NA, 在此使用情况下忽略此字段。

第4步：初始化字符串变量以准备DataString。

在这一步，我们声明字符串变量来创建Datastring，作为邮件合并的输入。

步骤5：适用于每个项目 – – 循环浏览项目清单并准备所需的数据字符串。
使用数据字符串动作合并邮件的参数之一是 “数据字符串”。这个变量可以用来循环浏览数据列表，形成所需的数据字符串，如下图所示。
JSON结构样本（列表阵列）。

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

这一步是循环浏览SharePoint列表项，并为邮件合并准备最后的 "数据字符串 "参数。这一步的结果，是将连接后的字符串分配到步骤4中声明的变量中。

步骤6：PDF4me – – 与数据字符串（文件列表）合并。

在这一步骤中，利用SharePoint列表中的多个输入数据值生成文档。列表中的每个项目都应生成文档。

字段录入的方法如下所述。

在 "模板文件数据 "字段中填写步骤2中的 “模板文件内容”。

模板文件名 "将有模板的名称和文件扩展名（支持的格式是.docx和.pdf）。

"数据字符串 "字段将保存动态数据值，以便与模板合并。现在让我们来看看我们如何获得该字段的连接字符串值。对于这一点，我们映射模板文件的数据，并准备与PDF4me邮件合并动作的数据字符串。数据字符串被分配与字符串函数，如下所述。

concat(‘[[“Name”,”City”,”Zip”,”Country”]’,variables(‘DataListString’),‘]’)

图示函数中的 "DataListString "是一个变量，它包含了一个准备好的格式的列表项。

步骤7：将输出文件保存到SharePoint位置。

在这一步骤中，我们将生成的文件保存到首选目的地。您可以将文件保存到与 power Automate 相关联的存储提供商的任何空间。在此用例中，我们将其保存在SharePoint本身。

我们给出了以下详细的字段条目，如下文解释。

网站地址"–您的SharePoint URL
文件夹路径" - 选择要保存输出文档的文件夹路径。
‘文件名’–从PDF4me动作结果中选择文件名。
‘文件内容’–从PDF4me中选择文件内容的动作结果。

这样一来，你就可以利用邮件合并功能，将日常需要定制模板的工作流程自动化，只需七个步骤。你可以制作一个神奇的工作流程，取代你所有的努力，每次编辑相同的文档，只需替换姓名、地址或电子邮件ID等字段，并为特定的收件人重新创建一份副本。这样一来，你就可以为组织的生产力和绩效带来巨大的改善。