使用 PDF4me 和 Power Automate 实现批量邮件合并自动化

如今，机器人流程自动化 (RPA) 通过消除大量重复性的人工流程，显著提升了企业的盈利能力。它还能提高客户满意度，因为它可以加快流程速度并增强安全性。PDF4me 也致力于为客户实现众多文档相关的自动化流程。PDF4me 的主要自动化功能之一是邮件合并自动化，其关键优势在于安全性。PDF4me 会将您的所有敏感数据和文档模板存储在安全的云存储空间中，并根据我们的数据保留策略，定期自动删除已处理的文件。

借助 PDF4me 邮件合并自动化功能，您可以将 Word 模板与来自 Excel、Json、SharePoint、CRM、SAP 等多种来源的动态数据进行完全自动化的合并。此自动化功能允许您一次性创建多个文档，并将其发送以供进一步审批，甚至可以将它们保存到不同的存储位置。您可以使用 Zapier 连接、Microsoft Power Automate/PowerApps 和 PDF4me REST API 等多种方式来实现此功能。

选择合适的工具来采取正确的行动

我们从各种使用案例中汲取经验，开发了四种不同的邮件合并操作，以确保自动化流程对最终用户而言简单易懂。所有这些操作都可通过Zapier 连接和Power Automate/PowerApps使用。

使用数据文件进行邮件合并（文档列表）此操作仅接受文件格式的数据，可一次性生成多个文档。目前支持的文件格式为 .xlsx 和 .json。示例 Excel 结构和 JSON 结构如下图所示。

使用数据文件进行邮件合并（单文档）：此操作仅接受文件格式的数据，并可一次性生成单个文档。目前支持的文件格式为 .xlsx 和 .json。

使用数据字符串进行邮件合并（文档列表）此操作会生成多个文档作为输出，并接受字符串形式的数据。用户可以从任何来源导入数据，并按照示例部分所示的 JSON 结构进行准备，这是一个开放选项。

使用数据字符串进行邮件合并（单文档）此操作会生成一个输出文档，并接受字符串形式的数据。用户可以从任何来源导入数据，并按照示例部分所示的 JSON 结构准备数据，这是一个开放选项。

示例数据结构

JSON 结构示例（列表数组）：

[ ["字段名1", "字段名2", "字段名3"], ["字段值1", "字段值2", "字段值3"], ["字段值4", "字段值5", "字段值6"] ]

您只需将 Zapier 或 Power Automate 连接器中各种应用程序的数据文件内容和模板文件内容进行映射即可。

此操作会读取您的数据文件，并根据您的 Word/PDF 模板执行邮件合并。它会在一次调用中生成多个文档输出。此外，对于 Word 模板，它会生成 Word 输出格式；对于 PDF 模板，它会生成 PDF 文件输出。如果您希望将 Word 模板转换为 PDF 文件，可以在此邮件合并操作旁边添加“转换为 PDF”操作。

自动化 API 的成本核算是如何进行的？

为避免因网络限制而导致工作负荷过重，从而造成无输出的情况，所有多文档生成操作一次最多只能生成 10 个文档。

所有这些操作都按每次调用收取 1 个 API 费用。无论生成多少文档，我们都只将其计为每次操作 1 个 API 费用。

如何在 Word 文档中创建邮件合并字段？

您可以像上面一样创建合并字段，方法是导航到“邮件”菜单并选择“插入合并字段”选项。

立即开始自动化您的邮件合并任务！