动态文档生成是指自动创建一批文档，并使用来自数据源的动态数据进行个性化设置的过程。例如，信件可以根据收件人的姓名进行个性化设置。创建包含动态数据的文档需要数据源，例如列表、电子表格、数据库、JSON 或数组。合并字段是预定义模板中的占位符，稍后会使用来自上述数据源或其他受支持数据源的数据进行替换。
PDF4me 拥有强大的连接器，可帮助您生成大量包含动态内容的文档。通过与 Microsoft 高级工具（例如 Power Automate）的简单集成，即可实现文档自动化。作为高级用户，您可以集成 PDF4me Connect 功能来操作和管理您的业务文档。这些连接器支持 .xlsx、JSON、SharePoint 数据列表或数组等数据源，可将数据填充到模板中。
Microsoft Excel 电子表格是动态文档创建中最常用的数据源之一。Excel 表格易于使用，并能很好地控制数据，因此是组织动态数据的最佳选择。让我们来看几个动态文档生成软件能够有效简化批量文档生成的场景。
- 企业 - 促销邮件、创建发票、报告、报价单、邮件、信封等。
- 银行与金融 - 生成报表、自定义电子邮件、收据等。
- 医疗保健 - 生成报告、保险等。
- 学术类 - 生成学术报告、证书、成绩报告等。
从某种意义上说，动态文档生成和邮件合并技术几乎应用于所有涉及文档的工作和业务领域。
如何使用 Excel 电子表格动态生成文档？
让我们来看一个用例，我们想要使用来自 Excel 电子表格的数据生成大量文档，并使用 PDF4me Connect 和 Power Automate 将其存储在云存储中。
在 Power Automate 中，有四种 PDF4me 操作可用于创建动态文档 -
- 邮件合并数据文件（文档列表）
- 邮件合并数据文件（单个文档）
- 使用数据字符串（文档列表）进行邮件合并
- 使用数据字符串进行邮件合并（单文档）
由于我们使用的是 Excel 电子表格，我们将使用以数据文件为数据源的操作。
它是如何运作的？
您只需使用 Power Automate 中的 PDF4me 操作映射您的数据文件内容和模板文件内容即可。
上述操作读取您的 Excel 文件，并根据您的 Word/PDF 模板替换合并字段。一次调用即可生成大量文档。根据输入，它会为 Microsoft Word 模板生成 Word 输出格式，为 PDF 模板生成 PDF 文件输出。
举个例子，假设您想为公司所有员工生成自定义文档。一个示例 Excel 表格如下所示。
您的示例模板应包含以下合并字段，以映射到数据源，即您的 Excel 电子表格。
正确映射数据文件内容和模板文件数据后，您应该能够得到如下所示的输出。