Dijital dünyanın iş dünyasını yönlendirdiği bu dönemde, dokümantasyonla yapılan yazışmalar, teknolojileri kullanarak büyüme ivmesini güçlendirdi. Dijitalleşmiş dokümantasyonun bu modern çağında insanlar PDF formatlarını tercih ediyor. Bildiğimiz gibi, PDF formatlarının diğer belge formatlarına kıyasla sayısız avantajı var. Belgeleri işlemek için sunulan özellikler (oluşturma, dönüştürme, birleştirme, sıkıştırma ve daha fazlası) PDF paketlerini sektörler genelinde tercih edilen bir araç haline getiriyor. Ayrıca, PDF'nin SaaS iş modeli veya "bulut" ortamındaki herhangi bir başka ortamla senkronizasyonu akıllı bir yaklaşımdır. Zapier gibi platformların ve PDF4me gibi bir PDF aracının entegrasyonu, iş akışlarını otomatikleştirmenin çeşitli kombinasyonlarını ortaya çıkarabilir. Bu entegrasyonun bazı avantajlarını okuyabilirsiniz.
Özellikle Zapier ve PDF4me ile otomasyona yeni başlıyorsanız, daha iyi bilgi edinmek için okumaya devam edin.
SaaS, dünyayı dijitalleşmenin yeni bir çağına doğru yönlendirdi ve insanlar her zaman, her aktivitede artan üretkenlik ve verimlilik deneyimlemeye başladı. "Zaman sınırlı" bir sistemde yaşadığımız için, işleri hatasız bir şekilde halletmeyi seviyoruz. Bir işi halletmek, birden fazla sistemin entegrasyonunu içeren zaman alıcı faaliyetleri otomatikleştirmek anlamına gelir. Sonuç olarak, veri toplama, filtreleme, işleme ve nihayetinde sunulabilir bir rapor veya belge oluşturmayı içerir. PDF4me ile, aracı gereksinimlerinize göre özelleştirmenin de keyfini çıkarabilirsiniz.
Örneğin, birçok belgenin alışverişini gerektiren bir sipariş işleme faaliyetini yönetmeniz gerekiyorsa, nihai kullanıma veya teslimata hazır hale gelene kadar harcanan çaba ve zaman oldukça büyüktür. Benzer şekilde, bir eğitimci, PPT, Excel, Word veya resim gibi çeşitli formatlarda hazırladığı bir dizi çalışma materyalini PDF formatına dönüştürmek için çok zaman ve enerji harcamak zorunda kalabilir.
Sigorta sektöründe de durum farklı değil; bireysel imzalar poliçeler ve tazminat talepleri süreci için hayati önem taşıyor ve zorunlu.
İşin durumu ne olursa olsun, işletmeler, herhangi bir manuel müdahale olmaksızın işleri otomatik olarak işleyen bir iş akışına ihtiyaç duyar. Bu, bir işletme sektörünün herhangi bir fonksiyonunda verimliliği artırmak ve aynı zamanda işletme maliyetlerini düşürmek için harika bir seçenektir.
Günümüzün gelişmiş dijital müdahale çağında, neredeyse her işlev bilgisayarlar, internet veya bulut üzerinden çalışıyor. İş dünyasının her alanında kullanılan yazılım programlarının sayısı sonsuz. Bunlara artık uygulamalar, internet veya bulut üzerinden yapılıyorsa da "web uygulamaları" diyoruz. On yıllar önce, verilerin elle toplanması, incelenmesi ve dikkatlice kullanılması gerekiyordu. Belgelerin birden fazla görevli veya iş disiplinine onaylanması ve paylaşılması zaman alıcıydı. Şimdi, tüm bunları bilgisayarlar aracılığıyla yapabilirsiniz. Belgeleme işlerini yürütürken bilgilerin entegrasyonu önceliklidir. PDF4me aracılığıyla Zapier gibi entegre platformlarla birden fazla işlevi içeren faaliyetlerinizi otomatikleştirin ve temiz bir rapor veya belge oluşturun. Faydaları çoktur, ancak daha fazla bilgi için birkaçını listeledik.
Karmaşık bir PDF işlemini nasıl basitleştirebiliriz? " Zapier " gibi platformları duyduysanız, işin kolaylaştığından emin olabilirsiniz!
Zapier'ı kullanırken aklınızda tutmanız gereken üç anahtar kelime " Tetikleyici ", " Eylem " ve " Zap "tır.
" Tetikleyici ", bir " Eylem " yapmanızı ve bir " Zap " oluşturmanızı sağlar. Bunu daha iyi anlamak için biraz daha okuyun. Bu konuda daha önce bir blog yazısı yayınlamıştık.
Bir satıcı veya müşteri web uygulamasını "Zapier"e abone ettiğinde, bu veri paylaşımı ve Zapier ile olan güven açısından büyük önem taşır. Aynı önceki sipariş işleme modülü örneğini ele alarak, üretim sektöründeki bir senaryoyu düşünelim. Bilgisayar çevre birimleri veya aksesuarları üreticisiyseniz, tüm sipariş işleme işini nasıl kolay bir otomatik sisteme dönüştürürsünüz? Günlük sipariş işleme fonksiyonunuzda aşağıdaki süreçler olabilir.
- Bir müşteri, bir form aracılığıyla satın alma siparişi verebilir. E-posta uygulamasını kullanabilir veya şirketinizin web sitesinde bulunan formu kullanabilir. Ya da çok uzaktan, sipariş formunun basılı, dijital bir kopyasını kullanabilir. Burada yer alan web uygulamalarının sayısına dikkat etmelisiniz. Bu, e-posta sistemi, web sitesindeki sipariş formu uygulaması veya müşteriye uygun bir uygulama sağlamak için yazılım hizmetini kullanan bir bulut olabilir. Bu web uygulamalarının tümüne, Zapier'e kayıtlılarsa, Zapier üzerinden erişebilirsiniz. Bu işlem "Tetikleyici"yi oluşturur. Uygulamayı seçebilir ve Zapier'den bir yanıt almak için kurallar ve filtreler geliştirebilirsiniz. Yanıt, tetikleyicinin sonucudur. Örneğin, müşteriden satın alma siparişinin Word eki içeren bir e-posta veya müşteri tarafından web sitenizin veritabanında oluşturulan bir Excel sayfası gibi.
- Müşteriye gönderdiğiniz PDF sipariş belgesine dijital imza atarak siparişinizi onaylayabilirsiniz. Satın alma siparişinin onaylanmasının ardından, muhtemelen kargo acentelerinin bilgilerini içeren faturalar veya teslimat siparişleri oluşturmak isteyebilirsiniz. Şimdiye kadar en az on farklı belge türü oluşturmuş olacaksınız. Bunu manuel olarak yapmanın ne kadar zaman alacağını düşünün. Günümüzde neden biri bunu yapsın ki? Artık bir bilgisayarınız, internetiniz ve bulutunuz olduğuna göre, Zapier'ı kullanarak bu sürecin tamamını otomatikleştirmeyi tercih edebilirsiniz. Bir üretici olarak, tüm bu belgeleri PDF'ye nasıl dönüştüreceksiniz?
Zapier'da kullandığınız PDF uygulamasıyla bağlantı kurmamız gerekiyor; diyelim ki PDF4me kullanıyorsunuz, oldukça kullanışlı ve ucuz bir PDF aracı.
Bağlantı kurulduktan sonra, PDF4me kullanıcısı olarak artık "Eylem"i tanımlayabilirsiniz. Zapier ile ilk otomasyon görevinizi oluşturmak ve öğrenmek için PDF4me web sitesindeki sayfalara başvurabilirsiniz. Ayrıca, PDF4me ile Zapier'da zap oluşturmanın 5 basit adımı aşağıda vurgulanmıştır.
- Adım 1 PDF4me'de bir hesap açın
- **2. Adım: PDF4me'nin hesaplar sayfasındaki API Çağrıları ve Anahtar sekmesine gidin.**
- 3. Adım: Şifrelenmiş anahtarı sayfadan kopyalayın.
- 4. Adım: Zapier'ın 'Uygulamalarım' sekmesindeki 'Bağlantı ekle' düğmesini kullanarak şifrelenmiş PDF4me anahtarını girin veya yapıştırın.
- Adım 5 PDF4me hesabınızı kullanarak Zap'ler oluşturun (PDF4me'de güvenlik nedenleriyle anahtarı yenileme seçeneğimiz bulunmaktadır).
PDF4me hesabınızla bu bağlantıyı kurduktan sonra, listelenen PDF dönüştürücü özelliğini kullanarak bu sipariş formlarını PDF'ye dönüştürmeye hazırsınız. Veya filigran, barkod veya şirketinizin mührünü eklemek, birkaç siparişi birleştirmek veya satın alma siparişini onaylamak için dönüştürülmüş PDF siparişini dijital imza ve onay için göndermek isteyebilirsiniz. Gördüğünüz gibi, çok fazla seçenek var. Ayrıca hemen deneyebilir, Zapier'da PDF4me kullanarak otomasyonu kavrayabilirsiniz. Artık daha ileriye gidebilir ve "Zap" hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
- "Zap", oluşturulduktan sonra kaydedilip ileride kullanılmak üzere saklanabilen "tetikleyici" ve "eylem"den oluşan bir iş akışıdır. PDF4me entegrasyonuyla sağlayacağı temel faydaların yanı sıra bu konu hakkında daha fazla bilgi edinmelisiniz.
- Zaman belirleyerek zap yürütme işlemini planlayabilirsiniz.
- 'Uygulamalarım' gibi seçenekler, Zapier'e abone olduğunuz uygulamaları düzenlemenize yardımcı olur. Bu, kimlik bilgilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını da içerir.
- Zap'ı kolay tanımlama için uygun şekilde adlandırmak, gelecekteki kullanımlar için faydalı olabilir.
Dokümantasyon ve raporlama işlerinizin tamamı için sağlam bir otomasyon sistemine sahip olmadığınızda karşılaştığınız yaygın sorunlar nelerdir?
Herhangi bir işletmede dokümantasyondan kaçınamazsınız. Bunun basit nedeni, dokümanların müşterilerinize, yatırımcılarınıza veya paydaş olmakla ilgilenen herkese yeteneklerinizin kanıtı olarak hizmet etmesidir. Dokümanlar, müşteri, satıcı veya tedarikçi olsun, taraflar arasında güven sağlar. Dokümanlar ayrıca, gelecekteki gelişim için firmanızın varlığını ve tarihini kaydetmek için de gereklidir. Bunları hazırlamak, işlemek ve saklamak o kadar kolay değildir. Bu nedenle otomatik bir doküman iş akışı kaçınılmazdır. Uzun yıllar boyunca dokümanları nasıl saklayıp yönetebilirim?
İşletme büyüdükçe, iş piyasasındaki konumunuzu korumak için daha yeni ve trend teknolojik çözümleri uygulamaya geçmeniz gerekebilir. Bu çözümlerin verimliliği artıracak kadar uygun ve maliyet etkin olması şarttır. "Bu otomasyon çözümü sağlayıcılarını nasıl belirleyebilir ve onlarla nasıl iletişime geçebilirim?"
Her yerde manuel müdahaleye iki ana nedenden dolayı ihtiyaç duyulmaktadır. Birincisi, aktarılan bilginin doğruluğu hakkında nihai bir karar vermek için. İkinci neden ise çalışanların işlerini korumak olabilir. İlk neden, açıkça söylemek gerekirse, bireylerin beceri ve dürüstlüğüne bağlıdır. "Veri ve bilgiyi işleyen bir bireyin becerisine ve etik anlayışına ne kadar güvenmeliyim?"
Ofislerde, tek başınıza gözetmeniz gereken çok fazla yer olduğunda sıkça karşılaşılan bir durumdur. Yardım eli uzatacak yeterli insan gücü olmadığında, akla hemen bilim kurgu filmlerinin karakterleri olan "transformer", "terminatör" veya sizi dinleyip talimatlarınızı uygulayacak basit bir robot gelir. "Minimum gözetimle güvenilir bir çözüm nasıl uygulayabilirim?"
Rekabetçi bir piyasa, oyuncuların sürekli uyanık ve aktif kalmasıyla sağlıklı kabul edilir. Kaçırılan bir fırsat, başkalarının bundan faydalanmasını izlemek için ödenen ağır bir bedeldir. Pasif oyuncuların katılımını ortadan kaldırmak ek bir silahtır. Sizdeki nitelik, fırsatları yakalamak için "zamanında" varlığınızı gösterme dürtüsü olmalıdır. Teklif veya tahmin sunarken zaman tüketimi çok önemlidir. "Nasıl zaman kazanabilir ve teklifleri ve tahminleri hızlı bir şekilde oluşturabilirim?"
Ben: "Teslim edilmeyi bekleyen belgelerin veya dokümanların son halini almadan önce hâlâ inceleme ve onay süreçlerimiz var mı?"
Siz: "Evet, yaptık ve incelemelerden sonra düzeltmeler yapmamız ve son olarak imzaları almamız gerekebilir."
Ben: "Öyleyse, gereken çaba ve zamanı tahmin etmek için hangi ölçüt kullanılabilir?"
Siz - "Geleneksel olarak 'kişi-gün' cinsinden" .
Sevgili arkadaşlar, 😊 erken kalkmak için alarm kurmanız gerekiyor! İnsanlar internet trafiğine dayalı, "saniyede bayt" cinsinden ölçülen iş tamamlama sürelerinden bahsetmeye başladılar. "Belge incelemelerimi ve imzalı onaylarımı nasıl daha hızlı hale getirebilirim?"
Tüm bu soruların cevapları, belge yönetim faaliyetlerinizi otomatik bir sisteme geçirmeye indirgeniyor. Çeşitli departmanlarınızın entegrasyonunu seçerken, Zapier ve PDF4me gibi piyasada makul fiyatlı ve mevcut araçları seçme konusunda akıllı davranın.
Zapier ve PDF4me kullanarak belge dönüştürme işlemlerinizi otomatikleştirmenin sağlayabileceği 5 fayda aşağıda listelenmiştir.
- Otomasyon geçmişinizi hesap sayfasından takip edebilirsiniz.
- İyi belgelenmiş yardım ve destek.
- Özelleştirilebilir özellikler.
- Binlerce diğer uygulamayla entegre.
- Kodlama deneyimi gerekmiyor.
PDF4me'nin çeşitli platformlarla belge otomasyonu alanındaki diğer girişimlerini inceleyin. Ayrıca, belirttiğiniz ihtiyaçlara uygun iş akışları geliştirerek özelliklerin güvenilir bir şekilde özelleştirilmesini sağlıyoruz.
"Ne tür ve nasıl otomasyon yaparsanız yapın, yine de kendi başınıza sürekli hareket etmeye devam etmelisiniz..."