Dropbox'ta sıcak klasörler kullanarak belge iş akışı otomasyonu

PDF4me, belgeleme işlerinizi manuel evrak işlerinden kurtararak size yardımcı olan çok sayıda PDF özelliği ve aracına sahiptir. Daha da gelişen PDF4me, adeta zihninizi okuyor. Talimatlarınız olmadan bile belge iş akışlarınızı otomatikleştirmenize ve yürütmenize yardımcı olabilir. "Dropbox'ta iki klasör oluşturun - PDF işlemlerinizi sırayla seçin - Rahatlayın ve işin tamamlandığını görün." Biraz daha detaylandıralım.

Dropbox, veri alışverişi ve dosya yönetimi konusunda birçoğumuz için kullanışlı bir araçtır. Dropbox'ta, işlenmek üzere dosyaların düştüğü sıcak klasörler oluşturuyoruz. Daha sonra bu dosyalar, PDF4me tarafından yapılan işlemlerden sonra başka bir klasöre yerleştiriliyor. Otomasyondaki küçük bir ilerleme, daha yüksek verimlilik anlamına gelir.

3 adımda iş tamam. Dropbox Otomasyonuna gidin.

• Kaynak ve hedef klasörleri yapılandırın.
• pdf4me'den eylemler ekleyin
• Sipariş işlemleri ve iş akışı oluşturma

Aşağıdaki resim, kaynak ve hedef klasörlerin konumlarından nasıl seçileceğini göstermektedir. Kaynak klasör, işlenmesi gereken tüm giriş dosyalarını içerecek şekilde yapılandırılmış klasördür. Benzer şekilde, hedef klasör de işlenmiş tüm dosyaların taşındığı klasördür. Yapılandırma sırasında konumları kaydetmek çok önemlidir, çünkü bu konumlar dosya yönetimi için giriş olacaktır.

PDF4me ile çeşitli işlemler ve özellikler mevcuttur. Birden fazla işlem içeren bir iş akışı oluştururken, her işlemin hangi sırayla yürütüleceğini belirtmek gereklidir. Örneğin, kaynak klasöre girer girmez optimize edilecek ve PDF'ye dönüştürülecek bir belge seçtiğimizi varsayalım. Hedef klasörde, seçilen işlemin sırasına göre optimize edilmiş ve ardından dönüştürülmüş işlenmiş dosya bulunur. Kolay anlaşılması için ekran görüntüsü aşağıdadır.

Kaynak ve hedef klasörler yapılandırıldıktan sonra, mevcut özellikler listesinden işlemler seçilir. Bu örnekte, 'Optimize Et' ve 'PDF'ye Dönüştür' olmak üzere iki işlemimiz var.

Optimize seçeneğini seçerseniz, profil seçmeniz istenebilir. Burada profiller varsayılan, web veya yazdırma şeklindedir. Aşağıda görülebileceği gibi profili seçip farklı şekilde kaydedelim. Bu, seçtiğiniz herhangi bir özellik için tipiktir.

Seçebileceğiniz ikinci işlem, 'PDF'ye Dönüştür' işlemidir ve ardından hızlı veya detaylı dönüştürme modunu seçmeniz istenir. Bu mod ve uyumluluk seçimini kaydedebilirsiniz. Daha önce de belirtildiği gibi, bu seçenekler 'PDF'ye dönüştür' özelliği için oldukça geçerlidir.

Gördüğünüz gibi, ilk gerçekleştirilecek işlem optimizasyon, ardından ikinci işlem olan PDF'ye dönüştürme olacaktır. Bu nedenle, 'optimizasyon' işlemi için 1 numaralı sipariş atanacaktır. 'PDF'ye dönüştürme' işlemi için ise 2 numaralı sipariş atanacaktır. İşlemlerin yürütülme sırası artık sipariş numarasına göre olacaktır. Bu nedenle, iş akışı bu sipariş numarası sırasına göre oluşturulur.

Tüm işlemler tamamlandıktan sonra, nihai çıktı hedef klasörde bulunacaktır.

Bu sayede, Dropbox'ta iki klasör oluşturarak ve pdf4me özelliklerini işlem olarak kullanarak, ihtiyaç duydukça kendi iş akışı sistemimizi oluşturabiliriz. Zaman alan günlük dokümantasyon işlerimizin ve süreçlerimizin çoğu, PDF4me'nin küçük bir yardımıyla artık kendiliğinden gerçekleşebilir.