PDF4me ve Power Automate ile Toplu E-posta Birleştirme Otomasyonu

Robotik süreç otomasyonu (RPA), günümüzde birçok rutin manuel süreci ortadan kaldırarak kuruluşların daha karlı olmasını sağlıyor. Ayrıca süreçleri daha hızlı ve güvenli hale getirerek müşteri memnuniyetini de artırıyor. PDF4me de müşterileri için belgeyle ilgili birçok otomasyon sürecine katkıda bulunuyor. PDF4me'nin en önemli otomasyon özelliklerinden biri olan posta birleştirme otomasyonu, diğer birçok çözüme göre önemli bir avantaj sağlıyor: güvenlik. PDF4me, tüm hassas verilerinizi ve belge şablonlarınızı güvenli bulut depolama alanında işliyor ve veri saklama politikamızın bir parçası olarak işlenmiş dosyaları periyodik olarak otomatik olarak siliyor.

PDF4me posta birleştirme otomasyonu ile Word şablonunuzu Excel, Json, SharePoint, CRM, SAP ve daha birçok kaynaktan gelen dinamik verilerle birleştirme işlemi artık tamamen otomatikleştirilmiştir. Bu otomasyon özelliği, aynı anda birden fazla belge oluşturmanıza ve bunları daha fazla onay için göndermenize veya farklı depolama hedeflerinize kaydetmenize olanak tanır. Bunu Zapier bağlantıları, Microsoft Power Automate/PowerApps ve PDF4me REST API kullanarak gerçekleştirmenin birçok yolu vardır.

Doğru işlem için doğru aleti seçin.

Çeşitli kullanım senaryolarından ders çıkararak, otomasyonun son kullanıcı açısından son derece basit ve anlaşılır olmasını sağlamak için dört farklı posta birleştirme işlemi geliştirdik. Bu işlemlerin tümü Zapier bağlantılarında ve Power Automate/PowerApps'te mevcuttur.

Veri Dosyası ile Posta Birleştirme (Belge Listesi) Bu işlem, yalnızca dosya biçimi olarak veri kabul ederek aynı anda birden fazla belge oluşturabilir. Şu an için desteklenen dosya biçimleri .xlsx ve .json türleridir. Örnek Excel yapısı ve JSON yapısı aşağıdaki resimlerde gösterilmiştir.

Veri Dosyasıyla Birleştirilmiş Posta (Tek Belge) Bu işlem, yalnızca dosya biçiminde veri kabul ederek tek seferde tek bir belge oluşturabilir. Şu an için desteklenen dosya biçimleri .xlsx ve .json türleridir.

Veri Dizisi ile Posta Birleştirme (Belge Listesi) Bu işlem, çıktı olarak birden fazla belge üretir ve veriyi bir dize olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve örnekler bölümünde aşağıda verildiği gibi JSON yapısı hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.

Veri Dizisiyle Posta Birleştirme (Tek Belge) Bu işlem, çıktı olarak tek bir belge üretir ve verileri bir dize olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve örnekler bölümünde aşağıda verildiği gibi JSON yapısı hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.

Örnek Veri Yapıları

Örnek JSON Yapısı (Liste Dizisi):

[ ["AlanAdı1", "AlanAdı2", "AlanAdı3"], ["AlanDeğeri1", "AlanDeğeri2", "AlanDeğeri3"], ["AlanDeğeri4", "AlanDeğeri5", "AlanDeğeri6"] ]

Yapmanız gereken tek şey, Zapier veya Power Automate bağlantı araçlarınız aracılığıyla çeşitli uygulamalardan gelen Veri dosyası içeriğini ve Şablon dosyası içeriğini eşleştirmek.

Bu işlem, veri dosyanızı okur ve Word/PDF şablonunuza göre posta birleştirme işlemini gerçekleştirir. Tek bir çağrıda birden fazla belge çıktısı üretir. Ayrıca, Word şablonları için Word çıktı formatı ve PDF şablonları için PDF dosya çıktısı üretir. Word şablonu için bir PDF dosyası üretmek istiyorsanız, bu Posta Birleştirme işlemine "PDF'ye Dönüştür" işlemini ekleyebilirsiniz.

Otomasyon için API maliyetlendirmesi nasıl çalışır?

Ağ sınırlamaları nedeniyle zaman zaman çıktı alınamamasına yol açabilecek ağır iş yüklerini önlemek için, çoklu belge oluşturma işlemlerinin tümü aynı anda en fazla 10 belgeyle sınırlandırılmıştır.

Tüm bu işlemler, çağrı başına 1 API maliyeti olarak hesaplanır. Kaç belge ürettiğinden bağımsız olarak, bunu işlem başına bir API maliyeti olarak hesaba katıyoruz.

Word belgesinde posta birleştirme alanı nasıl oluşturulur?

Yukarıdaki gibi, Posta menüsüne gidip Birleştirme Alanı Ekle seçeneğini seçerek bir birleştirme alanı oluşturabilirsiniz.

E-posta birleştirme işlemlerinizi otomatikleştirmeye hemen başlayın !