PDF4me, farklı veri kaynaklarıyla posta birleştirme yetenekleri sağlamak üzere tasarlanmış güçlü bağlantı araçları geliştirmiştir. PDF4me Posta Birleştirme, her alıcı için kişiselleştirilmiş bir belge grubu oluşturmanıza olanak tanır. PDF veya Word Doc şablon dosyasını kullanarak, PDF4me posta birleştirme işlemi için dinamik verileri doldurmak üzere bir dosyadan veya dosya listesinden veri alır.
Zapier ve PDF4me ile Toplu Posta Gönderimi
Zapier'da posta birleştirme özelliği dört farklı şekilde uygulanmıştır.
- Veri Dosyasıyla (Belge Listesi) Posta Birleştirme: Şablon olarak Word veya PDF kullanır ve Excel veya JSON formatındaki bir dosyada bulunan verilerle birleştirir ve birden fazla dosyayı zip dosyası olarak döndürür.
- Veri Dosyasıyla Birleştirilmiş Posta (Tek Belge): Yukarıdaki işleme benzer, ancak şablon dosyasıyla aynı biçimde yalnızca tek bir dosya döndürür.
- Veri Dizisi (Belge Listesi) ile Posta Birleştirme: Şablon olarak Word veya PDF kullanır, JSON formatındaki metin verileriyle birleştirir ve zip dosyası olarak birden fazla dosya döndürür.
- Veri Dizisiyle Posta Birleştirme (Tek Belge): Yukarıdaki işleme benzer, ancak şablon dosyasıyla aynı biçimde yalnızca tek bir dosya döndürür.
Birden fazla dosya döndürülmesi durumunda, şablon dosyası PDF ise çıktı dosyalarını birleştirme seçeneği de mevcuttur. Bu, tek bir PDF çıktı dosyası oluşturacaktır.
Şu anda Word ve PDF şablon türleri desteklenmektedir. Şablonla birleştirme için kullanılan veri dosyası yalnızca Excel veya JSON formatında sağlanabilir. Excel için aşağıdaki formatta olabilir.
JSON yapısı oluşturmak için şu format kullanılabilir.
Veri Dizisi
[ ["AlanAdı1", "AlanAdı2", "AlanAdı3"], ["AlanDeğeri1", "AlanDeğeri2", "AlanDeğeri3"], ["AlanDeğeri4", "AlanDeğeri5", "AlanDeğeri6"] ]
veya
Veri Listesi
{ "VeriListesi":[ { "AlanAdı1": "AlanDeğeri1", "AlanAdı2": "AlanDeğeri2", "AlanAdı3": "AlanDeğeri3" }, { "AlanAdı1": "AlanDeğeri4", "AlanAdı2": "AlanDeğeri5", "AlanAdı3": "AlanDeğeri6" } ] }
Word posta birleştirme şablonu, Microsoft Word'nun posta birleştirme özelliği kullanılarak oluşturulmalıdır. JSON yapısını oluşturmak için, JSON metni oluşturmak üzere Zapier'ın Code by Zapier özelliğini kullanabilirsiniz. Aşağıdaki ekran görüntüsüne bakın.
Power Automate ile Posta Birleştirme özellikleri
PDF4me Power Automate Connector, günlük olarak dinamik verilerle çalışan ve bu dinamik verilerle iş süreçleri için belgeler hazırlayan küçük ve büyük ölçekli kuruluşlar için önemli bir özellik sunmaktadır. Posta birleştirme özelliği, dinamik veri öğelerinizle birlikte günlük belge oluşturma işlemlerinizi otomatikleştirmek için geliştirilmiştir.
Örneğin, bir SharePoint liste öğesine yeni bir müşteri verisi eklendiğinde, SharePoint'ten Power Automate adresine bir tetikleyici gönderilir ve bu tetikleyici PDF4me Bağlayıcısı ile bağlantı kurarak Posta Birleştirme özelliklerini uygulayarak belgeler oluşturur.
PDF4me Posta Birleştirme İşlemleri
PDF4me Connect, kullanıcılar için kolaylık sağlamak amacıyla dört farklı posta birleştirme işlemi kombinasyonuna sahiptir. Daha önce de belirttiğimiz gibi, hangi işlemin ihtiyacınız için daha iyi bir seçenek olduğuna karar vermede veri kilit rol oynar. PDF4me, OData, SharePoint, Elektronik Tablo, JSON veya Yapılandırılmış Dize vb. gibi herhangi bir kaynaktan veri getirmek için geniş seçenekler sunar.
- Veri Dosyası (Belge Listesi) ile Posta Birleştirme
Bu işlem, çıktı olarak birden fazla belge üretir ve verileri dosya olarak kabul eder. .xlsx ve .json dosya formatlarını destekleyebilir.
- Veri Dosyası (Tek Belge) ile Posta Birleştirme
Bu işlem, çıktı olarak tek bir belge üretir ve verileri dosya olarak kabul eder. .xlsx ve .json dosya formatlarını destekleyebilir.
- Veri Dizisi (Belge Listesi) ile Posta Birleştirme
Bu işlem, çıktı olarak birden fazla belge üretir ve verileri bir dize olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve örnekler bölümünde aşağıda verildiği gibi JSON yapısı hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.
- Veri Dizisi ile Posta Birleştirme (Tek Belge)
Bu işlem, çıktı olarak tek bir belge üretir ve verileri bir dize olarak kabul eder. Bu, herhangi bir kaynaktan veri getirebilen ve örnekler bölümünde aşağıda verildiği gibi JSON yapısı hazırlayabilen kullanıcılar için açık bir seçenektir.
Örnek Veri Yapısı
Veri Dizisi
[[“AlanAdı1”, “AlanAdı2”, “AlanAdı3”], [ “AlanDeğeri1”, “AlanDeğeri2”, “AlanDeğeri3”], [“AlanDeğeri4”, “AlanDeğeri5”, “AlanDeğeri6”]]
veya
Veri Listesi
{“VeriListesi”:[{“AlanAdı1”:“AlanDeğeri1”, “AlanAdı2”: “AlanDeğeri2”, “AlanAdı3”: “AlanDeğeri3”}, {“AlanAdı1”:“AlanDeğeri4”, “AlanAdı2”: “AlanDeğeri5”, “AlanAdı3”: “AlanDeğeri6”}]}
Veri Dizisi (Belge Listesi) ile Posta Birleştirme Özelliğine Sahip Örnek İş Akışı
Bu örnek iş akışında, SharePoint Liste öğelerinden veri alıyoruz. Belirtilen SharePoint veri listesi öğesine bir öğe eklendiğinde liste öğelerini almak için tetikleyici ekledik. Ardından, posta birleştirmeyi uygulamak için belge şablonunuzu alıyoruz. Daha sonra, verileri uygun JSON yapısı olarak hazırlamak için değişkeni String fonksiyonlarıyla başlatıyoruz. Son olarak, posta birleştirmeyi gerçekleştirmek ve istediğiniz gibi belgeler üretmek için alanları PDF4me Connect ile eşleştiriyoruz.
Son olarak, üretilen belgeleri iş süreç yaşam döngünüze göre ilerletmek için iş uygulamalarınızı ekleyebilirsiniz.