Belge Oluştur PDF4me'nin Zapier için geliştirdiği bir eylem olan `Zap`, bir Word, HTML veya PDF şablonu ile bir JSON veya XML veri dosyasını alarak, doldurulmuş belgeyi döndürür. Bir Zap, bir klasörü izleyebilir, her kaydı birleştirebilir ve Word'ü kimse açmadan her sonucu kaydedebilir.
Bulacağınız her posta birleştirme eğitiminde, kişinin Word'de oturup bir sihirbazı tıklayarak ilerlediği varsayılır. Bu bir kez işe yarar. Ancak, yüzlerce faturanın belirli bir program dahilinde oluşturulması gerektiğinde veya veriler birinin masaüstündeki bir elektronik tablodan ziyade bir sistemden geldiğinde işe yaramaz. Bu yazıda, birleştirmeyi otomatik olarak çalıştıran şablon sözdizimi ve Zap ele alınmaktadır.
Çift açılı parantez sözdizimini kullanarak bir Word belgesine birleştirme alanları yazın. Bu şablonu bir Dropbox klasöründe tutun ve verilerin başka bir klasöre yerleşmesini sağlayın. Bir Zap, verileri alır, her iki dosyayı da PDF4me'nin Belge Oluşturma eylemine iletir ve birleştirilmiş sonucu kaydeder. Çalıştırma başına tek bir belge için Tekli eylemi veya tek bir veri dizisinin birden fazla belge üretmesi gerektiğinde Çoklu eylemi seçin.
Neden Odaklı Soru-Cevap
Neden belgeyi kodla oluşturmak yerine Word şablonu kullanmalıyız? Çünkü metni yazan kişiler nadiren kodu yazan kişilerdir. Bir Word şablonu, fatura metnini yazan herkes tarafından düzenlenebilir ve bir sonraki çalıştırma, herhangi bir dağıtım veya geliştirici müdahalesi olmadan bunu kullanmaya devam eder.
Elektronik tablo yerine neden JSON veya XML? Bunlar bir sistemin ürettiği şekillerdir. Word'deki posta birleştirme, insan tarafından dışa aktarılan bir sayfayı okur. Tetikleyici bir sipariş verilmesi veya bir formun gönderilmesi olduğunda, veriler zaten yapılandırılmıştır ve birleştirme işlemi onu bu biçimde kabul etmelidir.
Neden iki tane "Belge Oluştur" işlemi var? Tek Belge Oluştur seçeneği, tek bir kaydı birleştirir ve tek bir dosya döndürür. Çoklu Belge Oluştur seçeneği ise bir dizi alır ve her öğe için bir dosya döndürür. Yanlış seçeneğin seçilmesi, bir Zap'ın toplu işlem beklenirken tek bir belge üretmesinin en yaygın nedenidir.
Şablonu neden ayrı bir klasörde tutuyoruz? Tetikleyici, veri klasörünü izler. Şablon verilerle birlikte bulunuyorsa, revize edilmiş bir şablonun yüklenmesi Zap'ı tetikler ve sanki bir kayıtmış gibi şablona karşı bir birleştirme işlemi denemesi yapar.
Neler Alacaksınız?
Giriş: Birleştirme alanlarını içeren bir Word şablonu ve bir JSON veya XML kaydı. Çıktı: Birleştirilmiş belge bulut depolama alanına kaydedildi, gönderilmeye veya arşivlenmeye hazır.
İhtiyacınız Olanlar
- Zapier. PDF4me Zapier uygulamasını açın.Çok adımlı bir Zap işlemi için ücretli bir Zapier planı gereklidir.
- PDF4me API anahtarı. API anahtarınızı alınPDF4me eylemini ilk kez eklediğinizde bağlantıyı kurun.
- Bulut depolama Şablonlar için bir klasör ve gelen veriler için ayrı bir klasör olmak üzere iki klasör.
- Bir Word şablonu Aşağıda PDF4me sözdizimiyle yazılmış birleştirme alanlarıyla birlikte.
Tek paragrafta özetlemek gerekirse, posta birleştirme nedir?
Bir posta birleştirme işlemi, bir veri kaynağından değerleri okur ve her birini şablondaki eşleşen yer tutucuya yerleştirir. İki şeye ihtiyacınız vardır: birleştirme alanlarını içeren bir şablon ve değerleri sağlayan bir veri kaynağı. Birleştirme motoru bunları birleştirir ve her kayıt için bir kez olmak üzere tamamlanmış bir belge döndürür.
PDF4me kabul ediyor Word, HTML ve PDF Şablonlar. Word, sözdiziminin basit bul ve değiştir işlemlerinin yanı sıra koşulları, tabloları, tekrarlayan bölümleri, resimleri ve satır içi HTML'yi desteklemesi nedeniyle üçü arasında en zengin olanıdır.
Word şablonu nasıl tasarlanır?
Birleştirme alanlarında, alan adının etrafına çift açılı parantez kullanılır:
<<[FieldName]>>
Bu kodu Word belgesinde ilgili değere yapıştırın. Köşeli parantez içindeki ad, JSON veya XML kaydınızdaki bir anahtarla eşleşir.
Word şablonu sözdizimi referansı
| İstiyorsun | Dokümantasyon |
|---|---|
| Baştan sona tüm sözdizimi | Genel Bakış |
| Koşullu ifadeler | Metin kontrolleri |
| Verilerle birlikte büyüyen tablolar | Tablolar |
| Paragrafların ve bölümlerin tekrarlanması | Paragrafları tekrarla |
| Görüntü ekleme | Görseller ekle |
| Ham HTML ekleme | HTML ekle |
| Sayı ve tarih biçimlendirmesi | Biçimlendirme |
| Değişkenler ve listeler | Değişkenler |
Tablo ve koşullar kullanan örnek bir fatura şablonu. Tablodaki her satır, verideki her bir kalem için bir kez tekrarlanır.
Generate Document Zap'ı nasıl oluşturursunuz?
Zap'ın dört bileşeni vardır: onu başlatan bir şey, şablon, birleştirme ve sonucun yerleştirileceği bir yer.
- Tetiklemek. Verilerinizin geldiği yere uygun tetikleyiciyi seçin. Dropbox'ta bu, Klasörde Yeni Dosya Veri klasörünüze işaret etti.
- Şablonu getir. Tetikleyici yalnızca yeni gelen dosyayı taşır, bu nedenle şablonu ayrı olarak okuyun. Dropbox'ta durum böyledir. Dosyayı BulŞablon klasörünü, şablonun tam dosya adıyla işaret etti.
- Birleştir. PDF4me'yi ekleyin Belge Oluştur İşlemi gerçekleştirin ve her iki dosyayı da bu işleme eşleyin.
- Kaydetmek. Eklemek Dosya Yükle Sonucu geri yazmak için. Birleştirme işlemi birden fazla belge döndürdüyse, bunu bir bloğun içine koyun. Satır Öğelerinden Döngü Oluştur adım Zapier tarafından döngü oluşturma Bu nedenle, belge başına yalnızca bir kez çalıştırılır.
Belge parametrelerini oluştur
| Parametre | Gerekli | Ne işe yarar? |
|---|---|---|
| Şablon Dosyası | Gerekli | Şablonun kendisi, onu getiren adımdan eşleştirildi. |
| Şablon Dosya Türü | Gerekli | Hangi tür şablon sağladınız: Word, HTML veya PDF. |
| Giriş Veri Biçimi Türü | Gerekli | Verilerin metin olarak mı yoksa dosya olarak mı geldiği fark etmeksizin. |
| Veri Metni veya Veri Dosyası | Gerekli | Kayıt. Hangisini dolduracağınız yukarıdaki satıra bağlıdır. |
| Giriş Veri Türü | Gerekli | Verilerin kendi formatı: JSON veya XML. |
| Şablon Dosya Adı | İsteğe bağlı | Uzantı da dahil olmak üzere, eylemin şablonuna ad verir. |
| Çıktı Belge Türü | İsteğe bağlı | Oluşturulan belgenin formatı. |
| PDF'yi Düzenlenebilir Tutun | İsteğe bağlı | Çıktıda yaprak form alanları düzenlenebilir. |
| Meta Veriler | İsteğe bağlı | Birleştirmeye ek değerler aktarıldı. |
Uç. Şablon Dosya Türü ve Giriş Veri Türü, insanların en sık karıştırdığı iki değerdir. Çıktıda yer tutucular hala görünüyorsa, her şeyden önce bu ikisini kontrol edin: birleştirme işlemi çalıştı, ancak birleştirilecek bir şey tanımadı.
Tekli mi, çoklu mu ve döngüye ne zaman ihtiyaç duyulur?
| Tekli mi Çoklu mu? | Tek Belge Oluştur | Birden fazla belge oluştur |
|---|---|---|
| Veri şekli | Bir kayıt | Bir dizi, her belge için bir nesne |
| İadeler | Bir belge | Dizi elemanı başına bir belge |
| Sonrasında bir döngüye ihtiyaç var. | HAYIR | Evet, her sonucu kaydetmek için. |
| Tipik kullanım | Tek sipariş için tek fatura. | Bir ihracattan alınan bir dizi ifade |
Birleştirilmiş çıktı. Şablondaki tüm yer tutucular değiştirildi ve tablo, her satır öğesi için bir satır içerecek şekilde genişletildi.
Zap'ı çalıştırın ve doğrulayın.
- Yayınla Zap.
- Veri klasörüne örnek bir kayıt bırakın ve tetikleyicinin veri toplama işlemini başlatmasını bekleyin.
- Açık Zap çalışıyor ve Belge Oluşturma adımının bir hata yerine bir dosya döndürdüğünü doğrulayın.
- Çıktıyı açın ve iki şeyi kontrol edin: görünürde hiçbir yer tutucu kalmamış ve tekrarlayan tabloda doğru sayıda satır var.
Gerçekte ne inşa ettiniz? Metninin sahipliği, Zap'ı yöneten kişiye değil, şablonu düzenleyen kişiye ait olan bir belge fabrikası. Şablonu değiştirin ve bir sonraki çalıştırmada bu şablon kullanılır. Aynı model, aynı işlemle Make, n8n ve Power Automate'te de çalışır.
Yeniden derlemeye gerek kalmadan ekleyebileceğiniz yaygın varyasyonlar
Sıkça sorulan sorular
Posta birleştirme nedir?
Veri kaynağından değerler okuyup her birini şablondaki ilgili yer tutucuya yerleştirerek, her kayıt için bir adet tamamlanmış belge oluşturma işlemi. Word, sihirbazıyla bu terimi popülerleştirdi, ancak işlemin kendisinin Word ile hiçbir ilgisi yok: Şablonu ve veri formatını anlayan herhangi bir motor bunu yapabilir; "Belge Oluştur" eylemi de tam olarak budur.
Word'de toplu posta gönderimi nasıl yapılır?
Eğer demek istiyorsanız masaüstü sihirbazıWord'ü bir elektronik tabloya yönlendirip diyaloglarını adım adım takip edebilirsiniz. Eğer bu sihirbaz olmadan bir Word şablonunu birleştirmeyi kastediyorsanız, yukarıdaki çift açılı parantez sözdizimini kullanarak alanları yazın, ardından şablonu ve bir JSON veya XML kaydını Belge Oluştur'a verin. Şablon hala bir Word dosyasıdır; çıktıyı üretmek için Word'ü açan hiçbir şey yoktur.
Word kullanmadan toplu e-posta gönderebilir miyim?
Evet. Birleştirme işlemi PDF4me API'si üzerinden gerçekleşir, bu nedenle hiçbir aşamada Word kopyası kullanılmaz. Word'e veya .docx formatında dosya yazabilen herhangi bir düzenleyiciye yalnızca şablonu oluşturmak için ihtiyacınız vardır ve PDF4me, Word'ü hiç kullanmak istemiyorsanız HTML ve PDF şablonlarını da kabul eder.
Tek bir şablondan nasıl birden fazla belge oluşturabilirim?
Kullanmak Birden fazla belge oluştur ve ona bir dizi verin, her belge için bir nesne. Her öğe için bir belge döndürür. Ardından yükleme adımını bir dizinin içine yerleştirin. Satır Öğelerinden Döngü Oluştur Bu işlem sayesinde yalnızca ilk sonuç değil, her sonuç ayrı ayrı kaydedilir.
Sorun giderme
Veriler şablonla eşleşmedi. Giriş Veri Türünün kaydın gerçek biçimiyle eşleştiğinden, kaydın geçerli olduğundan ve anahtar adlarının büyük/küçük harf duyarlılığı da dahil olmak üzere açılı parantez içindekilerle eşleştiğinden emin olun.
Ya birden fazla işlem yerine tek işlem kullanıldı ya da yükleme adımı döngünün dışında kaldı. Her iki durumda da, kaç kayıt girildiğine bakılmaksızın tam olarak bir kaydedilmiş dosya oluşur.
Şablon içerisinde tekrarlanan bölge işaretlenmemişti. Büyüyen bir tablo, yalnızca içindeki alanları birleştirmek yerine, satırın etrafına da tekrar sözdizimini gerektirir. Tekrarlanan paragraflar dokümanına bakın.
Şablon, izlenen klasörün içinde yer alıyor. Onu ayrı bir klasöre taşıyın ve alma adımını oraya yönlendirin.
Sonraki Adımlar
Aynı dört adımlı model (izle, şablonu al, birleştir, kaydet), "veri girişi, markalı belge çıkışı" otomasyonunun tümünü ele alır.