Excel'den gelen verileri kullanarak dinamik belge oluşturma

Dinamik belge oluşturma, bir kaynaktan gelen dinamik verilerle kişiselleştirilmiş bir belge yığınını otomatik olarak oluşturma işlemidir. Örneğin, bir mektup her alıcıya adıyla hitap edecek şekilde kişiselleştirilebilir. Dinamik veriler içeren belgeler oluşturmak, liste, elektronik tablo veya veritabanı, JSON veya diziler gibi bir veri kaynağı gerektirir. Birleştirme alanları, daha sonra yukarıda belirtilen veya desteklenen diğer veri kaynaklarından birinden alınan veriler kullanılarak değiştirilen önceden tanımlanmış şablonlardaki yer tutuculardır.

PDF4me, dinamik içeriğe sahip çok sayıda belge oluşturmanıza yardımcı olabilecek güçlü bağlayıcılara sahiptir. Bu belge otomasyonu, Power Automate gibi Microsoft elektrikli araçlarıyla basit entegrasyonlar yoluyla elde edilebilir. Uzman kullanıcı olarak, iş belgelerinizi işlemek ve yönetmek için PDF4me Connect özelliklerini entegre edebilirsiniz. Bağlayıcılar, verileri şablonlara yerleştirmek için .xlsx, JSON, Sharepoint veri listeleri veya diziler gibi veri kaynaklarını destekler.

Microsoft Excel elektronik tabloları, dinamik belge oluşturma için en çok kullanılan veri kaynaklarından biridir. Excel sayfaları, kullanımı kolay ve veriler üzerinde büyük kontrol sağladıkları için dinamik verileri düzenlemek için en çok tercih edilen araçtır. Dinamik belge oluşturma yazılımının toplu belge oluşturmayı basitleştirmede oldukça etkili olabileceği birkaç senaryoya bakalım.

• İşletmeler - Promosyon postaları, fatura oluşturma, raporlar, teklifler, postalar, zarflar vb.
• Bankacılık ve Finans - Hesap özetleri, özel e-postalar, makbuzlar vb. oluşturma
• Sağlık hizmetleri - Raporlar, sigortalar vb. oluşturma
• Akademisyenler - Akademik raporlar, sertifikalar, not raporları vb. oluşturma

Bir bakıma, dinamik belge oluşturma ve adres mektup birleştirme, belgelerin yer aldığı hemen hemen tüm iş alanlarında ve işletmelerde kullanılmaktadır.

Excel elektronik tablolarını kullanarak dinamik olarak belgeler nasıl oluşturulur?

Bir Excel elektronik tablosundaki verileri kullanarak çok sayıda belge oluşturmak ve PDF4me Connect ve Power Automate ile Bulut depolamada depolamak istediğimiz bir kullanım örneğine bakalım.

Power Automate’te dinamik belgeler oluşturmak için kullanılabilen dört PDF4me eylemi vardır -

• Veri Dosyası ile Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi)
• Veri Dosyası ile Adres Mektup Birleştirme (Tek Doküman)
• Veri Dizesiyle Adres Mektup Birleştirme (Doküman Listesi)
• Veri Dizesiyle Adres Mektup Birleştirme (Tek Belge)

Bir Excel elektronik tablosu kullandığımız için, veri kaynağı olarak Veri Dosyası olan eylemleri kullanacağız.

O nasıl çalışır?

Tek yapmanız gereken, Power Automate’deki PDF4me eylemini kullanarak Veri dosyası içeriğinizi ve Şablon dosya içeriğinizi eşlemektir.

Yukarıdaki eylem Excel dosyanızı okur ve Word/PDF şablonunuza göre birleştirme alanlarını değiştirir. Tek bir aramada çok sayıda belge üretebilir. Girdi bazında, Microsoft Word şablonları için bir Word çıktı formatı ve PDF şablonları için PDF dosyası çıktısı üretir.

firmanızdaki tüm çalışanlar için özel belgeler oluşturmak istediğiniz bir örneği ele alalım. Örnek bir excel şöyle görünür.

Örnek şablonunuz, Excel elektronik tablonuz olan veri kaynağına eşlemek için aşağıdaki birleştirme alanlarına sahip olmalıdır.

Veri dosyası içeriğini ve şablon dosya verilerini uygun şekilde eşleştirdikten sonra, aşağıda gösterildiği gibi bir çıktı alabilmeniz gerekir.