Zapier ve PDF4me kullanarak Dinamik Faturalar Oluşturma

Dinamik belge oluşturma, dijital dünyada en çok aranan ve hızla büyüyen teknolojilerden biridir. Hepimizin bildiği gibi, çoğu işletme kağıtsız hale geliyor ve işlemlerin yürütülme biçimindeki yeni değişiklikler, belgelerin dijital olarak oluşturulmasını gerektiriyor. PDF belgeleri, dijital belgelerin en çok tercih edilen biçimidir. Paranın söz konusu olduğu işletmelerde her zaman fatura oluşturulması gerekir. Bu faturalardaki verilerin büyük bir kısmı dinamik olarak oluşturulur.

Dinamik verilerle fatura oluşturmak, posta birleştirme veya birleştirme alanları kullanma gibi tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Özel faturalar, birleştirme alanı özelliğine sahip Word veya diğer form oluşturucular kullanılarak oluşturulan belge şablonlarına dayanır. Dinamik verilerle PDF faturaları oluşturmak için, daha sonra orijinal verilerle değiştirilen birleştirme alanlarına sahip şablonlar oluşturulur.

Zapier'deki PDF4me Belge Oluşturma eylemi, dinamik faturalar oluşturmanıza ve bunları otomatikleştirmenize olanak tanıyarak en önemli görevlerinize odaklanmanızı sağlar. Şablon ve dinamik veriler hazırsa, oluşturma işlemi otomatikleştirilebilir. Şablon, Word dosyası, HTML veya desteklenen diğer herhangi bir format olabilir. Veriler ise Elektronik Tablo, CSV, JSON, XML veya veri listesi olabilir.

Şimdi Zapier'da şablonun Word formatında ve verilerin JSON formatında olduğu dinamik bir fatura oluşturma örneğine bakalım. JSON, karmaşık verileri yapılandırılmış bir formatta oluşturmanıza olanak tanır.

Şimdi aşağıdaki örnek şablona bakalım.

Zap'ı başlatmak için bir tetikleyici ekleyin.

Zapier'da bir Zap başlatmak için çeşitli tetikleyiciler mevcuttur. Kaynak dosyalarınızı nerede sakladığınıza bağlı olarak tercih ettiğiniz tetikleyiciyi seçebilirsiniz. Örnekte, Dropbox tetikleyicisini kullanıyoruz. Dropbox'ın Zap'ı tetiklemesi için Dropbox'a Yeni Dosya Ekle tetikleyicisini kullanın.

Şablon ve Veriler için Dropbox'tan İndirme eylemleri ekleyin.

Şablonu ve verileri Belge Oluşturma işlemine iletmek için, şablonu ve ilgili verileri kaynaktan indirmemiz gerekiyor. Burada Dropbox kullandığımız için, Dropbox'tan İndir işlemini kullanıyoruz.

PDF4me'den Belge Oluşturma Eylemini ekleyin

Dosyalar indirildikten sonra, bunları Belge Oluşturma işlemine iletmemiz gerekiyor. Bu işlemde, Şablon dosya adını ve Veri dosya adını yapılandırın. Ayrıca, Veri türünü seçin. PDF4me, Mustache işleme türünde 2 tür Veriye izin verir: XML ve JSON. Mevcut örnekte JSON kullanıyoruz.

Yukarıdaki örnek şablon için örnek veriler aşağıdaki gibi olacaktır:

{ "Belgeler": [ { "başlık": { "belgeTürü": "Orijinal Kopya" }, "gövde": { "Sütun1": "Miktar", "Sütun2": "Açıklama", "Sütun3": "Birim Fiyat", "Sütun4": "Toplam", "Fatura": { "numara": 14957, "tarih": "25-02-2022", "talimatlar": "Talimat Faturası 1", "ara toplam": 200150, "vergi": "%18", "son ödeme tarihi": "25-03-2022", "kargo": "200" }, "Fatura Yetkilisi": { "telefon": "989797", "faks": "998463", "e-posta": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "adres": { "şirket": "Kuruluş 1", "sokak": "Sokak 1", "şehir": "Şehir 1", "posta kodu": "123456" } }, "Alıcı": { "isim": "alıcı 1", "adres": { "sokak": "testveien 3", "şehir": "Şehir 1", "posta kodu": "0555", "ülke": "Ülke 1" } }, "Ürün": [ { "miktar": 1, "açıklama": "ürün 1", "birim fiyat": 45, "toplam fiyat": 867 }, { "miktar": 2, "açıklama": "ürün 2", "birim fiyat": 123, "toplam fiyat": 3464 }, { "miktar": 3, "açıklama": "ürün 3", "birimfiyat": 323, "toplamfiyat": 6564 } ] }, "altbilgi": { "telefon": "telefon123", "faks": "faks123", "e-posta": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

PDF4me Belge Oluşturma işleminde parametreleri buna göre yapılandırın.

Döngü kontrolüyle Dropbox'a Yükleme eylemi ekleyin.

Belgeler dinamik olarak oluşturulduğunda, birden fazla çıktı dosyası olacaktır. Her dosya için, Zap dosyayı istenen konuma kaydetmelidir. Birden fazla çıktı dosyası beklendiğinde, bunu yönetmek için "Her Bir Dosya İçin" kontrol eylemini kullanıyoruz.

Döngünün içine aşağıdaki Dropbox işlemini ekleyin.

Buna göre, Döngü eyleminde aşağıdaki alanları yapılandırabilir ve Dropbox'a Yükleme eyleminin döngü içinde olduğundan emin olabilirsiniz.

Oluşturulan dinamik fatura aşağıdaki gibi görünecektir.

Ayrıca, "Barkod Ekle" özelliğini kullanarak faturanıza QR kodu veya barkod ekleyerek makine tarafından okunabilir hale getirebilirsiniz.