Power Automate ve PDF4me kullanarak Dinamik Faturalar Oluşturun

Dinamik belge oluşturma, bir kaynaktan gelen dinamik verilerle kişiselleştirilmiş bir belge grubunu otomatik olarak oluşturur. Örneğin, bir fatura her alıcıya adıyla hitap edecek şekilde kişiselleştirilebilir. Dinamik verilerle belge oluşturmak için liste, elektronik tablo, veritabanı, JSON veya dizi gibi bir veri kaynağı gereklidir. Birleştirme alanları, daha sonra yukarıda belirtilenlerden veya desteklenen diğer veri kaynaklarından gelen veriler kullanılarak değiştirilen önceden tanımlanmış şablonlardaki yer tutuculardır.

Dinamik verilerle fatura oluşturmak, posta birleştirme veya birleştirme alanları kullanma gibi tekniklerin uygulanmasını gerektirir. Özel faturalar, birleştirme alanı özelliğine sahip Word veya diğer form oluşturucular kullanılarak oluşturulan belge şablonlarına dayanır. Dinamik verilerle PDF faturaları oluşturmak için, daha sonra orijinal verilerle değiştirilen birleştirme alanlarına sahip şablonlar oluşturulur.

PDF4me Mail Merge Data String(List of Docs) -(preview)), dinamik faturalar oluşturmanıza ve bunları otomatikleştirmenize olanak tanıyarak en önemli görevlerinize odaklanmanızı sağlar. Şablon ve dinamik veriler hazırsa, oluşturma işlemi otomatikleştirilebilir. Şablon, Word dosyası, HTML veya desteklenen diğer herhangi bir format olabilir. Veriler ise elektronik tablo, CSV, JSON, XML veya veri listesi olabilir.

Make kullanarak dinamik verilerle fatura oluşturmak için şablonun ve verilerin bir bulut depolama platformunda saklanması gerekir. En azından şablonun Dropbox gibi bir bulut depolama alanında olması gerekir, ancak veriler doğrudan bir veri giriş alanına aktarılabilir.

Burada, daha sonra dinamik verilerle değiştirilen mustache sözdizimi kullanılarak oluşturulan şablonların ( {{placeholder field}}) kullanımını ele alıyoruz.

Akışı başlatmak için bir tetikleyici ekleyin.

Power Automate, bir Akışı başlatmak için çeşitli tetikleyicilere sahiptir. Kaynak dosyalarınızı nerede sakladığınıza bağlı olarak tercih ettiğiniz tetikleyiciyi seçebilirsiniz. Örnekte, Dropbox tetikleyicisini kullanıyoruz. Zap'ı tetiklemek için "Dropbox'ta bir dosya oluşturulduğunda" bağlayıcısını ekleyin.

Dosya içeriğini almak için bir Dropbox adımı ekleyin.

Şablon verilerini almak için, Dropbox adımı olan "Dosya içeriğini al" seçeneğini kullanarak dosyayı eşleştirin.

PDF4me Veri Dizisi ile Posta Birleştirme işlemini ekleyin

Bu işlem, şablon dosyasının içeriğini önceki Dropbox işleminden alır. Doldurulacak veriler, JSON formatında doğrudan Veri Dizisi metin kutusuna eklenebilir.

Örnek kullanımda şablon için giriş alanına ait veriler aşağıdaki gibi olmalıdır:

{ "Belgeler": [ { "başlık": { "belgeTürü": "Orijinal Kopya" }, "gövde": { "Sütun1": "Miktar", "Sütun2": "Açıklama", "Sütun3": "Birim Fiyat", "Sütun4": "Toplam", "Fatura": { "numara": 14957, "tarih": "25-02-2022", "talimatlar": "Talimat Faturası 1", "ara toplam": 200150, "vergi": "%18", "son ödeme tarihi": "25-03-2022", "kargo": "200" }, "Fatura Yetkilisi": { "telefon": "989797", "faks": "998463", "e-posta": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "adres": { "şirket": "Kuruluş 1", "sokak": "Sokak 1", "şehir": "Şehir 1", "posta kodu": "123456" } }, "Alıcı": { "isim": "alıcı 1", "adres": { "sokak": "testveien 3", "şehir": "Şehir 1", "posta kodu": "0555", "ülke": "Ülke 1" } }, "Ürün": [ { "miktar": 1, "açıklama": "ürün 1", "birim fiyat": 45, "toplam fiyat": 867 }, { "miktar": 2, "açıklama": "ürün 2", "birim fiyat": 123, "toplam fiyat": 3464 }, { "miktar": 3, "açıklama": "ürün 3", "birimfiyat": 323, "toplamfiyat": 6564 } ] }, "altbilgi": { "telefon": "telefon123", "faks": "faks123", "e-posta": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

Her birine uygula seçeneğini ekle

Bu işlem birden fazla dosya çıktısı ürettiği için, dosyaları sırayla işlemek üzere bir "Her Birine Uygula" Power Automate işlemi ekleyin.

Dropbox'ta Dosya Oluşturma eylemini ekle

"Her birine uygula" denetimi içinde çıktı dosyalarını kaydetmek için Dropbox eylemini ekleyin ve yapılandırın.

Oluşturulan dosya aşağıdaki gibi görünecektir.