Automatize tarefas de documentos com PDF4me e Zapier.

As soluções empresariais deram um salto exponencial para um patamar superior, integrando-se e interconectando-se com plataformas e softwares compatíveis. O Zapier, sem dúvida, emergiu como uma janela para conectar entidades da web, simplificando tarefas de automação. Veja como o PDF4me pode ser usado com outros aplicativos da web, como Gmail ou Dropbox, eliminando a demora na execução de tarefas.

O Zapier é uma plataforma web que atua como intermediário para conectar aplicativos web. Ele pode operar interligando-se a diversos provedores de serviços. Devo dizer que isso tornou a criação de fluxos de tarefas e a integração de várias fontes bastante simples e extremamente útil. Por exemplo, se você receber um e-mail com anexos ou arquivos de um determinado endereço, talvez queira armazená-los, digamos, no Google Drive ou no Dropbox. É sempre um incômodo mover esses anexos diretamente para esses provedores de armazenamento. Você provavelmente os baixaria para suas pastas locais e, depois, esperaria um pouco (boa sorte com uma rede rápida!!! 🙁 🙁) para então enviá-los para o destino (neste caso, Google Drive ou Dropbox).

Com esta plataforma, abra um aplicativo de e-mail no Zapier e, em poucos cliques, você poderá enviar arquivos diretamente para o Google Drive ou Dropbox. Dessa forma, você pode integrar as atividades da web, acessando diferentes aplicativos "estacionando" em um único lugar: o Zapier. É uma solução incrível e, sem dúvida, toda a integração, quando automatizada, pode ser salva como um "Zap" para uso posterior, economizando muito tempo e esforço. Confira nossa página de Automação de Documentos para saber mais.

Você provavelmente usa o PDF4me para muitas conversões de documentos ou fluxos de trabalho como uma alternativa simples e mais econômica. Curiosamente, consegui integrar o PDF4me com outros aplicativos através do Zapier e automatizar minhas tarefas com facilidade. Percebo a importância de economizar tempo, que é gasto principalmente para armazenar, enviar ou imprimir um PDF depois que ele é criado. Para toda a minha automação de documentos com o PDF4me, realizo conversões, mesclagem, compressão, adição de marcas d'água e muito mais, tudo integrado ao Zapier. Não me preocupo mais com a lentidão no gerenciamento de arquivos com o Google Drive ou Dropbox, pois os vejo integrados ao PDF4me no Zapier.

Como criar um "Zap"? Se você já fez login no Zapier , verá um painel com várias opções. Provavelmente notará um botão em destaque, "Make a Zap".

Paralelamente, você precisa entender o caso de uso da automação do Zapier. Na minha opinião, existem apenas duas atividades no processo de automação do Zapier. Primeiro, um evento de tarefa que precisa ser "acionado" e, segundo, a "ação" que segue o acionador. O acionador define o evento que inicia o zap e a ação define a tarefa a ser executada após o evento ser acionado. Simples o suficiente para iniciar um fluxo de trabalho de automação!

Vamos considerar um cenário simples para entender os passos envolvidos na integração do PDF4me em um "Zap". Vamos retomar o exemplo clássico de um e-mail com anexos. Após o upload do anexo, digamos, para o Dropbox, planejamos convertê-lo para PDF usando o PDF4me. O PDF convertido será salvo no Google Drive. Vamos entender esse cenário automatizado com PDF4me, Google Drive e Dropbox integrados ao Zap, conforme ilustrado passo a passo abaixo.

Passo 1 - " Gatilho no Zap ". Clique no botão "Make um Zap", que o redirecionará para uma página identificada como "zap". Aqui, definimos um gatilho, que em nosso caso é o gatilho "Novo Arquivo na Pasta" no aplicativo Dropbox. Agora, conectamos à nossa conta do Dropbox onde o evento será acionado. O gatilho criado é validado quanto à resposta. Considero essa validação uma vantagem para garantir a correção da resposta. Essa resposta é usada como entrada para a "ação" subsequente no passo 2.

Etapa 2 - " Ação no Zap ". Nesta etapa, definimos a ação a ser executada no arquivo quando um evento for acionado. Na lista de aplicativos, selecione PDF4me, que nos ajudará a converter o arquivo para PDF.

Em seguida, conectamo-nos à nossa conta PDF4me.

Forneça as informações relevantes da resposta da etapa 1 como entrada. Inclua detalhes como o nome do arquivo (com a extensão) e as propriedades do arquivo do Dropbox como dados de entrada para o PDF4me. É importante fornecer o nome do arquivo com a extensão, pois isso determina o tipo de conversão.

Agora, vamos validar o resultado dessa conversão, com base na configuração da ação. Se a resposta for a esperada, vamos prosseguir para a etapa final.

Passo 3 - " Salvar do Zap ". Agora que temos o arquivo convertido no Zap, ele precisa ser salvo em um local seguro, como um aplicativo de sua escolha. No nosso caso, selecionamos o Google Drive na lista de aplicativos e executamos a ação "Fazer upload do arquivo". Em seguida, selecionamos a pasta de destino e fazemos o upload do arquivo convertido (você pode usar a propriedade "URL do arquivo" no aplicativo PDF4me para escolher o caminho da pasta de destino), que também pode ser usado em e-mails ou como postagens em diversos aplicativos de mídia.

Agora, está tudo pronto para 'ligar' o Zap..😊 para usar.