Automatização do fluxo de trabalho de documentos com pastas ativas no Dropbox

O PDF4me possui diversas funcionalidades e ferramentas para PDF que ajudam você a realizar tarefas de documentação, livrando-o do trabalho manual com papel. Com sua evolução, o PDF4me consegue "ler" sua mente. Ele pode ajudar a automatizar e executar seus fluxos de trabalho de documentos mesmo sem instruções. "Basta criar duas pastas no Dropbox, escolher suas ações de PDF na ordem desejada, relaxar e ver o trabalho concluído". Vamos explorar um pouco mais.

O Dropbox é uma ferramenta prática para muitos de nós na troca de dados e gerenciamento de arquivos. Criamos pastas de monitoramento no Dropbox, onde os arquivos são armazenados para processamento. Posteriormente, após as ações do PDF4me, eles são selecionados e colocados em outra pasta. Um pequeno avanço na automação se traduz em maior produtividade.

Em 3 passos, o trabalho está concluído. Acesse a Automação do Dropbox.

• Configure as pastas de origem e destino.
• Adicionar ações do pdf4me
• Ações de ordenação e criação de fluxo de trabalho

A imagem abaixo mostra como selecionar uma pasta de origem e uma pasta de destino a partir de seus respectivos locais. A pasta de origem é aquela configurada para conter todos os arquivos de entrada que precisam ser processados. Da mesma forma, a pasta de destino é a pasta para onde todos os arquivos processados serão movidos. Salvar os locais durante a configuração é muito importante, pois esses locais serão a entrada para o gerenciamento de arquivos.

Existem diversas ações e recursos disponíveis no PDF4me. Ao criar um fluxo de trabalho com mais de uma ação, é necessário especificar a ordem em que cada ação deve ser executada. Por exemplo, digamos que selecionamos um documento para ser otimizado e convertido para PDF assim que ele entrar na pasta de origem. A pasta de destino geralmente conterá o arquivo processado, que será otimizado e convertido de acordo com a ordem das ações escolhidas. Veja a captura de tela para facilitar a compreensão.

Após configurar as pastas de origem e destino, as ações são selecionadas na lista de recursos disponíveis. Neste exemplo, temos duas ações: 'Otimizar' e 'Converter para PDF'.

Se você selecionar "Otimizar" , poderá ser solicitado a escolher um perfil. Os perfis disponíveis são: padrão, web ou impressão . Vamos selecionar o perfil e salvar, como mostrado abaixo. Isso é típico de qualquer recurso selecionado.

A segunda ação que você pode escolher é "Converter para PDF", seguida da solicitação para definir o modo de conversão: rápido ou detalhado . Você pode salvar essa seleção de modo e as configurações. Como mencionado anteriormente, essas opções são bastante aplicáveis ao recurso "Converter para PDF".

Como você pode ver, a primeira ação a ser executada será a otimização, seguida pela segunda ação , a conversão para PDF . Portanto, o número de ordem 1 será alocado para a ação 'otimizar'. O número de ordem 2 será para a ação 'converter para PDF'. A ordem de execução das ações será, portanto, de acordo com o número da ordem. O fluxo de trabalho é criado com base nessa sequência de números de ordem.

Após a conclusão de todas as ações, o resultado final estará disponível na pasta de destino.

Dessa forma, podemos criar nosso próprio sistema de fluxos de trabalho conforme a necessidade, simplesmente criando duas pastas no Dropbox e usando os recursos do PDF4me como ações. A maioria das nossas tarefas e processos diários de documentação, que consomem muito tempo, agora podem ser automatizados com a ajuda do PDF4me.