A mala direta é um termo bastante utilizado na era da documentação digital e na indústria de automação de tarefas. Trata-se de um recurso que facilita o processamento de grandes volumes de dados repetidos em centenas de documentos, permitindo pequenas alterações em determinados dados e, consequentemente, a criação de um modelo de documento personalizado. Para simplificar, imagine que você precisa enviar convites para várias pessoas, mas é essencial que cada uma tenha seu nome impresso em um convite. Na era dos correios, a única opção era limitar o número de convidados, escrever o nome de cada um em um único convite ou contratar mais pessoas para escrever os nomes. No mundo digital, temos diversas alternativas para simplificar essa tarefa árdua com ferramentas como SharePoint, PDF4me e Power Automate.
Vamos agora expandir nossa imaginação e considerar uma situação atual no ambiente de trabalho. É praticamente impossível gerenciar e colaborar em tarefas, recursos e materiais sem uma ferramenta interna adequada. O SharePoint é uma dessas plataformas "simples" da Microsoft, amplamente utilizada por empresas para integrar e armazenar documentos. Seus principais recursos são "sites" e "listas". As listas do SharePoint podem ser facilmente utilizadas para armazenar diversas combinações de registros e dados.
O PDF4me é uma ferramenta que pode ser usada para criar, editar, digitalizar e processar qualquer tipo de documento. Neste blog, mostramos como realizar a mala direta a partir do SharePoint usando o PDF4me e um modelo de documento incompleto preexistente, além de ajudá-lo a criar um modelo de documento personalizado e reutilizável. Você pode aplicar essa automação para criar documentos como propostas, cartas de contrato, solicitações de propostas (RFPs) e muito mais.
O modelo preexistente é um documento ou formulário incompleto, com campos preenchidos com um conjunto predominante de dados comuns, aguardando dados dinâmicos da lista do SharePoint. O modelo estará completo quando os campos ou espaços restantes forem preenchidos com os dados variáveis, resultando em uma saída específica. Este modelo é armazenado em uma pasta ou site do SharePoint para uso posterior.
Neste artigo, explicarei uma automação simples, na qual um formulário específico (modelo) é preenchido automaticamente pelo sistema sempre que os dados de um cliente são inseridos na lista do SharePoint. O resultado será um formulário completo, combinando os dados do cliente recém-chegados com os dados pré-inseridos disponíveis no modelo (aqui, por enquanto, usaremos um documento em branco para simplificar). Antes de começarmos, precisamos ter em mente três aspectos da mala direta:
- Lista do SharePoint com um gatilho de entrada de dados do cliente
- Um modelo pré-existente com dados genéricos em formato de arquivo doc ou pdf.
- Um local de armazenamento no SharePoint para salvar o modelo de saída/concluído.
O cenário em desenvolvimento consiste em gerar relatórios ou preencher formulários quando um novo item é adicionado a uma lista do SharePoint utilizando as ações de "Mala Direta do PDF4me". A coleta de dados do SharePoint pode ser usada para criar documentos (Word e PDF) com os recursos de Mala Direta do PDF4me. Por fim, esses documentos podem ser armazenados em um local específico ou compartilhados por e-mail. Vamos considerar, aqui, o desenvolvimento do fluxo de trabalho, com o resultado final sendo armazenado em um local específico.
_Figura Início-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Como criar o fluxo_.
Começamos com a tela da lista do SharePoint da empresa, onde os dados dos clientes são inseridos. Em seguida, criamos um fluxo de trabalho. Como você pode ver na captura de tela, selecionamos a opção "criar um fluxo de trabalho" na guia do Power Automate.
Já temos um modelo ou formulário parcialmente preenchido disponível. Selecionamos um modelo ou formulário como este. Ao criar, você pode preencher mais dados previamente ou criar modelos maiores, conforme sua necessidade. Aqui, estamos usando um modelo em branco simples para fins de ilustração.
Os dados do cliente coletados serão combinados com documentos modelo para gerar o documento de saída para cada item da lista.
_Figura Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Saída dos documentos gerados_.
Todo o processo de automação para criar e armazenar documentos dessa forma requer apenas sete etapas. O processo de automação para este caso específico pode ser explicado visualmente, conforme mostrado abaixo, destacando as sete etapas.
_Figura Power Automate: Fluxo de trabalho de mala direta com cadeia de dados (lista de documentos) no SharePoint_.
Etapa 1: Acionar a execução
O Power Automate possui diferentes tipos de gatilhos para iniciar seu fluxo de trabalho. Ele também pode ser agendado para ser executado em intervalos regulares de tempo. Neste cenário específico, acionamos um fluxo de trabalho quando um item é criado na lista do SharePoint.
Você pode inserir o endereço do site como sua URL do SharePoint. Para o nome da lista, você pode fornecer o nome da Lista de Coleta de Dados conforme o endereço do seu site.
Etapa 2: Selecione o conteúdo do arquivo de modelo usando o caminho do SharePoint.
Esta etapa consiste em selecionar um arquivo de modelo de documento que será usado para mesclar com os dados dinâmicos na lista do SharePoint.
Você pode salvar seus modelos em qualquer lugar que desejar. Para este exemplo, escolhemos um local do SharePoint. Você pode inserir o endereço do site como 'URL do SharePoint'. Selecione o caminho do arquivo na lista de diretórios de arquivos do seu site do SharePoint, juntamente com o tipo de modelo que você usará para mesclar.
Etapa 3: Extrair itens da lista do SharePoint
Esta etapa consiste em extrair itens de dados da lista do SharePoint. Esses itens da lista são posteriormente transformados em um array JSON e usados como entrada para a ação de Mala Direta do PDF4me.
Forneça os detalhes em todos os campos conforme descrito abaixo;
- Endereço do site: Seu URL do SharePoint
- Nome da lista: Lista de coleta de dados, listada com base no endereço do seu site.
- Limitar entradas à pasta: Não aplicável. Você pode ignorar esta opção para este caso de uso específico.
- Incluir itens aninhados: Não aplicável. Você também pode ignorar este campo neste caso.
- Consulta de filtro: Você pode especificar consultas de filtro para filtrar itens durante a pesquisa.
- Ordenar por: Especifique a ordem em que os itens serão exibidos na lista.
- Contagem superior: Número total de itens da lista a serem recuperados.
- Limitar colunas por visualização: Não aplicável. Ignore este campo para este caso de uso.
Etapa 4: Inicialize a variável de string para preparar a DataString
Nesta etapa, declaramos variáveis de string para criar uma Datastring que servirá de entrada para a mala direta.
Etapa 5: Aplicar a cada: Percorra a lista de itens e prepare a string de dados necessária. Um dos parâmetros para a ação Mala direta com string de dados é "String de dados". Essa variável pode ser usada para percorrer a lista de dados e formar a string de dados desejada, como abaixo. Exemplo de estrutura JSON (matriz de lista):
[ ["NomeDoCampo1", "NomeDoCampo2", "NomeDoCampo3"], ["ValorDoCampo1", "ValorDoCampo2", "ValorDoCampo3"], ["ValorDoCampo4", "ValorDoCampo5", "ValorDoCampo6"] ]
Esta etapa consiste em percorrer os itens da lista do SharePoint e preparar o parâmetro final "Cadeia de dados" para a mala direta. O resultado desta etapa, a cadeia de caracteres concatenada, é atribuído à variável declarada na Etapa 4.
Etapa 6: PDF4me - Mala direta com cadeia de dados (lista de documentos)
Nesta etapa, os documentos são gerados com os múltiplos valores de dados de entrada da lista do SharePoint. Para cada item da lista, será gerado um documento.
Os campos são preenchidos conforme explicado abaixo.
O campo "Dados do arquivo de modelo" é preenchido com o "Conteúdo do arquivo de modelo" da Etapa 2.
O "Nome do Arquivo de Modelo" conterá o nome do modelo com a extensão do arquivo (os formatos suportados são .docx e .pdf).
O campo "Data String" armazenará valores de dados dinâmicos para mesclagem com o modelo. Vejamos agora como obtemos o valor da string concatenada para este campo. Para isso, mapeamos os dados do arquivo de modelo e preparamos a string de dados com a ação de mala direta do PDF4me. A string de dados é atribuída com a função de string mencionada abaixo.
concat('[[“Nome”,”Cidade”,”CEP”,”País”]',variables('DataListString'),']')
A variável "DataListString" na função mostrada contém itens de lista em um formato pré-definido.
Etapa 7: Salvar os documentos de saída no local do SharePoint
Nesta etapa, salvamos os documentos gerados em um destino de sua preferência. Você pode salvar os arquivos em qualquer espaço de armazenamento dos provedores associados ao Power Automate. Neste caso, salvamos no próprio SharePoint.
Fornecemos os seguintes detalhes como entradas de campo, conforme explicado abaixo.
O 'Endereço do Site' -- Seu URL do SharePoint. O 'Caminho da Pasta': Selecione o caminho da pasta onde seus documentos de saída serão salvos. O 'Nome do Arquivo': Selecione o nome do arquivo no resultado da ação do PDF4me. O 'Conteúdo do Arquivo': Selecione o conteúdo do arquivo no resultado da ação do PDF4me.
Dessa forma, você pode usar o recurso de mala direta para automatizar seu fluxo de trabalho diário, personalizando-o com um modelo em apenas sete etapas. Você pode criar um fluxo de trabalho eficiente, eliminando todo o trabalho manual de editar o mesmo documento repetidamente, bastando substituir campos como nome, endereço ou e-mail e recriar uma cópia para um destinatário específico. Assim, você pode obter um aumento significativo na produtividade e no desempenho da sua organização.