Automação de mala direta em massa com PDF4me e Power Automate

A automação robótica de processos (RPA) está tornando as organizações mais lucrativas, eliminando muitos processos manuais rotineiros. Ela também promove a satisfação do cliente, pois pode tornar os processos mais rápidos e seguros. O PDF4me também contribui para a automação de diversos processos relacionados a documentos para seus clientes. Um dos principais recursos de automação do PDF4me é a mala direta, e uma grande vantagem em relação a muitos outros é a segurança. O PDF4me processa todos os seus dados confidenciais e modelos de documentos em um armazenamento seguro na nuvem e remove automaticamente os arquivos processados periodicamente, conforme nossa política de retenção de dados.

A fusão do seu modelo do Word com dados dinâmicos de diversas fontes, como Excel, JSON, SharePoint, CRM, SAP e muitas outras, agora é totalmente automatizada com a automação de mala direta do PDF4me. Esse recurso de automação permite criar vários documentos simultaneamente e enviá-los para aprovações adicionais ou salvá-los em diferentes destinos de armazenamento. Há diversas maneiras de realizar essa tarefa usando conexões com o Zapier, Microsoft Power Automate/PowerApps e a API REST do PDF4me.

Escolha a ferramenta certa para a ação certa

Aprendemos com diversos casos de uso e desenvolvemos quatro ações de mala direta diferentes para garantir que a automação seja simples e fácil de entender para o usuário final. Todas essas ações estão disponíveis nas conexões do Zapier e no Power Automate/PowerApps .

Mala direta com arquivo de dados (lista de documentos): Esta ação permite gerar vários documentos simultaneamente, aceitando dados apenas em formato de arquivo. Os formatos de arquivo suportados atualmente são .xlsx e .json. Exemplos de estrutura em Excel e JSON são mostrados nas imagens abaixo.

Mala direta com arquivo de dados (Documento único) Esta ação pode gerar um único documento de uma só vez, aceitando dados apenas em formato de arquivo. Os formatos de arquivo suportados atualmente são .xlsx e .json.

Mala direta com string de dados (lista de documentos) Esta ação gera vários documentos como saída e aceita dados em formato de string. Esta é uma opção aberta para usuários que podem importar dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON conforme mostrado na seção de exemplos abaixo.

Mala Direta com Cadeia de Dados (Documento Único) Esta ação gera um único documento como saída e aceita dados em formato de cadeia de caracteres. Esta é uma opção aberta para usuários que podem importar dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON conforme mostrado na seção de exemplos abaixo.

Estruturas de dados de exemplo

Exemplo de estrutura JSON (matriz de lista):

[ ["NomeDoCampo1", "NomeDoCampo2", "NomeDoCampo3"], ["ValorDoCampo1", "ValorDoCampo2", "ValorDoCampo3"], ["ValorDoCampo4", "ValorDoCampo5", "ValorDoCampo6"] ]

Basta mapear o conteúdo dos seus arquivos de dados e o conteúdo dos seus arquivos de modelo de vários aplicativos a partir dos seus conectores Zapier ou Power Automate.

Esta ação lê seu arquivo de dados e realiza a mala direta de acordo com seu modelo Word/PDF. Ela gera vários documentos em uma única chamada. Além disso, gera um arquivo de saída em formato Word para modelos do Word e um arquivo PDF para modelos do PDF. Caso deseje gerar um arquivo PDF para o modelo do Word, você pode adicionar a ação "Converter para PDF" ao lado desta ação de Mala Direta.

Como funciona o cálculo de custos de API para Automação?

Todas as ações de geração de múltiplos documentos são limitadas a 10 documentos por vez para evitar sobrecargas que poderiam resultar na ausência de produção em alguns momentos devido a diversas limitações de rede.

Todas essas ações são calculadas com um custo de API de 1 por chamada. Independentemente da quantidade de documentos gerados, contabilizamos apenas um custo de API por ação.

Como criar um campo de mala direta em um documento Word?

Você pode criar um campo de mesclagem como o acima, navegando até o menu Correspondência e selecionando a opção Inserir Campo de Mesclagem.

Comece a automatizar suas tarefas de mala direta agora mesmo!