O PDF4me desenvolveu conectores poderosos projetados para fornecer recursos de mala direta com diferentes tipos de fontes de dados. A função de mala direta do PDF4me permite criar um lote de documentos personalizados para cada destinatário. Usando o arquivo de modelo como PDF ou documento Word, o PDF4me aceita dados de um arquivo ou lista de arquivos para preencher dados dinâmicos para o processo de mala direta.
Mala direta com Zapier e PDF4me
No Zapier, o recurso de mala direta foi implementado de quatro maneiras.
- Mala direta com arquivo de dados (lista de documentos): Utiliza um documento do Word ou PDF como modelo e mescla os dados contidos em um arquivo no formato Excel ou JSON, retornando vários arquivos em um arquivo ZIP.
- Mala direta com arquivo de dados (documento único): Semelhante à ação acima, mas retorna apenas um único arquivo no mesmo formato do arquivo de modelo.
- Mala direta com string de dados (lista de documentos): Utiliza um documento do Word ou PDF como modelo e mescla os dados em formato de texto JSON, retornando vários arquivos compactados em um arquivo ZIP.
- Mala direta com cadeia de dados (documento único): Semelhante à ação acima, mas retorna apenas um único arquivo no mesmo formato do arquivo de modelo.
Caso sejam retornados vários arquivos, existe também a opção de mesclar os arquivos de saída se o arquivo de modelo for um PDF. Isso resultará em um único arquivo PDF como saída.
Os tipos de modelo atualmente suportados são Word e PDF. O arquivo de dados usado para mesclar com um modelo pode ser fornecido apenas nos formatos Excel ou JSON. Para Excel, o formato permitido é o seguinte:
Para criar uma estrutura JSON, ela poderia ser neste formato.
Matriz de dados
[ ["NomeDoCampo1", "NomeDoCampo2", "NomeDoCampo3"], ["ValorDoCampo1", "ValorDoCampo2", "ValorDoCampo3"], ["ValorDoCampo4", "ValorDoCampo5", "ValorDoCampo6"] ]
ou
Lista de dados
{ "DataList":[ { "FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3" }, { "FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6" } ] }
O modelo Word de mala direta deve ser criado usando o recurso de mala direta do Microsoft Word. Para criar a estrutura JSON, você pode usar o recurso Código do Zapier para construir o texto JSON. Consulte a captura de tela abaixo.
Recursos de mala direta com Power Automate
O conector PDF4me Power Automate possui um recurso importante para usuários de pequenas e grandes organizações que lidam diariamente com dados dinâmicos e preparam documentos com esses dados para seus processos de negócios. A mala direta agora está aprimorada para automatizar a geração de documentos do seu dia a dia, juntamente com seus itens de dados dinâmicos.
Por exemplo, quando os dados de um novo cliente são adicionados a um item de lista do SharePoint, um gatilho Power Automate do SharePoint é acionado para conectar-se ao conector PDF4me e gerar documentos aplicando os recursos de Mala Direta.
Ações de mala direta do PDF4me
O PDF4me Connect oferece quatro combinações diferentes de ações de mala direta para simplificar o processo para os usuários. Como mencionado anteriormente, os dados são o fator crucial para determinar qual ação é a melhor opção para sua necessidade. O PDF4me permite diversas opções para importar dados de qualquer fonte, como OData, SharePoint, planilha, JSON ou string estruturada, etc.
- Mala direta com arquivo de dados (lista de documentos)
Esta ação gera vários documentos como saída e aceita dados em formato de arquivo. Ela suporta os formatos de arquivo .xlsx e .json.
- Mala direta com arquivo de dados (documento único)
Esta ação gera um único documento como saída e aceita dados em formato de arquivo. Ela suporta os formatos de arquivo .xlsx e .json.
- Mala direta com cadeia de dados (lista de documentos)
Esta ação gera múltiplos documentos como saída e aceita dados em formato de string. Trata-se de uma opção aberta aos usuários, que podem importar dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON conforme os exemplos apresentados abaixo.
- Mala direta com cadeia de dados (documento único)
Esta ação gera um único documento como saída e aceita dados em formato de string. Esta é uma opção aberta para usuários que podem importar dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON conforme mostrado na seção de exemplos abaixo.
Estrutura de dados de exemplo
Matriz de dados
[[“NomeDoCampo1”, “NomeDoCampo2”, “NomeDoCampo3”], [ “ValorDoCampo1”, “ValorDoCampo2”, “ValorDoCampo3”], [“ValorDoCampo4”, “ValorDoCampo5”, “ValorDoCampo6”]]
ou
Lista de dados
{"DataList":[{"FieldName1":"FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"}, {"FieldName1":"FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}
Exemplo de fluxo de trabalho com mala direta e string de dados (lista de documentos)
Neste fluxo de trabalho de exemplo, obtemos dados de itens de uma lista do SharePoint. Adicionamos um gatilho para obter os itens da lista quando um item é adicionado à lista de dados do SharePoint especificada. Em seguida, obtemos o modelo de documento para aplicar a mala direta. Depois, inicializamos a variável para preparar os dados como uma estrutura JSON adequada com funções de string. Finalmente, mapeamos os campos com o PDF4me Connect para realizar a mala direta e gerar os documentos conforme desejado.
Por fim, você pode adicionar seus aplicativos de negócios para dar seguimento aos documentos produzidos, de acordo com o ciclo de vida do seu processo de negócios.