Gere faturas dinâmicas usando o Zapier e o PDF4me.

A geração dinâmica de documentos é uma das tecnologias mais procuradas e de crescimento mais rápido no mundo digital. Como todos sabemos, a maioria das empresas está se tornando digital e as novas mudanças na forma de lidar com transações exigem que os documentos sejam gerados digitalmente. Os documentos em PDF são o formato preferido para documentos digitais. Empresas que lidam com dinheiro precisam gerar faturas constantemente. Muitos dados nessas faturas são gerados dinamicamente.

A criação de uma fatura com dados dinâmicos exige a aplicação de técnicas como mala direta ou o uso de campos de mesclagem. Faturas personalizadas são baseadas em modelos de documentos criados com o Word ou outros criadores de formulários que possuem recursos de mesclagem de campos. Para gerar faturas em PDF com dados dinâmicos, os modelos são criados com campos de mesclagem que são posteriormente substituídos pelos dados originais.

A ação "Gerar Documento" do PDF4me no Zapier permite criar faturas dinâmicas e automatizá-las, para que você possa se concentrar nas tarefas mais importantes. O processo de geração pode ser automatizado se você já tiver o modelo e os dados dinâmicos prontos. O modelo pode ser um arquivo Word, HTML ou qualquer outro formato compatível. Os dados podem ser uma planilha, CSV, JSON, XML ou uma lista de dados.

Vejamos aqui um exemplo onde você pode criar uma fatura dinâmica no Zapier, cujo modelo está no formato Word e os dados em JSON. O JSON permite criar dados complexos em um formato estruturado.

Vejamos o seguinte modelo de exemplo.

Adicione um gatilho para iniciar o Zap.

O Zapier oferece diversos gatilhos para iniciar um Zap. Você pode escolher o gatilho de sua preferência com base em onde seus arquivos de origem estão armazenados. No exemplo, estamos usando o gatilho do Dropbox. Adicione um novo arquivo no Dropbox para que o Dropbox inicie o Zap.

Adicionar ações de "Download do Dropbox" para Modelos e Dados.

Para passar o modelo e os dados para a ação "Gerar Documento", precisamos baixar o modelo e os dados associados da fonte. Como estamos usando o Dropbox, utilizamos a ação "Baixar do Dropbox".

Adicione a ação "Gerar Documento" do PDF4me.

Após o download dos arquivos, precisamos passá-los para a ação "Gerar Documento". Nessa ação, configure o nome do arquivo de modelo e o nome do arquivo de dados. Selecione também o tipo de dados. O PDF4me permite dois tipos de dados no formato de renderização Mustache: XML e JSON. Neste exemplo, usaremos JSON.

Para o modelo de exemplo acima, os dados de exemplo seriam semelhantes aos seguintes:

{ "Documentos": [ { "cabeçalho": { "tipoDoc": "Cópia Original" }, "corpo": { "Coluna1": "Quantidade", "Coluna2": "Descrição", "Coluna3": "Preço Unitário", "Coluna4": "Total", "Fatura": { "número": 14957, "data": "25-02-2022", "instruções": "Fatura de Instruções 1", "subtotal": 200150, "imposto": "18%", "dataDeVencimento": "25-03-2022", "frete": "200" }, "Cobrador": { "telefone": "989797", "fax": "998463", "e-mail": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "endereço": { "company": "Organization 1", "street": "Street 1", "city": "City 1", "zip": "123456" } }, "Receptient": { "name": "recepeint 1", "address": { "street": "testveien 3 ", "city": "City 1", "zipcode": "0555", "country": "Country 1" } }, "Product": [ { "quantity": 1, "description": "item 1", "unitPrice": 45, "totalPrice": 867 }, { "quantity": 2, "description": "item 2", "unitPrice": 123, "totalPrice": 3464 }, { "quantity": 3, "description": "item 3", "unitPrice": 323, "totalPrice": 6564 } ] }, "footer": { "phone": "phone123", "fax": "fax123", "email": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

Configure os parâmetros de acordo com as instruções na ação "Gerar Documento" do PDF4me.

Adicionar ação de upload para o Dropbox com um controle de loop

Quando os documentos são gerados dinamicamente, haverá vários arquivos de saída. Para cada arquivo, o Zap deve salvá-lo no local desejado. Usamos a ação de controle "Para cada" para lidar com a situação em que vários arquivos de saída são esperados.

Adicione a seguinte ação do Dropbox dentro do loop.

Você pode configurar os seguintes campos na ação Loop e certificar-se de que a ação Upload to Dropbox esteja dentro do looper.

A fatura dinâmica gerada terá a seguinte aparência:

Você também pode adicionar um código QR ou um código de barras para tornar sua fatura legível por máquina usando a ação "Adicionar código de barras".