Automatize processos de PDF com o aplicativo PDF4me Scan & Automate.

A Automação do Fluxo de Trabalho de Documentos no PDF4me foi criada para que seus clientes transformem seus processos de negócios rotineiros em processos altamente automatizados, baseados em regras de fluxo de trabalho, onde tarefas manuais de manipulação de documentos são realizadas automaticamente, sem a necessidade de conhecimento em programação.

Automatizar seus fluxos de trabalho de documentos, especialmente os processos manuais realizados por humanos, apresenta limitações significativas em termos de responsabilidade, precisão, produtividade, eficiência e, principalmente, satisfação do usuário final. Como equipe, priorizamos a satisfação do cliente, que é fundamental para o sucesso de qualquer produto ou serviço. Neste artigo, temos o prazer de apresentar a solução de automação de fluxo de trabalho de documentos que desenvolvemos com uma infraestrutura robusta em nuvem, capaz de beneficiar seus diversos processos de negócios.

Quando falamos de automação do fluxo de trabalho de documentos, o que isso realmente significa? Como ela se diferencia de outras plataformas de automação de fluxo de trabalho?

Existem diversas plataformas de automação de fluxo de trabalho disponíveis no mercado para diferentes finalidades. Somos visionários no mundo do processamento de documentos e desenvolvemos nosso sistema de fluxo de trabalho capaz de automatizar todos os seus processos baseados em documentos. Em outras palavras, todas as nossas ações, gatilhos e controles de fluxo de trabalho estão de alguma forma conectados a documentos. Por exemplo, "Enviar e-mail" é uma ação para enviar um e-mail para alguém, mas também pode enviar documentos como anexos provenientes de ações executadas anteriormente. É por essa finalidade específica que chamamos isso de automação de fluxo de trabalho de documentos .

Como usuário Pro do PDF4me, qualquer pessoa pode criar seu próprio fluxo de trabalho para automatizar todos os seus processos de negócios manuais. Acesse "Fluxos de Trabalho" no menu "Configurações da conta", que aparece ao clicar no ícone do usuário.

Seu painel de controle de fluxo de trabalho agora está carregado com a documentação essencial e cria novas opções de fluxo de trabalho. Você pode consultar a documentação detalhada antes de prosseguir para conhecer as ações, os controles e as opções de compartilhamento disponíveis para sua necessidade.

Ao clicar no botão Criar Fluxo de Trabalho, uma janela pop-up será exibida para que você crie seu fluxo de trabalho, inserindo o nome e a descrição. Lembre-se de que esse nome de fluxo de trabalho aparecerá no seu aplicativo móvel para que você possa executá-lo a partir do seu celular. Forneça os detalhes e clique em Criar Fluxo de Trabalho .

Agora você pode visualizar seu fluxo de trabalho com ações de início e fim padrão, além dos botões "Salvar como rascunho", "Salvar" e "Publicar" na parte inferior. Durante a criação do fluxo de trabalho, a opção "Salvar como rascunho" será muito útil para preservar suas alterações. Após concluir a criação do seu fluxo de trabalho, clique no botão "Salvar e Publicar" para salvá-lo e ativá-lo imediatamente.

Agora é hora de adicionar as ações e os controles necessários para concluir a criação do seu fluxo de trabalho. Clique no ícone entre "Iniciar" e "Fim" para adicionar uma nova etapa ao seu fluxo de trabalho, exibindo a lista de ações e controles disponíveis. Você também pode pesquisar a ação que deseja adicionar.

Agora, vamos selecionar a ação "Converter para PDF" na lista.

Normalmente, cada ação pode ter algumas propriedades como entrada, dependendo do processamento do documento em questão. Por exemplo, a ação "Dividir por número de página" tem o número da página como parâmetro de entrada, além do arquivo. Já a ação "Converter para PDF" não possui parâmetros. Agora, vamos adicionar a ação "Enviar e-mail" como próximo passo.

O recurso "Enviar documentos por e-mail" possui três parâmetros: o endereço de e-mail (para quem o e-mail deve ser enviado), o assunto (para o assunto do e-mail) e o corpo da mensagem (para o conteúdo da mensagem). Preencha as informações necessárias e salve o arquivo.

Seu fluxo de trabalho final está assim e pronto para ser publicado e utilizado. Rápido e fácil, não é? Após a publicação, você poderá usar o fluxo de trabalho no seu aplicativo móvel ou encontrá-lo no menu principal do PDF4me. Além disso, você pode consultar os registros na janela principal do fluxo de trabalho, como última execução, duração, custo da chamada, etc.

Observe que as ações ainda são contabilizadas como custos de chamadas de API no seu limite de chamadas elegíveis para automação. Você pode verificar isso nas configurações da sua conta e adicionar mais chamadas de API para aumentar o uso. Caso contrário, de acordo com o seu plano Pro, você receberá alguns créditos gratuitos a cada mudança de ciclo de faturamento.

Esta é uma das funcionalidades mais valiosas do processo de automação do fluxo de trabalho de documentos do PDF4me. Você pode acionar o fluxo de trabalho que criou no portal PDF4me a partir de seus dispositivos móveis ou tablets, de qualquer lugar e a qualquer hora. A primeira captura de tela mostra como navegar até Automação e visualizar o fluxo de trabalho que você criou.

A segunda captura de tela mostra todos os seus fluxos de trabalho criados no portal PDF4me, prontos para serem utilizados a qualquer momento. Ao selecionar o nome do fluxo de trabalho, o arquivo escolhido será enviado ao sistema, que executará todos os seus processos de negócios e notificará você quando o fluxo de trabalho for iniciado.

A automação de fluxos de trabalho oferece diversas vantagens em comparação com processos manuais. Ela reduz o manuseio manual, melhora o tempo de processamento, otimiza o gerenciamento da carga de trabalho, diminui erros manuais e muito mais. A PDF4me é visionária e busca tornar o processamento de documentos simples, eficiente e acessível a todos. Basta se cadastrar na PDF4me, baixar e instalar o aplicativo PDF4me Scan & Automation na sua loja de aplicativos.