Automatização do Mail Merge usando PDF4me

Mail merge é um método de leitura de dados de uma fonte de dados e de substituição de variáveis correspondentes em outro documento. Normalmente requer dois arquivos, um para armazenar os campos da fusão - a variável para os dados a serem inseridos. O outro contém tanto as instruções para formatar os dados da variável como as informações que serão idênticas em cada resultado da mail merge.

Por exemplo, os dados são lidos de um banco de dados, JSON, CSV, planilhas do Excel, planilhas do google ou outras formas de dados estruturados e inseridos em um modelo de documento existente para e-mails, faturas ou qualquer outro que necessite de dados dinâmicos a serem preenchidos. Os modelos podem ser frequentemente um documento Word, PDF, e-mails, carta de formulário, etc.

Vamos considerar um cenário em que você deseja enviar e-mail com dados dinamicamente preenchidos para uma lista de destinatários. No arquivo de dados, você pode incluir instruções para inserir o nome de cada destinatário em um determinado lugar; o mail merge combinaria esse e-mail com uma lista de destinatários para produzir um e-mail para cada pessoa da lista.

O recurso de mail merge também é usado com muita freqüência para imprimir documentos com dados dinâmicos. Digamos que para imprimir faturas, você construiria um documento de origem contendo os endereços das pessoas para as quais você deseja imprimir faturas e o documento principal que controla onde o nome, endereço, cidade, estado e CEP de cada pessoa irá na Fatura.

O documento principal também conteria informação sobre quantas facturas estão em cada página, o tamanho de cada factura, o tamanho do papel e o tipo de impressora que irá utilizar para imprimir as Facturas. A execução de um mail merge com os dois ficheiros resulta num conjunto de Facturas, uma para cada entrada no documento de origem, com cada factura formatada de acordo com as informações do documento principal.

O correio funde-se com PDF4me

PDF4me desenvolveu poderosos conectores concebidos para fornecer capacidades de fusão de correio com diferentes formas de fontes de dados. PDF4me Mail merge permite-lhe criar um lote de documentos que são personalizados para cada destinatário. Usando o arquivo modelo como PDF ou Word Doc, PDF4me aceita dados de um arquivo ou lista de arquivos para preencher dados dinâmicos para o processo de mail merge.

Mescla de correio com Zapier e PDF4me

No Zapier, o recurso de fusão de correio foi implementado de quatro maneiras.

• Mail Merge with Data File (List of Docs) - Utiliza uma palavra ou PDF como modelo e funde-se com dados contidos num ficheiro em formato excel ou JSON e devolve vários ficheiros em formato zip
• Mail Merge with Data File (Single Doc) - Similar à ação acima, mas retorna apenas um único arquivo no mesmo formato que o arquivo modelo
• Mail Merge with Data String (List of Docs) - Utiliza uma palavra ou PDF como modelo e funde-se com dados como texto em formato JSON e retorna múltiplos arquivos em um zip
• Mail Merge with Data String (Single Doc) - Similar à ação acima, mas retorna apenas um único arquivo no mesmo formato que o arquivo modelo

No caso de retornar múltiplos arquivos, também há uma opção para fundir os arquivos de saída se o arquivo modelo for PDF. Isto dará um único PDF como arquivo de saída.

O tipo de modelo actualmente suportado em Word e PDF. O ficheiro de dados utilizado para fundir com um modelo só pode ser fornecido em formato excel ou JSON. Para o excel pode ser no seguinte formato.

Para criar a estrutura JSON poderia ser neste formato

Data Array

[
  ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"],
  ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
  ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]
]

ou

Lista de dados

{
  "DataList":[
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": "FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

O modelo Word do Mail merge deve ser criado usando o recurso de mail merge do Microsoft Word. Para criar a estrutura do JSON, você poderia usar o recurso Código por Zapier para construir o texto JSON. Veja a captura de tela abaixo

Funcionalidades Mail Merge com Power Automate

O conector PDF4me power automation tem uma característica importante para os usuários de pequenas e grandes organizações que lidam com dados dinâmicos do dia-a-dia e preparam documentos com esses dados dinâmicos para seus processos de negócios. O Mail Merge é agora elevado para automatizar as gerações de documentos do dia-a-dia juntamente com os seus itens de dados dinâmicos.

Por exemplo, quando um novo dado de cliente é adicionado a um item da lista do SharePoint, há um gatilho para o Power Automate do SharePoint para fazer um link com o Conector PDF4me para gerar documentos através da aplicação dos recursos de Mail Merge.

PDF4me Ações de Fusão de Correio

PDF4me Connect tem quatro combinações diferentes de acções de mail merge para simplificar aos utilizadores. Como discutimos anteriormente, os dados são o jogador-chave para decidir qual ação é a melhor opção para a sua necessidade. O PDF4me permite amplas opções para trazer dados de qualquer fonte como OData, SharePoint, Spreadsheet, Json ou Structured string, etc.

• Mail Merge with Data File (Lista de Docs)
  Esta ação produz múltiplos documentos como saída e aceita dados como um arquivo. Ela poderia suportar formatos de arquivo .xlsx e .json.
• Mail Merge with Data File (Único documento)
  Esta ação produz um único documento como saída e aceita dados como um arquivo. Ela poderia suportar formatos de arquivo .xlsx e .json.
• Mail Merge with Data String (Lista de Docs)
  Esta ação produz múltiplos documentos como saída e aceita dados como uma string. Esta é uma opção aberta a usuários que podem trazer dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON, como indicado abaixo na seção de amostras.
• Mail Merge with Data String (Single Doc)
  Esta ação produz um único documento como saída e aceita dados como uma cadeia. Esta é uma opção aberta a usuários que podem trazer dados de qualquer fonte e preparar a estrutura JSON, como indicado abaixo na seção de amostras.

Estrutura dos dados da amostra

Data Array

[["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], [
"FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"],
["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"]]

ou

Lista de dados

{"DataList":[{"FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2":
 "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3"}: "FieldValue3"},
{"FieldName1":" FieldValue4", "FieldName2":
"FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6"}]}

Exemplo de fluxo de trabalho com Mail Merge with Data String (Lista de Documentos)

Neste exemplo de fluxo de trabalho, obtemos dados dos itens da SharePoint List. Acionador adicionado para obter itens da lista quando um item é adicionado ao seu item da lista de dados do SharePoint especificado.
Em seguida, obtenha o seu modelo de documento para aplicar o mail merge. Em seguida, inicialize a variável para preparar os dados como uma estrutura JSON adequada com funções String.
Finalmente, mapear os campos com PDF4me conectar para realizar o Mail Merge e produzir documentos como você desejar.

Finalmente, você pode adicionar seus aplicativos de negócios para levar adiante os documentos produzidos de acordo com o ciclo de vida do seu processo de negócios.