PDF4meのワークフロー自動化機能は、日常的な文書処理プロセスを一度定義・設定するだけで、必要な時に自動的に実行できるように支援します。これにより、組織や個人は、ビジネスプロセスの自動化をより迅速かつ安全に、より効果的に管理できるようになります。
PDF4meでは、他のアプリと連携して、単一または複数の機能を同期できる機能を提供することを目指しています。PDF4meは既にその文書処理能力を証明し、あらゆる層のユーザーが利用できる多くの文書関連機能を提供してきました。今こそ、強力なワークフローを活用して、文書処理業務をより簡単にする時です。
PDF4meワークフロー
最も信頼性が高く安全な組み込み型ドキュメントワークフローシステム。トリガーを検知し、アクションシーケンスの実行をより迅速かつ安全に開始できます。 PDF4meワークフロー このシステムは、複数の機能を単一のワークフローに組み合わせることをサポートしており、PDF4me内で単一のワークフローとして実行できます。
このワークフローでは、実行後すぐにドキュメントが出力され、PDF4meストレージに保存することもできます。出力ドキュメントを外部アプリに送信する方法としては、メール送信、Dropboxへの保存、FTPへの保存など、さまざまな方法が可能です。今後、PDF4meワークフローと連携するアプリをさらに追加していく予定です。
バーコードで分割
バーコードによる分割ワークフローアクションは、ページ内のバーコードに基づいて、PDF ファイルを複数の PDF ファイルに分割できます。分割は、設定で指定された情報と一致するバーコード データ上、またはその後に発生します。以下のスナップショットによると、分割は指定されたバーコードが識別された後に発生します。バーコードの種類は「任意」に設定するか、検索する特定のバーコードを選択できます。バーコードフィルタは、クエリに一致するように定義され、クエリは「～を含む」または「～で始まる」または「～で終わる」に一致します。
このアクションの出力結果は、ソースファイル名に順序番号が付加された自動生成されたファイル名を持つ複数の PDF ファイルです。このアクションの後、 各 コントロール機能を使えば、出力ファイルを一つずつ順番に処理できます。例えば、各ドキュメントをメールに添付して送信したり、指定したフォルダにクラウドストレージに保存したりできます。
バーコードデータを読み込んでバーコードごとに分割した出力ファイルの名前を変更するにはどうすればよいですか？
以下は、PDF4meのワークフロー例です。このワークフローでは、バーコードデータに基づいてPDFファイルを分割し、各ドキュメントのバーコードデータを読み取って新しいファイル名を適用します。最後に、出力されたドキュメントはDropboxのファイルストレージに保存されます。
バーコード値を読み取る式を使用すると、以下のような目的の出力ファイル名を構築できます。
${file.pages[0].Barcodes[0].value}.pdf
次に、バーコード読み取りアクションを実行すると、出力ファイルがDropboxの保存場所に保存されます。このアクションでは、出力ファイル名を自由に指定できますが、ファイル名が重複しないように注意してください。重複すると、出力保存場所内の同じファイルが何度も上書きされてしまいます。
今回のケースでは、バーコードデータとファイル拡張子を連結した式を追加します。このワークフローを実行すると、想定どおり、バーコードで分割された出力ファイルが新しいファイル名で作成されます。
この情報が、ドキュメントの目的に合った、動的に生成された希望のファイル名に変更したい多くの方のお役に立てば幸いです。このサンプルは、バーコード読み取り以外にも活用できます。ここで使用している式は汎用的なJavaScript関数です。JavaScriptを使えば、誰でもニーズに合わせてあらゆる種類のファイル名を作成できます。