文書分類は、ほぼすべての業界において数十年にわたり大きな課題であり、様々なビジネスプロセスにおいて非常に重要な役割を担っています。従来、このプロセスは手作業で行われており、ユーザーが文書を読み、分類対象となる主題を特定していました。手作業による分類はより正確な分類を可能にする一方で、非常に時間とコストがかかるという課題がありました。
ビジネスプロセスのデジタル化は、時間の経過とともに手作業を大幅に削減し、経済成長の加速につながっています。市場には、ビジネスプロセスをより迅速かつ容易に拡張できるドキュメントワーク自動化ツールやサービスが既に多数存在します。その一環として、ビジネスプロセスに流入する大量のドキュメントの整理を迅速化する必要があります。ソートと整理のプロセスは、サポート機能を使用して自動的に実行できます。 PDF4meワークフロー 特徴。
より理解を深めていただくために、具体的な使用例を取り上げました。
- 正規表現を使用して文書から請求書番号を検索し、その請求書番号でファイル名を変更する方法を、手順を追って詳しく説明します。
文書を整理し、名前を変更し、整理されたストレージに保存するための3つの簡単なステップ。
ステップ1：必要な時だけOCRを実行する
これは、PDF4me のワークフローアクションの最初のステップとなります。PDF OCR アクションは強力な機能で、入力ドキュメントがスキャンされたドキュメントかテキストベースのドキュメントかを検出し、必要な場合にのみ OCR を適用します。通常、OCR は強力な OCR エンジンと関連コンポーネントを搭載した専用リソースを必要とするため、他の機能よりもコストが高くなります。
自動化ワークフローでは、ドキュメントがスキャン画像である場合にOCRが必要になる場合があります。ドキュメントにスキャン画像がなく、OCRを適用する必要がない場合は、無駄な費用を支払う必要はありません。ワークフローにOCRアクションを追加する際に、「必要に応じてOCRを実行する」オプションを有効にするだけで済みます。このアクションは、変換後にテキストベースのPDFファイルを生成するか、変換が不要な場合は元のファイルを返します。
ステップ2：PDFドキュメントの各ページからテキストを抽出する
ワークフローアクション「テキスト抽出」は、ページコンテンツ全体を次のアクションのデータコンテキストに取り込みます。これにより、特定のテキストの解析、目的のテキストの有無の確認、解析したテキストとカスタムテキストの結合など、JavaScript式を使用してコンテンツを自由に操作できます。この例では、オンラインで支払済みの領収書から請求書番号を検索します。
請求書サンプル（PDF）：
この PDF ファイルから請求書番号を解析し、この番号を使用してファイル名を変更し、PDF4me に保存します。 マイドキュメント ついにクラウドストレージが登場。
このアクションの出力データコンテキストには、以下の形式のテキストが含まれます。
${file.pages[0].PageText}
[0] - これはゼロから始まるページ番号を示します。任意の数値を設定することで、PDF ドキュメントの任意のページ範囲からページ テキストを取得できます。
PageTextデータコンテキストから一致するものを見つけるために、以下のように正規表現を追加します。
${file.pages[0].PageText.match(/Invoice\\s_?[#-]\\s_[0-9]*/g)}
これは、データコンテキストの結果に正規表現を適用するシンプルなJavaScript関数です。この正規表現は、請求書番号と請求書ラベルの両方を検索します。
このように、JavaScript関数を利用することで、あらゆる論理関数を適用して文書を識別し、より正確に、かつ手作業なしで分類するための判断を下すことができます。
ステップ3：ファイル名を変更して「マイドキュメントストレージ」に保存します。
MyDocに保存 これは、PDF4me のアクションで、ドキュメントを PDF4me ストレージに保存できます。Dropbox、FTP、または Google Drive に保存することも可能です。デモンストレーションのために、 マイドキュメント 現時点ではストレージとして使用されます。すべての保存アクションには出力ファイル名という項目がありますが、これは必須項目ではありません。
カスタムファイル名は、次のような動的な組み合わせで設定できます。 ${INV}-{UTCNOW()}.pdf - これにより、INV- で始まる接頭辞と現在の UTC 時刻が動的に付加されたドキュメントが生成されます。出力ドキュメントの保存方法と保存場所を制御できます。デモのユースケースでは、以下のように正規表現とともにデータコンテキストを配置して新しいファイル名を生成する必要があります。
${file.pages[0].PageText.match(/Invoice\\s_?[#-]\\s_[0-9]*/g)}.pdf
これら3つの手順をすべて実行すると、ドキュメントは分類、名前変更され、指定したファイル保存場所に保存されます。これでどれほど簡単になったでしょうか？PDF4meは常にエンドユーザーの視点に立ち、ドキュメント処理の世界でユーザーの生活を非常に楽にすることを心がけています。