PDF4meには、文書作成作業を効率化し、手作業による書類作成から解放してくれる、豊富なPDF機能とツールが備わっています。さらに進化を遂げたPDF4meは、ユーザーの意図をより的確に理解します。指示がなくても、文書ワークフローの自動化と実行をサポートしてくれます。「Dropboxに2つのフォルダを作成し、PDF操作を順番に選択するだけ。あとはリラックスして待つだけで、作業が完了します。」もう少し詳しく見ていきましょう。
Dropboxは、データ交換やファイル管理において、多くの人にとって便利なツールです。Dropbox内にホットフォルダを作成し、処理対象のファイルをそこに配置します。その後、PDF4meによる処理を経て、ファイルは別のフォルダに移動されます。自動化を少しでも進めることで、生産性の向上につながります。
3つのステップで作業は完了です。 Dropboxの自動化
- ソースフォルダとターゲットフォルダを設定します。
- pdf4meからアクションを追加する
- アクションの順序付けとワークフローの作成
ソースフォルダとターゲットフォルダを設定します。
下の図は、ソースフォルダとターゲットフォルダをそれぞれの場所から選択する方法を示しています。ソースフォルダは、処理が必要なすべての入力ファイルを格納するように設定されたフォルダです。同様に、宛先フォルダ（ターゲットフォルダ）は、処理されたすべてのファイルが移動されるフォルダです。これらの場所はファイル管理の入力となるため、設定時に場所を保存しておくことは非常に重要です。
PDF4meからアクションを追加する
PDF4meには、さまざまなアクションと機能が用意されています。複数のアクションで構成されるワークフローを作成する場合、各アクションの実行順序を指定する必要があります。たとえば、ソースフォルダに入ったドキュメントを最適化してPDFに変換するとします。ターゲットフォルダには、選択したアクションの順序に従って最適化および変換された処理済みファイルが格納されます。分かりやすいようにスクリーンショットをご覧ください。
ワークフローのアクションの順序付け
ソースフォルダとターゲットフォルダを設定した後、利用可能な機能リストからアクションを選択します。この例では、「最適化」と「PDFに変換」という2つのアクションがあります。
もしあなたが選ぶなら 最適化するさらに、プロファイルを選択するよう求められる場合があります。ここで、プロファイルは次のとおりです。 デフォルト、ウェブ、または印刷プロファイルを選択して、以下に示すように保存しましょう。これは、選択した機能すべてに共通する手順です。
2番目に選択できるアクションは「PDFに変換」アクションで、変換モードを決定するように求められます。 速いか詳細かこのモードと準拠条件の選択は保存できます。前述のとおり、これらのオプションは「PDFに変換」機能に非常に適用されます。
ご覧のとおり、最初に実行すべきアクションは 最適化する 続いて2番目の行動 PDFに変換したがって、注文番号1は「最適化」アクションに割り当てられ、注文番号2は「PDF変換」アクションに割り当てられます。アクションの実行順序は、注文番号の順になります。このように、ワークフローはこの注文番号の順序に基づいて作成されます。
処理された出力ファイルはターゲットフォルダにあります
すべての処理が完了すると、最終出力は指定されたフォルダに保存されます。
このようにすれば、Dropboxに2つのフォルダを作成し、pdf4meの機能をアクションとして利用するだけで、必要に応じて独自のワークフローシステムを構築できます。時間のかかる日々の文書作成業務やプロセスの大半は、PDF4meのちょっとした助けを借りて、自動的に実行できるようになります。