ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）は、多くのルーチン的な手作業プロセスを排除することで、組織の収益性を向上させています。また、プロセスの高速化とセキュリティ強化により、顧客満足度の向上にも貢献しています。PDF4meもまた、顧客向けに多くのドキュメント関連自動化プロセスを実現しています。PDF4meの主要な自動化機能の一つはメールマージ自動化であり、他の多くの機能と比べてセキュリティ面で大きな優位性があります。PDF4meは、機密データやドキュメントテンプレートを安全なクラウドストレージ上で処理し、データ保持ポリシーに基づき、処理済みのファイルを定期的に自動的に削除します。
メールマージ自動化
PDF4meのメールマージ自動化機能を使えば、WordテンプレートとExcel、JSON、SharePoint、CRM、SAPなど様々なソースからの動的データを統合する作業が完全に自動化されます。この自動化機能により、複数のドキュメントを一度に作成して承認のために送信したり、異なる保存先に保存したりすることが可能になります。Zapier連携、Microsoft Power Automate/PowerApps、PDF4me REST APIなど、様々な方法でこの機能を実現できます。
適切な行動には適切なツールを選択する
さまざまなユースケースから学び、エンドユーザーの視点から見て自動化が非常にシンプルで理解しやすいように、4つの異なるメールマージアクションを開発しました。これらのアクションはすべて、 Zapierとの連携 そして Power Automate/PowerApps。
データファイルを使用したメールマージ（ドキュメント一覧） この操作では、データ形式をファイル形式のみとして受け入れることで、複数のドキュメントを一度に生成できます。現在サポートされているファイル形式は、.xlsx と .json です。Excel の構造と JSON の構造の例を以下の画像に示します。
データファイルを使用したメールマージ（単一ドキュメント） この操作では、データ形式をファイル形式のみとして受け入れることで、一度に1つのドキュメントを作成できます。現在サポートされているファイル形式は、.xlsxと.jsonです。
データ文字列（ドキュメント一覧）を使用したメールマージ この操作では、複数のドキュメントが出力され、データは文字列として受け付けられます。これは、あらゆるソースからデータを取得し、以下のサンプルセクションに示すようなJSON構造を準備できる、ユーザー向けのオプションです。
データ文字列を使用したメールマージ（単一ドキュメント） このアクションは、出力として単一のドキュメントを生成し、データを文字列として受け取ります。これは、任意のソースからデータを取得し、以下のサンプルセクションに示すようなJSON構造を準備できるユーザー向けのオプションです。
サンプルデータ構造
JSON構造の例（リスト配列）：
[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]
どのように機能するのですか？
必要なのは、ZapierまたはPower Automateコネクタを使用して、さまざまなアプリのデータファイルの内容とテンプレートファイルの内容をマッピングすることだけです。
このアクションはデータファイルを読み込み、Word/PDFテンプレートに基づいて差し込み印刷を実行します。1回の呼び出しで複数のドキュメント出力が生成されます。また、Wordテンプレートの場合はWord形式の出力、PDFテンプレートの場合はPDFファイル形式の出力が生成されます。WordテンプレートからPDFファイルを作成したい場合は、この差し込み印刷アクションの横に「PDFに変換」アクションを追加してください。
自動化におけるAPIのコスト計算はどのように行われるのですか？
複数の文書を生成する処理はすべて、一度に10個の文書に制限されています。これは、ネットワークの様々な制限により、処理負荷が大きくなり、場合によっては出力が全く行われなくなることを避けるためです。
これらの操作はすべて、呼び出しごとに1つのAPIコストとして計算されます。生成されるドキュメントの数に関係なく、操作ごとに1つのAPIコストとして計上されます。
Word文書に差し込み印刷フィールドを作成する方法は？
上記と同様の差し込み印刷フィールドを作成するには、メールのメニューに移動し、「差し込み印刷フィールドの挿入」オプションを選択します。
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