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PDF4meを使用したメールマージの自動化

7分読み取り
Sankalp Mishra
PDF4me Team

差し込み印刷とは、データソースからデータを読み込み、別の文書内の対応する変数を置き換える方法です。通常、2つのファイルが必要です。1つは差し込みフィールド（挿入するデータの変数）を格納するファイル、もう1つは変数データの書式設定方法と、差し込み印刷の結果すべてで共通となる情報を格納するファイルです。

例えば、データベース、JSON、CSV、Excelスプレッドシート、Googleスプレッドシート、その他の構造化データ形式からデータを読み込み、電子メール、請求書、その他動的なデータ入力が必要な文書テンプレートに挿入します。テンプレートは、Word文書、PDF、電子メール、定型書簡など、様々な形式が考えられます。

受信者リストに対して動的にデータが入力されたメールを送信したい場合を考えてみましょう。データファイルには、各受信者の名前を特定の場所へ挿入する指示を含めることができます。メールマージ機能は、このメールと受信者リストを結合して、リスト内の各人宛てのメールを作成します。

差し込み印刷機能は、動的なデータを含む文書を印刷する際にもよく使用されます。例えば、請求書を印刷する場合、請求書を印刷したい人の住所を含むソース文書と、各人の名前、住所、市区町村、都道府県、郵便番号を請求書のどこに表示するかを制御するメイン文書を作成します。

メイン文書には、各ページに何枚の請求書が掲載されているか、各請求書のサイズ、用紙サイズ、および請求書の印刷に使用するプリンターの種類に関する情報も含まれます。これら2つのファイルを使って差し込み印刷を実行すると、ソース文書の各項目に対応する請求書セットが作成され、各請求書はメイン文書の情報に基づいてフォーマットされます。

PDF4meを使用したメールマージ​

PDF4meは、さまざまなデータソースとのメールマージ機能を実現する強力なコネクタを開発しました。PDF4meのメールマージ機能を使えば、受信者ごとにパーソナライズされた文書を一括作成できます。PDFまたはWord文書のテンプレートファイルを使用することで、PDF4meはファイルまたはファイルリストからデータを受け取り、メールマージ処理に必要な動的なデータを生成します。

ZapierとPDF4meを使ったメールマージ​

Zapierでは、メールマージ機能が4つの方法で実装されています。

  • データファイルを使用したメールマージ（ドキュメント一覧）：WordまたはPDFをテンプレートとして使用し、ExcelまたはJSON形式のファイルに含まれるデータとマージして、複数のファイルをZIP形式で返します。
  • データファイルを使用したメールマージ（単一ドキュメント）：上記のアクションと同様ですが、テンプレートファイルと同じ形式の単一ファイルのみを返します。
  • データ文字列（ドキュメント一覧）を使用したメールマージ：WordまたはPDFをテンプレートとして使用し、JSON形式のテキストデータとマージして、複数のファイルをzip形式で返します。
  • データ文字列を使用したメールマージ（単一ドキュメント）：上記のアクションと同様ですが、テンプレートファイルと同じ形式の単一ファイルのみを返します。

複数のファイルが返される場合、テンプレートファイルがPDFであれば、出力ファイルを結合するオプションもあります。これにより、単一のPDFファイルが出力ファイルとして生成されます。

現在サポートされているテンプレートの種類は、WordとPDFです。テンプレートとの結合に使用するデータファイルは、ExcelまたはJSON形式のファイルのみで提供できます。Excelの場合は、以下の形式になります。

JSON構造を作成する場合、この形式になります。

データ配列

[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]

または

データリスト

{
  "DataList": [
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": "FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

差し込み印刷用のWordテンプレートは、Microsoft Wordの差し込み印刷機能を使用して作成する必要があります。JSONの構造を作成するには、ZapierのCode機能を使用してJSONテキストを構築できます。以下のスクリーンショットを参照してください。

Power Automate のメールマージ機能​

PDF4me Power Automateコネクタは、日常的に動的なデータを扱い、それらの動的なデータを用いて業務プロセス用の文書を作成する、小規模から大規模組織のユーザーにとって重要な機能を備えています。メールマージ機能が強化され、動的なデータ項目を含む日々の文書作成を自動化できるようになりました。

例えば、SharePointのリストアイテムに新しい顧客データが追加されると、SharePointからPower Automateにトリガーが作動し、PDF4meコネクタと連携して、差し込み印刷機能を適用してドキュメントが生成されます。

PDF4meのメールマージ機能​

PDF4me Connectには、ユーザーが簡単に操作できるよう、4種類のメールマージアクションの組み合わせが用意されています。前述のとおり、どのアクションがニーズに最適かを判断する上で、データは重要な要素となります。PDF4meは、OData、SharePoint、スプレッドシート、JSON、構造化文字列など、あらゆるソースからデータを取り込むための幅広いオプションを提供します。

  • データファイルを使用したメールマージ（ドキュメント一覧）

この処理は複数のドキュメントを出力し、データとしてファイルを受け取ります。.xlsxおよび.jsonファイル形式に対応しています。

  • データファイルを使用したメールマージ（単一ドキュメント）

この処理は単一のドキュメントを出力し、データ形式はファイルとして受け取ります。.xlsxおよび.jsonファイル形式に対応しています。

  • データ文字列（ドキュメント一覧）を使用したメールマージ

この操作では、複数のドキュメントが出力され、データは文字列として受け付けられます。これは、あらゆるソースからデータを取得し、以下のサンプルセクションに示すようなJSON構造を準備できる、ユーザー向けのオプションです。

  • データ文字列を使用したメールマージ（単一ドキュメント）

この操作では、出力として単一のドキュメントが生成され、データは文字列として受け付けられます。これは、任意のソースからデータを取得し、以下のサンプルセクションに示すようなJSON構造を準備できる、ユーザー向けのオプションです。

サンプルデータ構造

データ配列

[[“FieldName1”, “FieldName2”, “FieldName3”], [ “FieldValue1”, “FieldValue2”, “FieldValue3”], [“FieldValue4”, “FieldValue5”, “FieldValue6”]]

または

データリスト

{
  "DataList": [
    {
      "FieldName1": "FieldValue1",
      "FieldName2": "FieldValue2",
      "FieldName3": "FieldValue3"
    },
    {
      "FieldName1": " FieldValue4",
      "FieldName2": "FieldValue5",
      "FieldName3": "FieldValue6"
    }
  ]
}

データ文字列を使用したメールマージのサンプルワークフロー（ドキュメント一覧）​

このサンプルワークフローでは、SharePointリストアイテムからデータを取得します。指定したSharePointデータリストアイテムにアイテムが追加されたときにリストアイテムを取得するトリガーを追加します。次に、メールマージを適用するためのドキュメントテンプレートを取得します。その後、文字列関数を使用してデータを適切なJSON構造として準備するために変数を初期化します。最後に、PDF4me Connectを使用してフィールドをマッピングし、メールマージを実行して、希望どおりのドキュメントを作成します。

最後に、ビジネスプロセスライフサイクルに従って、作成されたドキュメントを処理するためのビジネスアプリを追加できます。