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ZapierとPDF4meを使用して動的な請求書を生成する

5分読み取り
Sankalp Mishra
PDF4me Team

動的な文書生成は、デジタル世界において最も需要が高く、急速に成長している技術の一つです。周知のとおり、多くの企業がペーパーレス化を進めており、取引処理方法の変化に伴い、文書のデジタル生成が求められています。中でもPDF文書は、デジタル文書として最も好まれる形式です。金銭のやり取りがある企業では、常に請求書の発行が必要となります。そして、これらの請求書には、動的に生成されるデータが多く含まれています。

動的なデータを含む請求書を作成するには、差し込み印刷や差し込みフィールドなどの技術を用いる必要があります。カスタム請求書は、Wordなどの差し込みフィールド機能を備えたフォーム作成ソフトで作成された文書テンプレートに基づいています。動的なデータを含むPDF請求書を生成するには、差し込みフィールドを含むテンプレートを作成し、後で元のデータに置き換えます。

ZapierのPDF4me「ドキュメント生成」アクションを使用すると、動的な請求書を作成し、自動化できるため、最も重要な業務に集中できます。テンプレートと動的なデータが準備されていれば、生成プロセスを自動化できます。テンプレートはWordファイル、HTML、またはその他のサポートされている形式です。データは、スプレッドシート、CSV、JSON、XML、またはデータリストです。

動的な請求書を生成するには？​

ここでは、テンプレートがWord形式で、データがJSON形式である、Zapierで動的な請求書を作成する例を見てみましょう。JSON形式を使用することで、複雑なデータを構造化された形式で作成できます。

次のサンプルテンプレートを見てみましょう

Zapを開始するトリガーを追加します​

Zapierには、Zapを開始するためのトリガーがいくつかあります。ソースファイルを保存している場所に基づいて、好みのトリガーを選択できます。この例では、Dropboxトリガーを使用しています。 Dropboxに新しいファイルが追加されました DropboxがZapをトリガーするためのトリガー。

テンプレートとデータにDropboxからのダウンロードアクションを追加する​

テンプレートとデータを「ドキュメント生成」アクションに渡すには、ソースからテンプレートと関連データをダウンロードする必要があります。ここではDropboxを使用しているため、「Dropboxからダウンロード」アクションを使用します。

PDF4meから「ドキュメント生成」アクションを追加する​

ファイルのダウンロードが完了したら、それを「ドキュメント生成」アクションに渡す必要があります。アクション内で、テンプレートファイル名とデータファイル名を設定します。また、データタイプを選択します。PDF4meでは、MustacheレンダリングタイプでXMLとJSONの2種類のデータタイプが使用できます。今回の例ではJSONを使用します。

上記のサンプルテンプレートの場合、サンプルデータは以下のようになります。

{
  "Documents": [
    {
      "header": {
        "docType": "Original Copy"
      },
      "body": {
        "Column1": "Quantity",
        "Column2": "Description",
        "Column3": "Unit Price",
        "Column4": "Total",
        "Invoice": {
          "number": 14957,
          "date": "25-02-2022",
          "instructions": "Instruction Invoice 1",
          "subTotal": 200150,
          "tax": "18%",
          "dueDate": "25-03-2022",
          "shipping": "200"
        },
        "Biller": {
          "phone": "989797",
          "fax": "998463",
          "email": "[email protected]",
          "web": "www.doc1.com",
          "address": {
            "company": "Organization 1",
            "street": "Street 1",
            "city": "City 1",
            "zip": "123456"
          }
        },
        "Recepient": {
          "name": "recepeint 1",
          "address": {
            "street": "testveien 3 ",
            "city": "City 1",
            "zipcode": "0555",
            "country": "Country 1"
          }
        },
        "Product": [
          {
            "quantity": 1,
            "description": "item 1",
            "unitPrice": 45,
            "totalPrice": 867
          },
          {
            "quantity": 2,
            "description": "item 2",
            "unitPrice": 123,
            "totalPrice": 3464
          },
          {
            "quantity": 3,
            "description": "item 3",
            "unitPrice": 323,
            "totalPrice": 6564
          }
        ]
      },
      "footer": {
        "phone": "phone123",
        "fax": "fax123",
        "email": "[email protected]",
        "web": "www.123.com"
      }
    }
  ]
}

PDF4meの「文書生成」アクションで、パラメータを適切に設定してください。

ループコントロールを使用してDropboxへのアップロードアクションを追加します。​

ドキュメントが動的に生成される場合、複数の出力ファイルが生成されます。Zapは、各ファイルについて、指定された場所に保存する必要があります。複数の出力ファイルが想定される場合の処理には、「For Each」コントロールアクションを使用します。

ループ内に以下のDropboxアクションを追加してください。

したがって、ループアクションで以下のフィールドを設定し、Dropboxへのアップロードアクションがルーパー内に含まれていることを確認してください。

生成される動的請求書は以下のようになります。​

また、「バーコードの追加」機能を使用すると、QRコードやバーコードを追加して、請求書を機械で読み取り可能にすることもできます。