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Power AutomateとPDF4meを使用して動的な請求書を生成する

5分読み取り
Sankalp Mishra
PDF4me Team

動的文書生成機能は、ソースからの動的データを使用してパーソナライズされた文書のバッチを自動的に作成します。たとえば、請求書は、各受取人の名前で宛名が付けられるようにパーソナライズできます。動的データを使用して文書を作成するには、リスト、スプレッドシート、データベース、JSON、配列などのデータソースが必要です。差し込みフィールドは、定義済みのテンプレート内のプレースホルダーであり、後で上記のいずれか、またはその他のサポートされているデータソースからのデータを使用して置き換えられます。

動的なデータを含む請求書を作成するには、差し込み印刷や差し込みフィールドなどの技術を用いる必要があります。カスタム請求書は、Wordなどの差し込みフィールド機能を備えたフォーム作成ソフトで作成された文書テンプレートに基づいています。動的なデータを含むPDF請求書を生成するには、差し込みフィールドを含むテンプレートを作成し、後で元のデータに置き換えます。

PDF4me メールマージデータ文字列（ドキュメントのリスト）(プレビュー)を使用すると、動的な請求書を作成して自動化できるため、最も重要なタスクに集中できます。テンプレートと動的なデータが準備されていれば、生成プロセスを自動化できます。テンプレートは、Word ファイル、HTML、またはその他のサポートされている形式です。データは、スプレッドシート、CSV、JSON、XML、またはデータ リストです。

Power Automateで動的な請求書を生成する方法は？​

Makeを使用して動的データを含む請求書を生成するには、テンプレートとデータをクラウドストレージプラットフォームに保存する必要があります。少なくともテンプレートはDropboxなどのクラウドストレージに保存する必要がありますが、データは入力データフィールドに直接渡すことができます。

ここでは、マスタッシュ構文を使用して作成されたテンプレートの使用法について説明します。 {{placeholder field}} これは後に動的データに置き換えられます。

フローを開始するトリガーを追加します​

Power Automate には、フローを開始するためのトリガーがいくつかあります。ソース ファイルの保存場所に基づいて、優先するトリガーを選択できます。この例では、Dropbox トリガーを使用しています。 Dropboxでファイルが作成されると コネクタがザップをトリガーします。

Dropboxのトリガーによる動的ドキュメント生成

ファイルコンテンツを取得するためにDropboxステップを追加します。​

テンプレートデータを取得するには、Dropboxのステップ「ファイルコンテンツの取得」を使用してファイルをマッピングします。

Dropboxからテンプレートファイルの内容を取得する

PDF4meのデータ文字列を使用したメールマージアクションを追加する​

このアクションは、前のDropboxアクションからテンプレートファイルの内容を取得します。入力するデータは、JSON形式でデータ文字列テキストボックスに直接追加できます。

PDF4meのメールマージアクション

ユースケースのテンプレートにおける入力フィールドのデータは、以下のようになるはずです。

{
  "Documents": [
    {
      "header": {
        "docType": "Original Copy"
      },
      "body": {
        "Column1": "Quantity",
        "Column2": "Description",
        "Column3": "Unit Price",
        "Column4": "Total",
        "Invoice": {
          "number": 14957,
          "date": "25-02-2022",
          "instructions": "Instruction Invoice 1",
          "subTotal": 200150,
          "tax": "18%",
          "dueDate": "25-03-2022",
          "shipping": "200"
        },
        "Biller": {
          "phone": "989797",
          "fax": "998463",
          "email": "[email protected]",
          "web": "www.doc1.com",
          "address": {
            "company": "Organization 1",
            "street": "Street 1",
            "city": "City 1",
            "zip": "123456"
          }
        },
        "Recepient": {
          "name": "recepeint 1",
          "address": {
            "street": "testveien 3 ",
            "city": "City 1",
            "zipcode": "0555",
            "country": "Country 1"
          }
        },
        "Product": [
          {
            "quantity": 1,
            "description": "item 1",
            "unitPrice": 45,
            "totalPrice": 867
          },
          {
            "quantity": 2,
            "description": "item 2",
            "unitPrice": 123,
            "totalPrice": 3464
          },
          {
            "quantity": 3,
            "description": "item 3",
            "unitPrice": 323,
            "totalPrice": 6564
          }
        ]
      },
      "footer": {
        "phone": "phone123",
        "fax": "fax123",
        "email": "[email protected]",
        "web": "www.123.com"
      }
    }
  ]
}

「各項目に適用」コントロールを追加する​

このアクションでは複数のファイルが出力されるため、Power Automateの「各項目に適用」アクションを追加して、ファイルを順番に処理するようにしてください。

各電力自動制御に適用

ファイル作成Dropboxアクションを追加する​

出力ファイルを保存するDropboxアクションを追加して設定する 各項目に適用する コントロール。

出力ファイルを保存するDropboxアクション

生成される出力ファイルは以下のようになります。