動的文書生成とは、ソースからの動的データを用いてパーソナライズされた文書のバッチを自動的に作成するプロセスです。例えば、手紙を各受信者の名前で宛名付けてパーソナライズすることができます。動的データを用いた文書を作成するには、リスト、スプレッドシート、データベース、JSON、配列などのデータソースが必要です。差し込みフィールドは、定義済みのテンプレート内のプレースホルダーであり、上記データソース、またはその他のサポートされているデータソースからのデータを使用して後で置き換えられます。
PDF4meには、動的なコンテンツを含む多数のドキュメントを生成できる強力なコネクタが備わっています。このドキュメント自動化は、Power AutomateなどのMicrosoftの強力なツールとの簡単な連携によって実現できます。上級ユーザーであれば、PDF4me Connectの機能を統合して、ビジネスドキュメントの操作と管理を行うことができます。コネクタは、.xlsx、JSON、SharePointデータリスト、配列などのデータソースをサポートし、テンプレートにデータを挿入できます。
Microsoft Excelスプレッドシートは、動的なドキュメント作成において最もよく使用されるデータソースの一つです。Excelシートは使いやすく、データの制御性にも優れているため、動的なデータを整理するためのツールとして最も選ばれています。ここでは、動的なドキュメント生成ソフトウェアが大量ドキュメント生成の簡素化に非常に効果的なシナリオをいくつか見ていきましょう。
- ビジネス向け - 販促メール、請求書、レポート、見積書、メール、封筒などの作成
- 銀行・金融 - 明細書、カスタムメール、領収書などの作成
- 医療関連業務 - レポート作成、保険関連業務など
- 学業関連 - 学業成績報告書、証明書、成績表などの作成
ある意味、動的な文書生成とメールマージは、文書が関わるほぼすべての業務分野やビジネスで利用されています。
Excelスプレッドシートを使用してドキュメントを動的に生成するにはどうすればよいですか？
Excelスプレッドシートのデータを使用して大量のドキュメントを生成し、PDF4me ConnectとPower Automateを使用してクラウドストレージに保存したいというユースケースを見てみましょう。
Power Automateで動的なドキュメントを作成するために利用できるPDF4meアクションは4つあります。
- データファイルを使用したメールマージ（ドキュメント一覧）
- データファイルを使用したメールマージ（単一ドキュメント）
- データ文字列（ドキュメント一覧）を使用したメールマージ
- データ文字列を使用したメールマージ（単一ドキュメント）
Excelスプレッドシートを使用するため、データソースとして「データファイル」を使用するアクションを実行します。
どのように機能するのですか？
Power AutomateのPDF4meアクションを使用して、データファイルの内容とテンプレートファイルの内容をマッピングするだけで済みます。
上記の処理は、Excelファイルを読み込み、Word/PDFテンプレートに従って差し込み印刷フィールドを置換します。1回の呼び出しで多数のドキュメントを生成できます。入力内容に基づいて、Microsoft Wordテンプレートの場合はWord形式の出力、PDFテンプレートの場合はPDFファイル形式の出力を生成します。
あなたが望む例を挙げてみましょう。 貴社の全従業員向けにカスタム文書を作成するサンプルとなるExcelファイルは以下のようになります。
サンプルテンプレートには、データソースであるExcelスプレッドシートにマッピングするための以下の差し込みフィールドが含まれている必要があります。
データファイルの内容とテンプレートファイルのデータを正しくマッピングすると、以下に示すような出力が得られます。