PDF4meのドキュメントワークフロー自動化機能は、顧客が日常的な業務プロセスをワークフロールールに基づいた高度に自動化されたプロセスへと変革できるよう設計されています。これにより、さまざまなドキュメント操作に関する人間の作業は、コーディングの知識がなくても自動的に実行されます。
文書ワークフロー、特に人間が手作業で処理しているプロセスを自動化するには、説明責任、正確性、生産性、効率性、そして最終的にはエンドユーザーの満足度という点で大きな制約があります。私たちはチームとして、あらゆる製品やサービスの成功の鍵となる顧客満足度を常に最優先事項としています。この記事では、強力なクラウドインフラストラクチャを活用して構築した文書ワークフロー自動化ソリューションをご紹介できることを大変嬉しく思います。このソリューションは、お客様の様々なビジネスプロセスにメリットをもたらすでしょう。
文書ワークフローの自動化とは何ですか？
文書ワークフローの自動化について話すとき、それは具体的に何を意味するのでしょうか？他のワークフロー自動化プラットフォームとはどのように異なるのでしょうか？
市場にはさまざまな目的に合わせたワークフロー自動化プラットフォームが数多く存在します。私たちは文書処理の世界における先駆者であり、文書ベースのあらゆるプロセスを自動化できるワークフローシステムを構築しました。つまり、私たちのワークフローアクション、トリガー、コントロールはすべて何らかの形で文書と連携しています。例えば、「メール送信」は誰かにメールを送信するアクションですが、以前に実行されたアクションから生成された文書を添付ファイルとして送信することもできます。この明確な目的のために、私たちはそれを「 文書ワークフロー自動化。
PDF4meを使った最初のドキュメントワークフローを作成する方法は？
PDF4meのプロユーザーであれば、誰でも独自のワークフローを作成して、手作業で行っていた業務プロセスを自動化できます。ユーザーアイコンをクリックすると表示されるアカウント設定メニューから「ワークフロー」に移動してください。
ワークフローダッシュボードに重要なドキュメントが読み込まれ、新しいワークフローオプションが作成されました。先に進む前に詳細なドキュメントを参照して、要件に応じて利用可能なアクション、コントロール、共有オプションを確認してください。
「ワークフローの作成」ボタンをクリックすると、ワークフロー名と説明を入力してワークフローを作成するポップアップが表示されます。ここで注意すべき点は、このワークフロー名がモバイルアプリに表示され、モバイル端末からワークフローを実行できるようになるということです。詳細を入力してクリックしてください。 ワークフローを作成する。
これで、デフォルトの開始アクション、終了アクション、および下部にある「下書きとして保存」、「保存」、「公開」ボタンを備えたワークフローが表示されます。ワークフローの作成中に変更を保存するには、「下書きとして保存」が非常に便利です。ワークフローの作成が完了したら、 保存して公開 ワークフローを保存して即座に有効化するボタン。
さあ、ワークフローの作成を完了するために必要なアクションとコントロールを追加しましょう。開始と終了の間にあるアイコンをクリックすると、ワークフローに新しいステップが追加され、使用可能なアクションとコントロールの一覧が表示されます。追加したいアクションを検索することもできます。
さあ、選択しましょう PDFに変換 リストからアクションを選択する。
通常、各アクションには、それぞれのドキュメント処理に応じて入力となるプロパティがいくつかあります。たとえば、ページ番号で分割する場合、ファイルに加えてページ番号が入力パラメータとして必要になります。PDFへの変換の場合は、パラメータはありません。それでは、次のステップとして「メール送信」アクションを追加しましょう。
ドキュメントをメールで送信するには、送信先を指定する「メール」、件名を指定する「件名」、メッセージ本文を指定する「本文」という3つのパラメータがあります。必要な情報を入力して保存してください。
完成したワークフローは以下のようになり、公開してご利用いただけます。とても簡単でスピーディーでしょう？ワークフローが公開されると、モバイルアプリからこのワークフローを使用したり、PDF4meのメインメニューからアクセスしたりできます。また、ワークフローのメインウィンドウで、最終実行日時、実行時間、通話コストなどのログを確認することもできます。
アクションは、自動化対象のAPI呼び出し回数から引き続きAPI呼び出しコストとしてカウントされることにご注意ください。アカウント設定で確認し、API呼び出しを追加することで使用量を増やすことができます。また、Proプランによっては、請求サイクルごとに無料クレジットが付与されます。
PDF4me Scan & Automateアプリからワークフローをトリガーする
これは、PDF4meのドキュメントワークフロー自動化プロセスにおける最も価値ある機能の一つです。PDF4meポータルで作成したワークフローは、モバイル端末やタブレット端末からいつでもどこでも実行できます。最初のスクリーンショットは、自動化画面に移動して作成したワークフローを確認する方法を示しています。
2番目のスクリーンショットには、PDF4meポータルで作成したすべてのワークフローが表示されており、いつでも利用可能です。ワークフロー名を選択すると、選択したファイルがワークフローシステムに送信され、すべての業務プロセスが実行され、ワークフローが開始されたことを通知します。
最後に
ワークフローの自動化は、手動プロセスと比較して様々なメリットをもたらします。手作業の削減、処理時間の短縮、ワークロード管理の改善、人為的ミスの減少など、多くの利点があります。PDF4meは、文書処理をシンプルかつ効率的にし、誰もが利用できるようにすることを目指しています。必要なのは、PDF4meに登録し、PlayストアからPDF4me Scan & Automationアプリをダウンロードしてインストールするだけです。