Come dividere un PDF con Microsoft Power Automate?

Con il mondo che si sta muovendo verso un sistema di documentazione senza carta, l'utilizzo di documenti digitali sta registrando una crescita esponenziale. Persone di ogni estrazione sociale stanno prendendo coscienza dell'esistenza e dell'importanza dell'utilizzo di documenti digitali. Parallelamente, si assiste a un aumento dell'automazione dei documenti online.

Le app di automazione come Power Automate, Zapier, ecc. stanno riscuotendo sempre maggiore successo e rilevanza nel mondo digitale. Per chi utilizza spesso documenti digitali, è importante comprendere ed esplorare queste possibilità offerte dalla tecnologia documentale. Con una suite di gestione documentale completa e un'app di automazione flessibile, è possibile risparmiare tempo prezioso da dedicare ad attività più importanti.

PDF4me è una piattaforma di gestione documentale che ha introdotto potenti connettori in Power Automate (precedentemente Microsoft Flow) per consentire agli utenti di ottenere ottimi risultati nell'automazione dei documenti. Vediamo come ciò sia possibile provando a dividere un PDF con Microsoft Power Automate.

Per creare un flusso in Power Automate sono necessari almeno due componenti configurati correttamente: un trigger e un'azione. Un trigger è ciò che segna l'inizio di un flusso. Può essere qualsiasi cosa, anche una semplice richiesta HTTP a un documento creato nel tuo spazio di archiviazione cloud come Dropbox o OneDrive. In questo caso, esaminiamo semplicemente il processo di automazione della divisione di un documento PDF da OneDrive.

L'azione di divisione del PDF viene eseguita dal connettore PDF4me Split PDF. In questo caso, scegliamo di dividere il documento pagina per pagina, creando un PDF separato per ogni pagina. Il connettore offre diverse modalità di divisione del documento.

Dividi dopo pagina - Questa azione consente di dividere un PDF dopo una pagina specifica.

Divisione ricorrente dopo pagina - Le pagine vengono divise in questo modo in modo ricorrente a intervalli specifici indicati dall'utente. Ad esempio, se si imposta il valore 2 per il valore dell'azione di divisione , l'azione dividerà il PDF dopo ogni seconda pagina. In questo modo verranno creati file PDF più piccoli, ciascuno di 2 pagine, a partire dal PDF originale.

Consideriamo uno scenario in cui un utente desidera creare un PDF da ogni pagina del suo file PDF.

Costruzione del flusso PDF diviso

Per iniziare la costruzione del Flow, dobbiamo definire il Trigger.

• A tale scopo, utilizziamo un trigger di richiesta HTTP per OneDrive Web per avviare il processo di trasferimento dati. Ogni volta che il trigger rileva un nuovo file PDF, invia una richiesta HTTP. È possibile utilizzare anche altri trigger adatti alle proprie esigenze, ad esempio uno strumento di pianificazione per attivare un'azione ogni volta che viene creato un file nell'archivio.
• Ora dobbiamo accedere al documento. È stata configurata un'azione di OneDrive per recuperare i metadati del file, specificando la cartella in cui il documento sarà disponibile su OneDrive.
• Ora che disponiamo di tutti i metadati del file, dobbiamo estrarne il contenuto per iniziare a elaborarlo. Creiamo quindi una seconda azione di OneDrive per ottenere il contenuto del file.
• Ora che abbiamo impostato tutti i prerequisiti per iniziare l'elaborazione del file, è il momento di mettere in azione il connettore PDF4me. Il connettore Slit PDF si occupa di tutto il resto. Dobbiamo ora passare tutti i dati relativi al nostro PDF al connettore Split di PDF4me. Utilizziamo l'opzione "Recurring Split After Page" per costruire il nostro flusso di esempio. Ricordate di specificare il valore dell'azione di divisione, nel nostro scenario 1 (uno).
• La sequenza di processi finora eseguita genererà un elenco di file di output. L'output del precedente passaggio di divisione in PDF può ora essere utilizzato per eseguire ulteriori elaborazioni. In questo caso, vogliamo che i documenti generati vengano salvati nella stessa cartella di OneDrive da cui è stato attivato l'evento.

Possiamo anche utilizzare un'espressione per creare un passaggio avanzato per una particolare azione. Ad esempio, l'espressione seguente serve a impostare il percorso della cartella in cui devono essere salvati i file divisi.

sostituisci(triggerBody()?['filePath'],body('Ottieni_i_metadati_del_file_utilizzando_il_percorso')?['Nome'],'')

Dobbiamo selezionare l'output del passaggio precedente, specificando il percorso della cartella, il nome del file e il contenuto del file anche nell'azione finale.

Risparmia tempo con PDF4me - Automatizza i modelli

Microsoft Power Automate ci permette anche di creare modelli a partire dai flussi che abbiamo creato. Questo ci aiuterà a strutturare nuovi flussi basandoci sul modello o a riutilizzarli per crearne di simili. In questo modo risparmieremo molto tempo rispetto alla necessità di ricreare i flussi da zero.

PDF4me dedica molto tempo alla comprensione delle esigenze degli utenti e crea modelli di base che vengono utilizzati più frequentemente. Questo semplifica la vita agli utenti esperti di Power Automate, consentendo loro di creare flussi di lavoro documentali con pochi clic in pochi minuti.

Prova il modello "Dividi PDF in pagine separate" di PDF4me.

Riserviamo il bene più prezioso della nostra vita, il tempo , ai compiti più importanti.