Automazione del flusso di lavoro documentale con cartelle di uso frequente in Dropbox

PDF4me offre un buon numero di funzionalità e strumenti per i PDF che ti aiutano a semplificare le attività di documentazione, liberandoti dalla gestione manuale dei documenti. Grazie alla sua continua evoluzione, PDF4me è in grado di anticipare le tue esigenze. Può automatizzare ed eseguire i flussi di lavoro relativi ai documenti anche senza il tuo intervento. "Crea semplicemente due cartelle in Dropbox, scegli le azioni PDF desiderate in un ordine preciso, rilassati e vedrai il lavoro completato". Approfondiamo un po' l'argomento.

Dropbox è uno strumento pratico per molti di noi per lo scambio di dati e la gestione dei file. Creiamo cartelle "di uso frequente" in Dropbox, dove i file vengono inseriti per l'elaborazione. Successivamente, PDF4me li preleva e li sposta in un'altra cartella dopo averli elaborati. Un piccolo passo avanti nell'automazione si traduce in una maggiore produttività.

In 3 passaggi, il lavoro è fatto. Vai ad Automazione Dropbox

• Configura le cartelle di origine e di destinazione
• Aggiungi azioni da pdf4me
• Ordinare le azioni e creare il flusso di lavoro

L'immagine sottostante mostra come selezionare una cartella di origine e una di destinazione. La cartella di origine è quella configurata per contenere tutti i file di input da elaborare. Analogamente, la cartella di destinazione è la cartella in cui vengono spostati tutti i file elaborati. Salvare i percorsi durante la configurazione è molto importante, poiché questi percorsi saranno utilizzati per la gestione dei file.

PDF4me offre diverse azioni e funzionalità. Quando si crea un flusso di lavoro composto da più azioni, è necessario specificare l'ordine in cui ciascuna azione deve essere eseguita. Ad esempio, supponiamo di scegliere un documento da ottimizzare e convertire in PDF non appena viene inserito nella cartella di origine. La cartella di destinazione conterrà in genere il file elaborato, ottimizzato e convertito, secondo l'ordine selezionato per ciascuna azione. Allego uno screenshot per una migliore comprensione.

Dopo aver configurato le cartelle di origine e di destinazione, le azioni vengono selezionate dall'elenco delle funzionalità disponibili. In questo esempio, abbiamo due azioni: "Ottimizza" e "Converti in PDF".

Se si sceglie Ottimizza , potrebbe essere richiesto di selezionare un profilo. I profili disponibili sono predefinito, web o stampa . Selezioniamo il profilo e salviamo, come mostrato di seguito. Questa procedura è tipica per qualsiasi funzione selezionata.

La seconda azione che puoi scegliere è "Converti in PDF", seguita dalla richiesta di decidere la modalità di conversione, rapida o dettagliata . Puoi salvare questa selezione di modalità e conformità. Come accennato in precedenza, queste opzioni sono strettamente applicabili alla funzione "converti in PDF".

Come potete vedere, la prima azione da eseguire sarà l'ottimizzazione, seguita dalla conversione in PDF . Pertanto, all'azione "ottimizzazione" verrà assegnato il numero d'ordine 1, mentre all'azione "conversione in PDF" il numero d'ordine 2. L'ordine di esecuzione delle azioni corrisponderà quindi al numero d'ordine. Il flusso di lavoro viene creato in base a questa sequenza di numeri d'ordine.

Una volta completate tutte le operazioni, il risultato finale sarà disponibile nella cartella di destinazione.

In questo modo possiamo creare il nostro sistema di flussi di lavoro personalizzato, a seconda delle necessità, semplicemente creando due cartelle in Dropbox e utilizzando le funzionalità di pdf4me come azioni. La maggior parte delle nostre attività e processi di documentazione quotidiani, che richiedono molto tempo, possono ora essere automatizzati con un piccolo aiuto da parte di PDF4me.