Automatizzare i lavori sui documenti con PDF4me e Zapier

Le soluzioni aziendali sono salite a un livello esponenzialmente superiore, integrandosi e collegandosi a piattaforme e software compatibili. Zapier è sicuramente emerso nella sua forma, come una finestra per collegare entità web, creando attività di automazione più semplici. Scoprite come PDF4me possa essere utilizzato con altre applicazioni web, come Gmail o Dropbox, eliminando gli interminabili ritardi nell’esecuzione dei lavori.

Zapier come salvezza "Go-Between

Zapier è una piattaforma web che funge da intermediario per collegare le applicazioni web. Può operare in interconnessione con una serie di fornitori di servizi. Devo dire che ora è molto semplice e immensamente utile per creare flussi di attività e integrarli da varie fonti. Per esempio, se si riceve un’e-mail, con allegati o file, da un certo indirizzo di posta elettronica, si può desiderare che vengano archiviati, per esempio, in Google Drive o Dropbox. È sempre un peso spostare questi file allegati direttamente a questi provider di spazio web. Potreste probabilmente scaricarli nelle vostre cartelle locali e poi prendervi il tempo necessario (😊 Buona fortuna per una rete veloce!!! 🙁 🙁 🙁) per poi caricarli a destinazione (qui Google Drive o Dropbox).

Con questa piattaforma, si apre un’applicazione di posta elettronica da Zapier e, in pochi clic, si possono caricare i file direttamente in Google Drive o Dropbox. In questo modo, è possibile integrare le attività web, accedendo a diverse applicazioni “stazionando” in un unico luogo, ‘Zapier’. Si tratta di un arrivo micidiale e bisogna dire che l’intera integrazione, quando è automatizzata, può essere salvata con il nome di uno ‘Zap’ per un uso successivo, e il tutto per risparmiare ancora una volta un sacco di tempo e fatica. Consultate la nostra pagina Automazione per saperne di più.

PDF4me si abbona con Zapier

Sicuramente utilizzate PDF4me per molte conversioni di documenti o flussi di lavoro come alternativa semplice e meno costosa. È interessante notare che potrei integrare PDF4me con altre applicazioni tramite Zapier e rendere più semplice l’automazione del mio lavoro. Mi rendo conto dell’importanza di risparmiare tempo, che viene utilizzato anche una volta creato un pdf, soprattutto per archiviarlo, inviarlo o magari stamparlo. Per tutta l’automazione dei miei documenti con PDF4me, eseguo conversioni di pdf, unisco, comprimo, aggiungo filigrana e molto altro ancora, con PDF4me integrato con Zapier. Non mi preoccupo più del ritardo nella gestione dei file con Google Drive o Dropbox, quando li vedo insieme a PDF4me, in Zapier.

PDF4me in zap come “esempio”.

Come si crea uno “Zap”? Se avete effettuato l’accesso a Zapier, potete vedere una dashboard con diverse opzioni. è molto probabile che notiate un pulsante importante, “Crea uno Zap”.

Parallelamente, è necessario comprendere il caso d’uso dell’automazione Zapier. A mio avviso, ci sono solo due attività nel processo di automazione di Zapier. In primo luogo, un evento che deve essere "innescato " e, in secondo luogo, l’"azione " che segue l’innesco. Il Trigger definisce l’evento da cui deve partire lo zap e l’Azione definisce l’attività da eseguire dopo l’attivazione dell’evento. Abbastanza semplice per avviare un flusso di lavoro di automazione!

“Zap” con PDF4me!

Prendiamo un semplice scenario per capire i passaggi necessari per integrare PDF4me in uno “Zap”. Riprendiamo il vecchio esempio di un’e-mail con allegati. Dopo aver caricato gli allegati, diciamo, in Dropbox, intendiamo convertirli in PDF utilizzando PDF4me. Il pdf così convertito, intendiamo salvarlo in Google Drive. Cerchiamo di capire questo scenario, se automatizzato, con PDF4me, Google Drive e Dropbox nello Zap, come illustrato di seguito passo per passo.

Fase 1 - “Fare uno Zap”. Fate clic sul pulsante “Crea uno Zap”, che ci reindirizzerà a una pagina identificata come “zap”. Qui definiamo un trigger, che nel nostro caso è “New File in Folder trigger” nell’app Dropbox. Ora ci colleghiamo al nostro account Dropbox, dove verrà attivato l’evento. Il trigger creato viene convalidato per la risposta. Ho ritenuto questa disposizione di convalida un vantaggio per garantire la correttezza della risposta. Questa risposta viene utilizzata come input per la successiva “azione” nel passo 2.

Passo 2 - “Azione allo Zap”. In questo passaggio si definisce l’azione da eseguire sul file quando viene attivato un evento. Dall’elenco delle applicazioni, selezionare PDF4me che ci aiuterà a convertire il file in PDF.

Procediamo con la connessione al nostro account PDF4me.

Fornire le informazioni pertinenti dalla risposta del passo 1, come input. Fornire i dettagli come il nome del file (estensione da includere) e la proprietà del file da Dropbox, come dati di input per PDF4me. È importante fornire il nome del file con l’estensione, in quanto determina il tipo di conversione.

Ora siamo pronti a convalidare il risultato di questa conversione, in base all’impostazione dell’azione. Se la risposta è quella attesa, procediamo con il passo finale.

Passo 3 - “Salva da Zap”. Ora che abbiamo il file convertito in Zap, è necessario salvarlo in una destinazione sicura, un’applicazione a scelta. Nel nostro scenario, selezioniamo Google Drive dall’elenco delle applicazioni ed eseguiamo l’azione “Carica file”. Quindi selezioniamo la cartella di destinazione e carichiamo il file convertito (è possibile utilizzare la proprietà “File URL” nell’applicazione PDF4me, per scegliere il percorso della cartella di destinazione), che può essere utilizzato anche nelle e-mail o come post in varie applicazioni multimediali.

Ora siamo pronti ad “accendere” lo Zap…😊 per utilizzarlo.