La stampa unione è ormai un termine di uso comune nell'era della documentazione digitale e nel settore dell'automazione dei processi. Si tratta di una funzionalità che semplifica l'elaborazione di grandi quantità di dati ripetuti in centinaia di documenti, apportando piccole modifiche a determinati dati e generando infine un modello di documento personalizzato. Per fare un esempio semplice: immaginate di dover inviare inviti a molte persone, ma è necessario indicare il nome di ciascun invitato su ogni singolo invito. Nell'era della posta tradizionale, non avete altra scelta che limitare il numero degli invitati e scrivere il nome su ogni invito oppure assumere più persone per la redazione. Nell'era digitale, esistono numerose opzioni per semplificare questa attività, come SharePoint, PDF4me e Power Automate.
Esploriamo ora la nostra immaginazione con un esempio concreto tratto dal mondo del lavoro attuale. È quasi impossibile gestire e collaborare su lavoro, risorse e materiali senza uno strumento interno adeguato. SharePoint è una di queste piattaforme "umili" di Microsoft, ampiamente utilizzata dalle aziende per integrare e archiviare documenti. Le sue caratteristiche principali sono i "siti" e gli "elenchi". Gli elenchi di SharePoint possono essere utilizzati comodamente per contenere diverse combinazioni di record e dati.
PDF4me è uno strumento che consente di creare, modificare, scansionare ed elaborare qualsiasi tipo di documento. In questo articolo, illustriamo come eseguire una stampa unione da SharePoint utilizzando PDF4me e un modello di documento preesistente e incompleto, e vi aiutiamo a creare un modello di documento personalizzato e riutilizzabile. Potete applicare questa automazione per creare documenti come proposte, lettere di contratto, richieste di offerta (RFP) e altro ancora.
Il modello preesistente è un documento o un modulo incompleto, i cui campi sono già compilati con un insieme predefinito di dati comuni, e che attende di essere arricchito con dati dinamici provenienti da un elenco di SharePoint. Il modello sarà completo quando i campi o gli spazi rimanenti non compilati saranno riempiti con i dati variabili, generando così un output specifico. Questo viene memorizzato in una cartella o in un sito di SharePoint per un utilizzo successivo.
In questo articolo cercherò di spiegare una semplice automazione in cui un modulo (modello) specifico viene compilato automaticamente dal sistema ogni volta che i dati di un cliente vengono inseriti nell'elenco di SharePoint. L'output sarà un modulo completo, che combinerà i dati del cliente appena arrivati con i dati preesistenti presenti nel modello (in questo caso, per semplicità, utilizziamo un documento vuoto). Prima di iniziare, è importante tenere a mente tre elementi fondamentali della stampa unione:
- Elenco SharePoint con trigger di immissione dati cliente
- Un modello preesistente con dati generici sotto forma di file doc o pdf.
- Una posizione di archiviazione in SharePoint per salvare il modello completato/l'output.
Lo scenario da realizzare consiste nel generare report o compilare moduli quando un nuovo elemento viene aggiunto a un elenco di SharePoint tramite le azioni di "stampa unione" di PDF4me. La raccolta dati di SharePoint può essere utilizzata per creare documenti (Word e PDF) con le funzionalità di stampa unione di PDF4me. Infine, questi documenti possono essere archiviati nella destinazione desiderata o condivisi tramite e-mail. Consideriamo, in questo caso, lo sviluppo di un flusso di lavoro in cui l'output finale viene archiviato in una posizione specifica.
_Figura Inizio-PDF4me-MailMerge-From-SharePoint-List: Come creare il flusso_.
Iniziamo dalla schermata dell'elenco SharePoint dell'azienda, dove avviene l'inserimento dei dati dei clienti. Procediamo quindi creando un flusso di lavoro. Come si può vedere nello screenshot, selezioniamo l'opzione "Crea un flusso di lavoro" dalla scheda Power Automate.
Abbiamo già a disposizione un modello o un modulo parzialmente compilato. Selezioniamo un modello o un modulo come questo. Quando lo crei, puoi precompilare ulteriori dati o creare modelli più grandi a seconda delle tue esigenze. Qui utilizziamo un semplice modello vuoto a scopo illustrativo.
I dati dei clienti raccolti verranno uniti ai documenti modello per generare il documento di output per ogni elemento dell'elenco.
_Figura Output-PDF4me-MailMerge-from-SharePoint-List: Output dei documenti generati_.
L'intero processo di automazione richiede solo sette passaggi per creare e archiviare i documenti in questo modo. Il processo di automazione per questo caso specifico può essere spiegato graficamente come mostrato di seguito, evidenziando i sette passaggi.
Figura Power Automate: Flusso di lavoro di stampa unione con stringa di dati (elenco di documenti) in SharePoint.
Passaggio 1: Attivazione dell'esecuzione
Power Automate dispone di diversi tipi di trigger per avviare il flusso di lavoro. Può anche essere programmato per essere eseguito a intervalli di tempo regolari. In questo scenario specifico, attiviamo un flusso di lavoro quando viene creato un elemento nell'elenco di SharePoint.
È possibile inserire l'URL del sito come indirizzo del sito SharePoint. Come nome dell'elenco, è possibile specificare il nome dell'elenco di raccolta dati corrispondente all'indirizzo del sito.
Passaggio 2: Selezionare il contenuto del file modello utilizzando il percorso di SharePoint
Questo passaggio serve a selezionare un file modello di documento da utilizzare per l'unione con i dati dinamici presenti nell'elenco di SharePoint.
È possibile salvare i modelli in qualsiasi posizione desiderata. In questo caso d'uso, abbiamo scelto una posizione in SharePoint. È possibile inserire l'indirizzo del sito come "URL di SharePoint". Selezionare il percorso del file dall'elenco delle directory di file nel sito SharePoint, insieme al tipo di modello che si desidera utilizzare per l'unione.
Passaggio 3: Estrarre gli elementi dall'elenco di SharePoint
Questo passaggio serve a estrarre gli elementi di dati dall'elenco di SharePoint. Questi elementi vengono successivamente trasformati in un array JSON e utilizzati come input per l'azione di stampa unione di PDF4me.
Fornire i dettagli in tutti i campi come descritto di seguito;
- Indirizzo del sito: il tuo URL di SharePoint
- Nome elenco: Raccolta dati Nome elenco, elencato in base al tuo sito Indirizzo
- Limita le voci alla cartella: NA, puoi ignorare questa opzione per questo caso specifico.
- Includi elementi nidificati: NA, puoi ignorare anche questo campo in questo caso.
- Query di filtro: è possibile specificare query di filtro per filtrare gli elementi durante la ricerca.
- Ordina per: Specifica l'ordine in base al quale gli elementi vengono estratti dall'elenco.
- Top Count: Numero totale di elementi dell'elenco da recuperare.
- Limita colonne per vista: NA, ignora questo campo per questo caso d'uso.
Passaggio 4: Inizializzare la variabile stringa per preparare DataString
In questa fase dichiariamo variabili stringa per creare una Datastring che fungerà da input per la stampa unione.
Passaggio 5: Applica a ciascuno: scorri l'elenco degli elementi e prepara la stringa di dati richiesta. Uno dei parametri per l'azione Stampa unione con stringa di dati è "Stringa di dati". Questa variabile può essere utilizzata per scorrere l'elenco dei dati e formare la stringa di dati desiderata, come mostrato di seguito. Esempio di struttura JSON (array di elenchi):
[[NomeCampo1", "NomeCampo2", "NomeCampo3"],[ValoreCampo1", "ValoreCampo2", "ValoreCampo3"],[ValoreCampo4", "ValoreCampo5", "ValoreCampo6"] ]
Questo passaggio consiste nell'eseguire un ciclo sugli elementi dell'elenco di SharePoint e preparare il parametro finale "Stringa di dati" per la stampa unione. Il risultato di questo passaggio, la stringa concatenata, viene assegnato alla variabile dichiarata nel passaggio 4.
Passaggio 6: PDF4me - Stampa unione con stringa di dati (elenco di documenti)
In questa fase, vengono generati i documenti utilizzando i molteplici valori di input provenienti dall'elenco di SharePoint. Per ogni elemento dell'elenco verrà generato un documento.
L'inserimento dei dati nei campi avviene secondo le modalità spiegate di seguito.
Il campo "Dati del file modello" viene compilato con il "Contenuto del file modello" del passaggio 2.
Il campo "Nome del file modello" conterrà il nome del modello con l'estensione del file (i formati supportati sono .docx e .pdf).
Il campo "Stringa di dati" conterrà valori di dati dinamici da unire al modello. Vediamo ora come ottenere il valore della stringa concatenata per questo campo. A tale scopo, mappiamo i dati del file modello e prepariamo la stringa di dati con l'azione di stampa unione di PDF4me. Alla stringa di dati viene assegnata la funzione stringa come indicato di seguito.
concat('[[“Nome”,”Città”,”CAP”,”Paese”]',variabili('DataListString'),']')
La variabile "DataListString" nella funzione mostrata contiene gli elementi dell'elenco in un formato predefinito.
Passaggio 7: Salvare i documenti di output nella posizione di SharePoint
In questa fase salviamo i documenti generati nella destinazione desiderata. È possibile salvare i file in qualsiasi spazio di archiviazione dei provider associati a Power Automate. In questo caso specifico, li salviamo direttamente in SharePoint.
Forniamo i seguenti dettagli come voci di campo, come spiegato di seguito.
L'indirizzo del sito: l'URL di SharePoint. Il percorso della cartella: seleziona il percorso della cartella in cui salvare i documenti di output. Il nome del file: seleziona il nome del file dal risultato dell'azione PDF4me. Il contenuto del file: seleziona il contenuto del file dal risultato dell'azione PDF4me.
In questo modo, puoi utilizzare la funzione di stampa unione per automatizzare il tuo flusso di lavoro quotidiano che richiede personalizzazione con un modello, in sette passaggi. Puoi creare un flusso di lavoro magico, eliminando tutti gli sforzi che compi modificando lo stesso documento ogni volta, solo per sostituire campi come nome, indirizzo o indirizzo email e ricreare una copia per un destinatario specifico. In questo modo, puoi ottenere un notevole miglioramento della produttività e delle prestazioni aziendali.