Automazione della stampa unione in massa con PDF4me e Power Automate

L'automazione robotica dei processi (RPA) sta rendendo le organizzazioni più redditizie eliminando un gran numero di processi manuali di routine. Contribuisce inoltre alla soddisfazione del cliente, rendendo i processi più rapidi e sicuri. Anche PDF4me contribuisce all'automazione di numerosi processi documentali per i suoi clienti. Una delle principali funzionalità di automazione di PDF4me è l'automazione della stampa unione, e un vantaggio chiave rispetto a molti altri è la sicurezza. PDF4me elabora tutti i dati sensibili e i modelli di documenti su un servizio di archiviazione cloud sicuro e, in conformità con la nostra politica di conservazione dei dati, elimina automaticamente i file elaborati periodicamente.

Con l'automazione della stampa unione di PDF4me, unire i modelli Word con dati dinamici provenienti da diverse fonti come Excel, JSON, SharePoint, CRM, SAP e molte altre è ora completamente automatizzato. Questa funzionalità consente di creare più documenti contemporaneamente e inviarli per ulteriori approvazioni, oppure di salvarli in diverse destinazioni di archiviazione. È possibile farlo in diversi modi, utilizzando le connessioni Zapier, Microsoft Power Automate/PowerApps e l'API REST di PDF4me.

Scegli lo strumento giusto per l'azione giusta

Abbiamo tratto insegnamento da diversi casi d'uso e sviluppato quattro diverse azioni di stampa unione proprio per garantire che l'automazione sia semplice e intuitiva per l'utente finale. Tutte queste azioni sono disponibili nelle connessioni Zapier e in Power Automate/PowerApps .

Stampa unione con file di dati (elenco di documenti) Questa azione consente di creare più documenti contemporaneamente accettando i dati esclusivamente come file. Al momento, i formati di file supportati sono .xlsx e .json. Esempi di struttura Excel e JSON sono mostrati nelle immagini seguenti.

Stampa unione con file di dati (documento singolo) Questa azione consente di creare un singolo documento accettando i dati esclusivamente come file. Al momento, i formati di file supportati sono .xlsx e .json.

Unione di stampa con stringa di dati (elenco di documenti) Questa azione produce più documenti come output e accetta i dati come stringa. Si tratta di un'opzione aperta che consente agli utenti di importare dati da qualsiasi fonte e preparare la struttura JSON come mostrato nella sezione esempi qui sotto.

Unione di stampa con stringa di dati (documento singolo) Questa azione produce un singolo documento come output e accetta i dati come stringa. Si tratta di un'opzione aperta che consente agli utenti di importare dati da qualsiasi fonte e preparare la struttura JSON come mostrato nella sezione esempi qui sotto.

Esempi di strutture dati

Esempio di struttura JSON (array di liste):

[[NomeCampo1", "NomeCampo2", "NomeCampo3"],[ValoreCampo1", "ValoreCampo2", "ValoreCampo3"],[ValoreCampo4", "ValoreCampo5", "ValoreCampo6"] ]

Tutto ciò che devi fare è mappare il contenuto dei tuoi file di dati e il contenuto dei file modello provenienti da diverse app tramite i connettori Zapier o Power Automate.

Questa azione legge il file di dati ed esegue la stampa unione in base al modello Word/PDF. Genera più documenti in un'unica chiamata. Inoltre, produce un output in formato Word per i modelli Word e un file PDF per i modelli PDF. Se si desidera generare un file PDF per un modello Word, è possibile aggiungere l'azione "Converti in PDF" accanto a questa azione di stampa unione.

Come funziona la determinazione dei costi delle API per l'automazione?

Tutte le azioni di generazione di documenti multipli sono limitate a 10 documenti alla volta per evitare carichi di lavoro eccessivi che potrebbero talvolta comportare l'assenza di output a causa di varie limitazioni di rete.

Tutte queste azioni vengono calcolate con un costo API di 1 per chiamata. Indipendentemente dal numero di documenti prodotti, il costo viene sempre considerato come un'unica API per azione.

Come creare un campo di stampa unione in un documento Word?

È possibile creare un campo di unione come descritto sopra, accedendo al menu "Lettere" e selezionando l'opzione "Inserisci campo di unione".

Inizia subito ad automatizzare i tuoi processi di stampa unione !