PDF4me ha sviluppato potenti connettori progettati per offrire funzionalità di stampa unione con diverse tipologie di fonti dati. La stampa unione di PDF4me consente di creare un batch di documenti personalizzati per ciascun destinatario. Utilizzando un file modello in formato PDF o Word Doc, PDF4me accetta dati da un file o da un elenco di file per popolare dinamicamente il processo di stampa unione.
Unione di stampa con Zapier e PDF4me
In Zapier la funzione di unione di posta è stata implementata in quattro modi.
- Stampa unione con file di dati (elenco di documenti): utilizza un documento Word o PDF come modello e lo unisce ai dati contenuti in un file in formato Excel o JSON, restituendo più file in un archivio ZIP.
- Stampa unione con file di dati (documento singolo): simile all'azione precedente, ma restituisce un singolo file nello stesso formato del file modello.
- Stampa unione con stringa di dati (elenco di documenti): utilizza un documento Word o PDF come modello, lo unisce ai dati come testo in formato JSON e restituisce più file in un archivio zip.
- Stampa unione con stringa di dati (documento singolo): simile all'azione precedente, ma restituisce un singolo file nello stesso formato del file modello.
Nel caso in cui vengano restituiti più file, è disponibile anche un'opzione per unire i file di output se il file modello è in formato PDF. In questo modo verrà generato un singolo file PDF.
Attualmente i tipi di modello supportati sono Word e PDF. Il file di dati utilizzato per l'unione con un modello può essere fornito solo in formato Excel o JSON. Per Excel, il formato supportato è il seguente.
Per creare la struttura JSON, potrebbe essere in questo formato
Array di dati
[[NomeCampo1", "NomeCampo2", "NomeCampo3"],[ValoreCampo1", "ValoreCampo2", "ValoreCampo3"],[ValoreCampo4", "ValoreCampo5", "ValoreCampo6"] ]
O
Elenco dati
{ "DataList":[ { "FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3" }, { "FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6" } ] }
Il modello Word per la stampa unione deve essere creato utilizzando la funzione di stampa unione di Microsoft Word. Per creare la struttura JSON, è possibile utilizzare la funzione Code by Zapier per costruire il testo JSON. Fare riferimento allo screenshot qui sotto.
Funzionalità di stampa unione con Power Automate
Il connettore PDF4me Power Automate offre una funzionalità importante per gli utenti di piccole e grandi organizzazioni che gestiscono quotidianamente dati dinamici e creano documenti con tali dati per i loro processi aziendali. La stampa unione è ora potenziata per automatizzare la generazione quotidiana di documenti, inclusi gli elementi con dati dinamici.
Ad esempio, quando i dati di un nuovo cliente vengono aggiunti a un elemento di un elenco di SharePoint, SharePoint attiva un trigger che invia un comando Power Automate per collegarlo al connettore PDF4me e generare documenti applicando le funzionalità di stampa unione.
Azioni di stampa unione di PDF4me
PDF4me Connect offre quattro diverse combinazioni di azioni di stampa unione per semplificarne l'utilizzo. Come accennato in precedenza, i dati sono fondamentali per determinare quale azione sia l'opzione migliore per le proprie esigenze. PDF4me offre un'ampia gamma di opzioni per importare dati da qualsiasi fonte, come OData, SharePoint, fogli di calcolo, JSON o stringhe strutturate, ecc.
- Stampa unione con file di dati (Elenco documenti)
Questa azione produce più documenti in output e accetta dati come file. Può supportare i formati di file .xlsx e .json.
- Stampa unione con file di dati (documento singolo)
Questa azione produce un singolo documento come output e accetta i dati come file. Può supportare i formati di file .xlsx e .json.
- Stampa unione con stringa di dati (elenco di documenti)
Questa azione produce più documenti in output e accetta dati come stringa. Si tratta di un'opzione aperta che consente agli utenti di importare dati da qualsiasi fonte e preparare una struttura JSON come mostrato nella sezione esempi qui sotto.
- Stampa unione con stringa di dati (documento singolo)
Questa azione produce un singolo documento come output e accetta i dati come stringa. Si tratta di un'opzione aperta che consente agli utenti di importare dati da qualsiasi fonte e preparare la struttura JSON come mostrato nella sezione esempi riportata di seguito.
Struttura dei dati di esempio
Array di dati
[[“NomeCampo1”, “NomeCampo2”, “NomeCampo3”], [ “ValoreCampo1”, “ValoreCampo2”, “ValoreCampo3”], [“ValoreCampo4”, “ValoreCampo5”, “ValoreCampo6”]]
O
Elenco dati
{“DataList”:[{“FieldName1”:“FieldValue1”, “FieldName2”: “FieldValue2”, “FieldName3”: “FieldValue3”}, {“FieldName1”:“FieldValue4”, “FieldName2”: “FieldValue5”, “FieldName3”: “FieldValue6”}]}
Esempio di flusso di lavoro con stampa unione e stringa di dati (elenco di documenti)
In questo flusso di lavoro di esempio, recuperiamo i dati dagli elementi di un elenco di SharePoint. Aggiungiamo un trigger per recuperare gli elementi dell'elenco quando viene aggiunto un elemento all'elenco di dati di SharePoint specificato. Quindi recuperiamo il modello di documento per applicare la stampa unione. Successivamente, inizializziamo la variabile per preparare i dati in una struttura JSON appropriata utilizzando le funzioni per le stringhe. Infine, mappiamo i campi con PDF4me Connect per eseguire la stampa unione e produrre i documenti come desiderato.
Infine, è possibile aggiungere le proprie applicazioni aziendali per gestire i documenti prodotti in base al ciclo di vita dei processi aziendali.