Genera fatture dinamiche utilizzando Zapier e PDF4me

La generazione dinamica di documenti è una delle tecnologie più ricercate e in rapida crescita nel mondo digitale. Come ben sappiamo, la maggior parte delle aziende sta passando al digitale e i nuovi modi di gestire le transazioni richiedono che i documenti vengano generati in formato digitale. I documenti PDF sono il formato più diffuso per i documenti digitali. Le aziende che gestiscono denaro hanno sempre bisogno di emettere fatture. Molti dati contenuti in queste fatture vengono generati dinamicamente.

La creazione di una fattura con dati dinamici richiede l'applicazione di tecniche come la stampa unione o l'utilizzo di campi di unione. Le fatture personalizzate si basano su modelli di documento creati con Word o altri strumenti di creazione di moduli che dispongono di funzionalità di unione dei campi. Per generare fatture PDF con dati dinamici, vengono creati modelli con campi di unione che vengono successivamente sostituiti con i dati originali.

L'azione "Genera documento" di PDF4me in Zapier ti permette di creare fatture dinamiche e di automatizzarne il processo, così da poterti concentrare sulle attività più importanti. La generazione può essere automatizzata se disponi già del modello e dei dati dinamici. Il modello può essere un file Word, HTML o qualsiasi altro formato supportato. I dati possono essere un foglio di calcolo, un file CSV, JSON, XML o un elenco di dati.

Vediamo un esempio di come creare una fattura dinamica in Zapier, dove il template è in formato Word e i dati sono in formato JSON. Il formato JSON permette di creare dati complessi in un formato strutturato.

Esaminiamo il seguente modello di esempio

Aggiungi un trigger per avviare lo Zap

Zapier offre diversi trigger per avviare uno Zap. Puoi scegliere il trigger preferito in base alla posizione in cui sono archiviati i tuoi file sorgente. Nell'esempio, utilizziamo il trigger di Dropbox. Aggiungi un nuovo file in Dropbox affinché Dropbox attivi lo Zap.

Aggiungi azioni di download da Dropbox per modelli e dati

Per passare il modello e i dati all'azione "Genera documento", dobbiamo scaricare il modello e i dati associati dalla sorgente. Poiché in questo caso utilizziamo Dropbox, useremo l'azione "Scarica da Dropbox".

Aggiungi l'azione Genera documento da PDF4me

Una volta scaricati i file, dobbiamo passarli all'azione "Genera documento". All'interno di questa azione, configuriamo il nome del file modello e il nome del file dati. Selezioniamo inoltre il tipo di dati. PDF4me consente due tipi di dati nel rendering Mustache: XML e JSON. Nell'esempio in questione utilizziamo JSON.

Per il modello di esempio sopra riportato, i dati di esempio sarebbero simili a quelli mostrati di seguito:

{ "Documenti": [ { "intestazione": { "tipo_documento": "Copia originale" }, "corpo": { "Colonna1": "Quantità", "Colonna2": "Descrizione", "Colonna3": "Prezzo unitario", "Colonna4": "Totale", "Fattura": { "numero": 14957, "data": "25-02-2022", "istruzioni": "Fattura istruzioni 1", "subtotale": 200150, "tassa": "18%", "data_scadenza": "25-03-2022", "spedizione": "200" }, "Emittente": { "telefono": "989797", "fax": "998463", "email": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "indirizzo": { "azienda": "Organizzazione 1", "via": "Via 1", "città": "Città 1", "CAP": "123456" } }, "Destinatario": { "nome": "destinatario 1", "indirizzo": { "via": "testveien 3 ", "città": "Città 1", "CAP": "0555", "paese": "Paese 1" } }, "Prodotto": [ { "quantità": 1, "descrizione": "articolo 1", "prezzo unitario": 45, "prezzo totale": 867 }, { "quantità": 2, "descrizione": "articolo 2", "prezzo unitario": 123, "prezzo totale": 3464 }, { "quantità": 3, "descrizione": "articolo 3", "prezzo unitario": 323, "prezzo totale": 6564 } ] }, "piè di pagina": { "telefono": "phone123", "fax": "fax123", "email": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

Configura i parametri di conseguenza nell'azione "Genera documento" di PDF4me.

Aggiungi l'azione "Carica su Dropbox" con un controllo Loop

Quando i documenti vengono generati dinamicamente, si ottengono più file di output. Per ogni file, lo Zap deve salvarlo nella posizione desiderata. Utilizziamo l'azione di controllo "Per ogni" per gestire il caso in cui siano previsti più file di output.

Aggiungi la seguente azione Dropbox all'interno del ciclo.

Di conseguenza, è possibile configurare i seguenti campi nell'azione Loop e assicurarsi che l'azione Upload to Dropbox sia all'interno del looper.

La fattura dinamica generata avrebbe l'aspetto mostrato di seguito.

È inoltre possibile aggiungere un codice QR o un codice a barre per rendere la fattura leggibile automaticamente, utilizzando l'azione "Aggiungi codice a barre".