Genera documento è un'azione di PDF4me per Zapier che esegue una stampa unione: prende un modello Word, HTML o PDF e un file di dati JSON o XML e restituisce il documento compilato. Uno Zap può monitorare una cartella, unire ogni record e salvare il risultato senza che nessuno debba aprire Word.
Ogni tutorial sulla stampa unione che troverete presuppone che l'utente stia lavorando in Word, seguendo una procedura guidata. Questo funziona una volta, ma non quando è necessario generare cento fatture a intervalli regolari, o quando i dati provengono da un sistema anziché da un foglio di calcolo sul desktop di qualcuno. Questo articolo illustra la sintassi del modello e lo Zap che esegue la stampa unione in modo automatico.
Inserisci i campi di unione in un documento Word utilizzando la sintassi con le doppie parentesi angolari. Mantieni il modello in una cartella Dropbox e carica i dati in un'altra. Uno Zap preleva i dati, passa entrambi i file all'azione "Genera documento" di PDF4me e salva il risultato unito. Scegli l'azione "Singolo" per un solo documento alla volta, oppure l'azione "Multiplo" quando un array di dati deve generarne molti.
Domande e risposte basate sul "perché"
Perché utilizzare un modello di Word anziché creare il documento tramite codice? Perché chi si occupa della stesura del testo raramente è anche chi si occupa del codice. Un modello di Word può essere modificato da chiunque scriva il testo della fattura, e la successiva esecuzione lo riprenderà senza alcuna implementazione e senza il coinvolgimento di uno sviluppatore.
Perché utilizzare JSON o XML anziché un foglio di calcolo? Questi sono i formati che un sistema emette. La funzione di stampa unione di Word legge un foglio perché è stato esportato da un utente. Quando l'evento scatenante è l'inserimento di un ordine o l'invio di un modulo, i dati sono già strutturati e la funzione di stampa unione dovrebbe accettarli in quel formato.
Perché ci sono due azioni "Genera documento"? L'opzione "Genera documento singolo" unisce un record e restituisce un singolo file. L'opzione "Genera documenti multipli" accetta un array e restituisce un file per ogni elemento. Scegliere l'opzione sbagliata è la causa più comune per cui uno Zap produce un singolo documento quando era previsto un batch.
Perché conservare il modello in una cartella separata? Il trigger monitora la cartella dei dati. Se il modello si trova nella stessa cartella dei dati, il caricamento di un modello modificato attiverebbe lo Zap e tenterebbe di unire i dati al modello come se fosse un record.
Cosa riceverai
Ingresso: Un modello Word contenente campi di unione, oltre a un record JSON o XML. Produzione: Il documento unito, salvato nuovamente nel cloud, è pronto per essere inviato o archiviato.
Di cosa hai bisogno
- Zapier. Apri l'app PDF4me ZapierPer creare uno Zap in più fasi è necessario un piano Zapier a pagamento.
- Chiave API di PDF4me. Ottieni la tua chiave APICollegalo la prima volta che aggiungi un'azione PDF4me.
- Archiviazione cloud con una cartella per i modelli e una cartella separata per i dati in entrata.
- Un modello di Word con i campi di unione scritti nella sintassi PDF4me riportata di seguito.
Cos'è una stampa unione, in un paragrafo?
La stampa unione legge i valori da un'origine dati e li inserisce nel segnaposto corrispondente di un modello. Si mantengono due elementi: un modello contenente i campi da unire e un'origine dati che fornisce i valori. Il motore di stampa unione li combina e restituisce un documento finale, una volta per ogni record.
PDF4me accetta Word, HTML e PDF Modelli. Word è il più ricco dei tre, perché la sintassi supporta condizioni, tabelle, sezioni ripetute, immagini e HTML in linea anziché la semplice funzione trova e sostituisci.
Come si progetta un modello di Word?
I campi di unione utilizzano doppie parentesi angolari attorno al nome del campo:
<<[FieldName]>>
Inserisci questo codice in un documento Word, nel punto in cui dovrebbe trovarsi. Il nome tra parentesi corrisponde a una chiave nel tuo record JSON o XML.
Riferimento alla sintassi del modello Word
| Tu vuoi | Documentazione |
|---|---|
| La sintassi completa, dall'inizio alla fine | Panoramica |
| Enunciati condizionali | Controlli di testo |
| Tabelle che crescono con i dati | Tavoli |
| Ripetizione di paragrafi e sezioni | Ripeti i paragrafi |
| Inserimento di immagini | Inserire immagini |
| Inserimento di codice HTML grezzo | Inserisci HTML |
| Formattazione di numeri e date | Formattazione |
| Variabili ed elenchi | Variabili |
Un modello di fattura di esempio che utilizza una tabella e delle condizioni. La riga della tabella si ripete una volta per ogni voce dei dati.
Come si crea lo Zap "Genera documento"?
Zap è composto da quattro elementi principali: qualcosa che lo avvia, il modello, la fase di unione e un'area in cui salvare il risultato.
- Grilletto. Scegli il trigger corrispondente al punto in cui arrivano i tuoi dati. Con Dropbox, ad esempio Nuovo file nella cartella puntato alla tua cartella dati.
- Recupera il modello. Il trigger trasporta solo il file appena arrivato, quindi leggi il modello separatamente. Con Dropbox questo è Trova file, puntando alla cartella del modello con il nome esatto del file del modello.
- Unisci. Aggiungi PDF4me Genera documento azione e mappa entrambi i file al suo interno.
- Salva. Aggiungere Carica file per riscrivere il risultato. Se l'unione ha restituito più documenti, inserisci questo all'interno di un Crea un ciclo dagli elementi della riga passo da Looping by Zapier quindi viene eseguito una volta per documento.
Genera parametri del documento
| Parametro | Necessario | Cosa fa |
|---|---|---|
| File modello | Necessario | Il modello stesso, mappato a partire dal passaggio che lo ha recuperato. |
| Tipo di file modello | Necessario | Quale formato di modello hai fornito: Word, HTML o PDF? |
| Tipo di formato dei dati di input | Necessario | Sia che i dati arrivino come testo o come file. |
| Testo dei dati o file di dati | Necessario | Il record. Quale compilare dipende dalla riga sopra. |
| Tipo di dati di input | Necessario | Formato dei dati: JSON o XML. |
| Tempo di creazione del file modello | Opzionale | Specifica il nome del modello per l'azione, estensione inclusa. |
| Tipo di documento di output | Opzionale | Il formato del documento generato. |
| Mantieni il PDF modificabile | Opzionale | Le foglie formano campi modificabili nell'output. |
| Metadati | Opzionale | Valori aggiuntivi trasmessi durante l'unione. |
Mancia. Il tipo di file modello e il tipo di dati di input sono i due parametri che più spesso vengono confusi. Se l'output mostra ancora i segnaposto, controllate prima di tutto questi due elementi: l'unione è stata eseguita, ma non ha trovato nulla da unire.
Singolo o multiplo, e quando è necessario il ciclo
| Singolo vs Multiplo | Genera documento singolo | Genera documenti multipli |
|---|---|---|
| Forma dei dati | Un record | Un array, un oggetto per documento |
| Resi | Un documento | Un documento per ogni elemento dell'array |
| Serve un ciclo dopo | NO | Sì, per salvare ogni risultato |
| Uso tipico | Una fattura per ogni ordine. | Un gruppo di dichiarazioni da un'esportazione |
L'output unito. Tutti i segnaposto del modello sono stati sostituiti e la tabella è stata espansa in modo da visualizzare una riga per ogni voce.
Esegui lo Zap e verifica
- Pubblicare Lo Zap.
- Inserisci un record di esempio nella cartella dei dati e attendi che il trigger avvii il polling.
- Aprire Zap corre e confermare che la fase Genera documento abbia restituito un file anziché un errore.
- Apri il file di output e verifica due cose: che non siano rimasti segnaposto visibili e che la tabella ripetuta abbia il numero corretto di righe.
Che cosa hai costruito esattamente? Una factory di documenti il cui testo è di proprietà di chi modifica il modello, non di chi gestisce lo Zap. Modificando il modello, la successiva esecuzione lo utilizzerà. Lo stesso schema funziona su Make, n8n e Power Automate con la stessa azione.
Varianti comuni che puoi aggiungere senza dover ricostruire
Domande frequenti
Che cos'è una stampa unione?
Leggere i valori da un'origine dati e inserirli nel segnaposto corrispondente in un modello, generando un documento finale per ogni record. Word ha reso popolare il termine con la sua procedura guidata, ma l'operazione in sé non ha nulla a che vedere con Word: qualsiasi motore in grado di interpretare un modello e un formato dati può eseguirla, ed è proprio ciò che fa l'azione "Genera documento".
Come si esegue la stampa unione in Word?
Se intendi la procedura guidata desktopSe si intende unire un modello di Word senza utilizzare la procedura guidata, è necessario scrivere i campi utilizzando la sintassi con le doppie parentesi angolari descritta sopra, quindi fornire il modello e un record JSON o XML a Genera documento. Il modello rimane comunque un file di Word; non è necessario aprire Word per generare l'output.
È possibile utilizzare la stampa unione senza Word?
Sì. L'unione dei documenti avviene tramite l'API di PDF4me, quindi non è necessario alcun file Word in nessuna fase. È necessario Word, o qualsiasi altro editor che supporti i file .docx, solo per creare il modello iniziale. PDF4me accetta anche modelli HTML e PDF, qualora si preferisca non utilizzare Word.
Come posso generare più documenti da un singolo modello?
Utilizzo Genera documenti multipli e forniscigli un array, un oggetto per documento. Restituisce un documento per elemento. Quindi metti il passaggio di caricamento all'interno di un Crea un ciclo dagli elementi della riga azione in modo che ogni risultato venga salvato individualmente, anziché solo il primo.
Risoluzione dei problemi
I dati non corrispondono al modello. Verifica che il tipo di dati di input corrisponda al formato reale del record, che il record sia valido e che i nomi delle chiavi corrispondano a quanto contenuto tra parentesi angolari, comprese le maiuscole e le minuscole.
O è stata utilizzata l'azione singola dove era necessaria l'azione multipla, oppure la fase di caricamento si trova al di fuori del ciclo. In entrambi i casi viene prodotto un unico file salvato, indipendentemente dal numero di record inseriti.
La regione ripetuta non era contrassegnata nel modello. Una tabella che si espande richiede la sintassi di ripetizione attorno alla riga, non solo l'unione dei campi al suo interno. Consultare la documentazione sui paragrafi ripetuti.
Il modello si trova all'interno della cartella monitorata. Spostalo in una cartella separata e indirizza il passaggio di recupero a quella cartella.
Prossimi passi
Lo stesso schema in quattro fasi (monitorare, recuperare il modello, unire, salvare) gestisce qualsiasi automazione del tipo "dati in ingresso, documento con marchio aziendale in uscita".