La generazione dinamica di documenti è il processo di creazione automatica di un batch di documenti personalizzati con dati dinamici provenienti da una fonte. Ad esempio, una fattura potrebbe essere personalizzata per indirizzare ciascun destinatario per nome. La creazione di documenti con dati dinamici richiede una fonte di dati, come un elenco, un foglio di calcolo, un database, un file JSON o degli array. I campi di unione sono segnaposto in modelli predefiniti che vengono successivamente sostituiti utilizzando i dati provenienti da una delle fonti di dati sopra menzionate o da qualsiasi altra fonte di dati supportata.
La creazione di una fattura con dati dinamici richiede l'applicazione di tecniche come la stampa unione o l'utilizzo di campi di unione. Uno dei metodi più diffusi per la generazione dinamica di documenti prevede l'utilizzo del rendering Mustache , che risulta molto più semplice nella progettazione di modelli. Le fatture personalizzate si basano su modelli di documento creati con Word o altri strumenti di creazione di moduli che supportano l'unione di campi. In questo articolo, analizzeremo l'utilizzo di modelli creati con la sintassi Mustache - {{placeholder field}} - che viene successivamente sostituita con i dati dinamici.
L'azione "Genera documento" di PDF4me in formato Make consente di creare scenari per generare documenti dinamici e automatizzarne il processo. La generazione può essere automatizzata se si dispone già del modello e dei dati dinamici. Il modello può essere un file Word, HTML o qualsiasi altro formato supportato. I dati possono essere un foglio di calcolo, un file CSV, JSON, XML o un elenco di dati.
Generazione di una fattura dinamica
La generazione di una fattura con dati dinamici tramite Make richiede che il modello e i dati siano archiviati su una piattaforma di cloud storage. Almeno il modello dovrebbe trovarsi su un servizio di cloud storage come Dropbox, mentre i dati possono essere inseriti direttamente in un campo di input.
Vediamo come creare una fattura di esempio come quella riportata di seguito, utilizzando uno scenario Make.
Nel nostro caso d'uso, si prevede che il seguente esempio sia disponibile in una posizione Dropbox.
Aggiungi un trigger di monitoraggio dei file per avviare lo scenario
Crea un modulo Dropbox per monitorare l'arrivo dei modelli. Non appena il nuovo file modello arriva nella cartella, lo scenario viene attivato.
Aggiungi un'azione di Dropbox per scaricare un file
Una volta rilevato il file modello nella cartella di origine, il modulo Dropbox con l'azione Scarica file passerà il file dalla memoria all'azione PDF4me. Dobbiamo aggiungere 2 azioni Scarica file.
Uno per scaricare il modello.
Un altro per scaricare i dati JSON
Aggiungi il modulo PDF4me per l'azione Genera documento
Successivamente, nello scenario, dobbiamo aggiungere il modulo PDF4me con l'azione "Genera documento". Qui, è necessario configurare il tipo di modello, il tipo di output e i dati di input. I dati di input possono essere inseriti direttamente nel campo oppure, nel nostro caso, configurati per ottenere i dati da un file JSON.
I dati per il campo di input dovrebbero apparire come mostrato di seguito per il modello nel caso d'uso:
{ "Documenti": [ { "intestazione": { "tipo_documento": "Copia originale" }, "corpo": { "Colonna1": "Quantità", "Colonna2": "Descrizione", "Colonna3": "Prezzo unitario", "Colonna4": "Totale", "Fattura": { "numero": 14957, "data": "25-02-2022", "istruzioni": "Fattura istruzioni 1", "subtotale": 200150, "tassa": "18%", "data_scadenza": "25-03-2022", "spedizione": "200" }, "Emittente": { "telefono": "989797", "fax": "998463", "email": "[email protected]", "web": "www.doc1.com", "indirizzo": { "azienda": "Organizzazione 1", "via": "Via 1", "città": "Città 1", "CAP": "123456" } }, "Destinatario": { "nome": "destinatario 1", "indirizzo": { "via": "testveien 3 ", "città": "Città 1", "CAP": "0555", "paese": "Paese 1" } }, "Prodotto": [ { "quantità": 1, "descrizione": "articolo 1", "prezzo unitario": 45, "prezzo totale": 867 }, { "quantità": 2, "descrizione": "articolo 2", "prezzo unitario": 123, "prezzo totale": 3464 }, { "quantità": 3, "descrizione": "articolo 3", "prezzo unitario": 323, "prezzo totale": 6564 } ] }, "piè di pagina": { "telefono": "phone123", "fax": "fax123", "email": "[email protected]", "web": "www.123.com" }
} ] }
Aggiungi un iteratore per gestire i file di output multipli
Come è ovvio, l'azione PDF4me genererà più file in base ai dati. Per gestire ciò, abbiamo bisogno di un modulo iteratore Make per gestire ciascun file per l'azione successiva.
Aggiungi il modulo Dropbox Upload per salvare i file di output
Crea un modulo Dropbox con l'azione "Carica file" per salvare tutti i file nella cartella desiderata.
Il risultato del nostro scenario dovrebbe essere simile al documento riportato di seguito.