Automatizza i processi PDF con l'app PDF4me Scan & Automate.

L'automazione del flusso di lavoro documentale in PDF4me è progettata per consentire ai clienti di trasformare i processi aziendali di routine in un processo altamente automatizzato basato su regole di flusso di lavoro, in cui le attività umane per le varie manipolazioni dei documenti vengono eseguite automaticamente senza alcuna conoscenza di programmazione.

L'automazione dei flussi di lavoro documentali, in particolare dei processi gestiti manualmente, presenta notevoli limitazioni in termini di responsabilità, accuratezza, produttività, efficienza e, in definitiva, soddisfazione dell'utente finale. Noi, come team, diamo sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente, elemento chiave per il successo di qualsiasi prodotto o servizio. In questo articolo, siamo lieti di presentarvi la soluzione di automazione dei flussi di lavoro documentali che abbiamo sviluppato con una potente infrastruttura cloud, in grado di apportare benefici a diversi processi aziendali.

Quando si parla di automazione del flusso di lavoro documentale, cosa si intende esattamente? In cosa si differenzia dalle altre piattaforme di automazione del flusso di lavoro?

Sul mercato sono disponibili diverse piattaforme di automazione dei flussi di lavoro per vari scopi. Noi siamo pionieri nel mondo dell'elaborazione documentale e abbiamo creato il nostro sistema di flussi di lavoro in grado di automatizzare tutti i processi basati sui documenti. In altre parole, tutte le nostre azioni, trigger e controlli di flusso di lavoro sono in qualche modo collegati ai documenti. Ad esempio, l'azione "Invia e-mail" serve per inviare un'e-mail a qualcuno, ma può anche allegare documenti provenienti da azioni eseguite in precedenza. Proprio per questo motivo, la definiamo automazione dei flussi di lavoro documentali .

Come utente Pro di PDF4me, chiunque può creare il proprio flusso di lavoro per automatizzare tutti i processi aziendali manuali. Accedi a Flussi di lavoro dal menu Impostazioni account, che appare cliccando sull'icona dell'utente.

La dashboard del flusso di lavoro è ora arricchita con la documentazione essenziale e crea nuove opzioni di flusso di lavoro. Prima di procedere, puoi consultare la documentazione dettagliata per conoscere le azioni, i controlli e le opzioni di condivisione disponibili per le tue esigenze.

Dopo aver cliccato sul pulsante "Crea flusso di lavoro", si aprirà una finestra pop-up per creare il flusso di lavoro inserendo nome e descrizione. È importante ricordare che questo nome del flusso di lavoro verrà visualizzato nell'app mobile per consentirne l'esecuzione dal telefono. Inserisci i dettagli e clicca su "Crea flusso di lavoro" .

Ora puoi visualizzare il tuo flusso di lavoro con le azioni di inizio e fine predefinite, oltre ai pulsanti "Salva come bozza", "Salva" e "Pubblica" in basso. Durante la creazione del flusso di lavoro, la funzione "Salva come bozza" risulterà molto utile per conservare le modifiche apportate. Una volta completata la creazione del flusso di lavoro, fai clic sul pulsante "Salva e pubblica" per salvarlo e attivarlo immediatamente.

Ora è il momento di aggiungere le azioni e i controlli necessari per completare la creazione del flusso di lavoro. Clicca sull'icona tra Inizio e Fine: in questo modo verrà aggiunto un nuovo passaggio al flusso di lavoro, con l'elenco delle azioni e dei controlli disponibili. Puoi anche cercare l'azione che desideri aggiungere.

Ora scegliamo l'azione "Converti in PDF" dall'elenco.

Solitamente, ogni azione può avere alcune proprietà come input che dipendono dalla rispettiva elaborazione del documento. Ad esempio, la divisione per numero di pagina ha il numero di pagina come parametro di input oltre al file. La conversione in PDF, invece, non ha parametri. Ora aggiungiamo l'azione "Invia email" come passaggio successivo.

La funzione "Invia documenti tramite e-mail" prevede tre parametri: l'indirizzo e-mail del destinatario, l'oggetto e il corpo del messaggio. Inserisci le informazioni necessarie e salva.

Il flusso di lavoro finale si presenta così ed è pronto per essere pubblicato e utilizzato. Facile e veloce, vero? Una volta pubblicato, puoi utilizzare il flusso di lavoro dalla tua app mobile oppure trovarlo nel menu principale di PDF4me. Inoltre, puoi consultare i log nella finestra principale del flusso di lavoro, come l'ultima esecuzione, la durata, il costo della chiamata, ecc.

Tieni presente che le azioni vengono comunque conteggiate come costi di chiamate API nel tuo conteggio delle chiamate idonee all'automazione. Puoi verificarlo nelle impostazioni del tuo account e aggiungere altre chiamate API per un utilizzo maggiore. In alternativa, in base al tuo piano Pro, riceverai dei crediti gratuiti a ogni cambio di ciclo di fatturazione.

Questa è una delle funzionalità più preziose del processo di automazione del flusso di lavoro documentale di PDF4me. Puoi avviare il flusso di lavoro creato nel portale PDF4me dal tuo dispositivo mobile o tablet, ovunque e in qualsiasi momento. La prima schermata mostra come accedere alla sezione Automazione e visualizzare il flusso di lavoro creato.

La seconda schermata mostra tutti i flussi di lavoro che hai creato nel portale PDF4me e che sono pronti per essere utilizzati in qualsiasi momento. Selezionando il nome del flusso di lavoro, il file selezionato verrà inviato al sistema, che eseguirà tutti i processi aziendali e ti avviserà dell'avvio del flusso di lavoro.

L'automazione dei flussi di lavoro offre numerosi vantaggi rispetto ai processi manuali. Riduce la gestione manuale, migliora i tempi di elaborazione, ottimizza la gestione del carico di lavoro, riduce gli errori manuali e molto altro. PDF4me è un'azienda visionaria che si propone di rendere l'elaborazione dei documenti semplice, efficiente e accessibile a tutti. Tutto ciò che devi fare è registrarti su PDF4me, quindi scaricare e installare l'app PDF4me Scan & Automation dal Play Store.