I moderni sistemi di gestione documentale e le relative attività aziendali non possono più prescindere dalla funzionalità di codifica a barre . La codifica a barre rappresenta un'innovazione tecnologica straordinaria nel campo del trasferimento di dati e informazioni . Questo avviene in modo sicuro e riservato attraverso documenti in formato digitale come PDF e Word. Con un minimo sforzo umano e un buon strumento per leggere i dati crittografati, memorizzati in formati così piccoli e difficilmente decifrabili (strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri), è possibile ottenere risultati sorprendenti in termini di automazione.
Cos'è un codice a barre? Un codice a barre è una serie di linee, blocchi o punti visualizzati su uno schermo o su carta che contengono dati crittografati. Questi vengono letti da un dispositivo di scansione e inseriti in un sistema per l'ulteriore elaborazione. Esistono vari tipi di codici a barre, ognuno creato per uno scopo specifico. Alcuni esempi sono Code 128/Code 39 (il primo tipo di codice a barre) , QR Code , Datamatrix , EAN , ecc. Per ulteriori informazioni e per provare le diverse opzioni di codifica a barre con un account PDF4me, consulta il blog di PDF4me.
Su PDF4me, per facilitarne l'utilizzo, mettiamo a disposizione i seguenti codici a barre: Code 128 , QR Code , Datamatrix , Aztec e Pdf417 .
Perché abbiamo bisogno di diversi tipi di codici a barre? Sono disponibili diversi tipi di codici a barre per creare vari formati di dati. Tutti questi dati vengono crittografati in un modo specifico. La crittografia dei dati dipende dalle informazioni e dal tipo di documento utilizzato. Per ogni scopo, potremmo dover fare affidamento su un particolare tipo di codice a barre.
In questo blog, vi guideremo su come includere più codici a barre in un documento e posizionarli in modo da ottimizzarne l'utilizzo. L'inserimento di più codici a barre nello stesso documento richiede, ovviamente, uno scambio di dati sicuro e conciso, con informazioni incapsulate. Ogni codice a barre può contenere dati relativi a una specifica funzione, reparto o modulo aziendale. L'insieme dei dati viene quindi memorizzato in base all'utilizzo e il tipo di codice a barre viene scelto di conseguenza.
Prendiamo ad esempio l'aggiunta di due tipi di codici a barre al documento: Code128 e codice QR. Il Code128 è un codice a barre lineare o 1D, costituito da una semplice serie di linee. In questo caso, la larghezza di ogni linea corrisponde a un carattere specifico. Tuttavia, si consiglia di limitare la lunghezza del testo a circa 20 caratteri (con un set di caratteri limitato). Sebbene sia possibile creare codici a barre con testo più lungo, è preferibile utilizzare testi più brevi per una migliore leggibilità su aree più ampie. In questo esempio, utilizzeremo il codice a barre per memorizzare la "data corrente". 
Il codice QR è un codice a barre bidimensionale costituito da una serie di blocchi quadrati più piccoli. Questi blocchi rappresentano frammenti di dati crittografati. Un codice QR può memorizzare grandi quantità di dati, con testi lunghi fino a 2000 caratteri, per una leggibilità ottimale. Se la lunghezza del testo supera i 2000 caratteri, il dispositivo di scansione non è in grado di riconoscere le informazioni memorizzate. La dimensione di ciascun blocco del codice QR, detta anche modulo, varia in base alla quantità di dati. I codici QR vengono utilizzati principalmente per memorizzare metadati importanti relativi ai documenti. 
Come aggiungere questi due codici a barre al documento? Potresti aver bisogno di categorie di informazioni che il documento deve contenere e potresti volerle utilizzare per vari scopi. In un'azienda di elaborazione ordini, ad esempio, potresti voler spostare diversi set di dati a vari moduli/funzioni dell'azienda. Probabilmente vorrai memorizzarli in un database correlato nel back-end. Questi dati possono essere acquisiti in più formati utilizzando diversi tipi di codici a barre. Uno scanner di codici a barre legge i dati e li trasmette al sistema in modo appropriato. In questo esempio, utilizzando il Code 128 e il codice QR, vedremo come aggiungere i codici a barre in modo sistematico al documento.
Per aggiungere il primo codice a barre di tipo Code128 con la data corrente, è necessario generare i dati "data corrente". Sulla piattaforma Zapier, è possibile utilizzare facilmente l'integrazione Code by Zapier. A tale scopo, è possibile scegliere tra due linguaggi supportati: JavaScript e Python . Tuttavia, è importante tenere presente che è possibile utilizzare un solo linguaggio alla volta per ogni passaggio. Di seguito è riportata una schermata di questo passaggio.
Dopo aver generato correttamente il testo, è il momento di aggiungere Pdf4me e selezionare l'azione "Aggiungi codice a barre al PDF" . Per farlo, seleziona il tuo account Pdf4me e configura le impostazioni di conseguenza. A questo punto, puoi passare il testo "Data corrente" come parametro al campo "Testo".
Ora potreste chiedervi dove posizionare il codice a barre nel vostro documento. Il posizionamento del codice a barre è fondamentale per una scansione comoda e senza errori. La facilità d'uso di scanner o smartphone influisce sul posizionamento dei codici a barre. Altrettanto importante è evitare la sovrapposizione di due codici a barre. In questo caso specifico, in cui utilizziamo il codice a barre Code128, abbiamo scelto di allinearlo all'angolo in alto a destra della pagina con un piccolo margine dai bordi. Come potete vedere nell'esempio, il margine è di circa 5 mm dall'angolo in alto a destra. Tutte le misure sono calcolate ed espresse in millimetri. Potete fare riferimento ai valori di configurazione riportati negli screenshot qui sotto.
È possibile approfondire ulteriormente le impostazioni consultando la nostra documentazione sull'argomento.
Dopo aver aggiunto il primo codice a barre, il documento apparirà come nell'esempio mostrato di seguito.
Il secondo codice a barre che abbiamo selezionato è un codice QR . Per aggiungere un codice a barre di tipo QR, utilizziamo nuovamente l'azione Pdf4me nello zap. Il file di output del primo passaggio di Pdf4me è l'input per il secondo passaggio. Nel caso del codice QR, configuriamo i metadati del file. Dopo aver inserito i metadati nel campo Testo del secondo passaggio, selezioniamo il tipo di codice a barre come Codice QR . Posizioniamolo nell'angolo in alto a sinistra di tutte le pagine con un piccolo margine dai bordi delle pagine. In questo modo possiamo delimitare i codici a barre nel documento posizionandoli in modo appropriato senza sovrapposizioni.
Dopo aver aggiunto entrambi i codici a barre, il documento apparirebbe così.
In sintesi, il flusso di lavoro per aggiungere e posizionare i codici a barre sarebbe quello illustrato di seguito.
Ora che sai come aggiungere e posizionare più codici a barre nel tuo documento, ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti ad aggiungere e posizionare più codici a barre senza problemi.
Negli esempi 1 e 2 i codici a barre sono sovrapposti e, in questi casi, viene letto solo un codice a barre sovrapposto.
D'altra parte, se provate a scansionare i codici a barre qui sotto, saranno leggibili perché non c'è sovrapposizione.
L'area circostante il codice a barre, priva di dati irrilevanti, è chiamata Zona Silenziosa . Questa zona contribuisce a creare un bordo o uno strato attorno al codice a barre, aiutando il dispositivo di lettura a identificare l'area rilevante da scansionare.
Ormai avrai capito come aggiungere e posizionare più codici a barre nei documenti utilizzando PDF4me e Zapier. Puoi trovare ulteriori funzionalità di questo tipo nelle raccolte di funzioni di automazione per PDF4me e Zapier. Abbiamo ottimi piani adatti a ogni budget. Abbonati e scopri tutte le opzioni disponibili per i codici a barre.