Di era digital yang mendorong bisnis, korespondensi dengan dokumentasi memperkuat momentumnya dengan menggunakan teknologi untuk berkembang. Orang-orang lebih menyukai format PDF di era dokumentasi digital modern ini. Manfaat menggunakan format PDF, seperti yang kita ketahui, sangat banyak dibandingkan format dokumen lainnya. Fitur-fitur yang tersedia untuk memproses dokumen, baik untuk membuat, mengkonversi, menggabungkan, mengompresi, atau lainnya, menjadikan perangkat lunak PDF sebagai paket alat yang disukai di berbagai industri. Selain itu, sinkronisasi PDF dengan model operasi bisnis SaaS atau lingkungan lain di 'cloud' merupakan pendekatan yang cerdas. Mengintegrasikan platform seperti Zapier, dan alat PDF seperti PDF4me dapat menghasilkan berbagai kombinasi otomatisasi alur kerja. Anda dapat membaca beberapa manfaat menggunakan integrasi ini.
Bacalah sampai selesai untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik, khususnya jika Anda baru mengenal otomatisasi dengan Zapier dan PDF4me.
SaaS telah mendorong dunia untuk bergerak menuju era digitalisasi baru, di mana orang mulai merasakan peningkatan produktivitas dan efisiensi, kapan saja dan dalam setiap aktivitas. Hidup dalam sistem yang "terikat waktu", kita senang menyelesaikan pekerjaan tanpa kesalahan. Menyelesaikan pekerjaan itu sendiri berarti mengotomatiskan aktivitas yang memakan waktu yang melibatkan integrasi berbagai sistem lain. Pada akhirnya, ini termasuk mengumpulkan data, menyaringnya, memprosesnya, dan akhirnya membuat laporan atau dokumen yang layak disajikan. Dengan PDF4me, Anda juga dapat menikmati kustomisasi alat berdasarkan kebutuhan Anda .
Sebagai contoh, jika Anda perlu mengelola aktivitas pemrosesan pesanan yang memerlukan pertukaran banyak dokumen, jumlah upaya dan waktu yang diinvestasikan hingga akhirnya siap digunakan atau dikirimkan cukup besar. Demikian pula, seorang pendidik mungkin membutuhkan banyak waktu dan energinya untuk mengkonversi serangkaian materi pembelajaran yang telah disiapkannya dalam berbagai format seperti PPT, Excel, Word, atau gambar ke format PDF.
Situasinya tidak berbeda di sektor asuransi, di mana tanda tangan individu sangat penting dan wajib untuk polis dan proses klaim.
Apa pun situasi pekerjaannya, bisnis membutuhkan alur kerja yang memproses pekerjaan secara otomatis tanpa campur tangan manual. Ini adalah pilihan tepat untuk meningkatkan produktivitas dan sekaligus mengurangi biaya operasional di setiap fungsi sektor bisnis.
Dalam generasi intervensi digital canggih saat ini, hampir setiap fungsi bekerja dengan komputer, internet, atau cloud. Terdapat daftar program perangkat lunak yang tak terbatas yang digunakan di setiap bidang bisnis. Kita mulai menyebutnya aplikasi, dan jika dilakukan melalui internet atau cloud, tepat disebut "aplikasi web". Beberapa dekade yang lalu, data harus dirujuk, dikumpulkan, dan digunakan secara manual dengan hati-hati. Persetujuan dan pertukaran dokumen ke berbagai fungsi atau disiplin kerja memakan waktu. Sekarang, Anda dapat melakukan semua ini melalui komputer. Mengintegrasikan informasi adalah prioritas saat menjalankan pekerjaan dokumentasi. Otomatiskan aktivitas Anda yang melibatkan banyak fungsi dan hasilkan laporan atau dokumen yang rapi dengan platform terintegrasi seperti Zapier melalui PDF4me. Manfaatnya banyak, tetapi kami telah mencantumkan beberapa untuk Anda baca lebih lanjut.
Bagaimana kita bisa menyederhanakan pekerjaan PDF yang kompleks? Tidak perlu menebak-nebak, jika Anda pernah mendengar platform seperti " Zapier ". Yakinlah bahwa pekerjaan akan selesai!
Tiga kata kunci yang harus Anda ingat saat menggunakan Zapier adalah " Trigger ", " Action ", dan " Zap ".
" Trigger " membuat Anda melakukan sebuah " Aksi ", yang menghasilkan sebuah " Zap ". Bacalah lebih lanjut untuk memahaminya dengan lebih baik. Kami sebelumnya telah menerbitkan sebuah blog mengenai hal ini.
Ketika vendor atau pelanggan mendaftarkan aplikasi web mereka di "Zapier", hal itu sangat berarti dalam hal berbagi data dan kepercayaan dengan Zapier. Pertimbangkan skenario dalam bisnis manufaktur dengan contoh sebelumnya tentang modul pemrosesan pesanan. Jika Anda adalah produsen periferal atau aksesori komputer, bagaimana Anda mengubah seluruh pekerjaan pemrosesan pesanan menjadi sistem otomatis yang mudah? Anda mungkin memiliki proses berikut dalam fungsi pemrosesan pesanan harian Anda.
- Pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui formulir. Ia dapat menggunakan aplikasi email, atau formulir yang tersedia di situs web perusahaan Anda. Atau, secara tidak langsung, ia dapat menggunakan salinan digital formulir pemesanan yang dicetak. Anda harus memperhatikan banyaknya aplikasi web yang terlibat. Ini bisa berupa sistem email, aplikasi formulir pemesanan di situs web, atau layanan cloud yang menggunakan perangkat lunak untuk menyediakan aplikasi yang sesuai bagi pelanggan. Anda dapat melihat dan mengakses semua aplikasi web ini melalui Zapier jika aplikasi tersebut terdaftar di sana. Aktivitas ini menciptakan "Pemicu". Anda dapat memilih aplikasi dan mengembangkan aturan serta filter untuk mendapatkan respons dari Zapier. Respons tersebut merupakan hasil dari pemicu. Misalnya, email dengan lampiran dokumen pesanan pembelian dari pelanggan atau dalam bentuk lembar Excel yang dibuat di basis data situs web Anda oleh pelanggan.
- Anda dapat mengkonfirmasi pesanan Anda dengan tanda tangan digital pada pesanan PDF yang Anda kirimkan ke pelanggan. Setelah konfirmasi pesanan pembelian, Anda mungkin tertarik untuk membuat faktur, atau surat pengiriman, dengan detail agen pengiriman. Sekarang Anda telah membuat setidaknya sepuluh jenis dokumen yang berbeda. Bayangkan waktu yang dibutuhkan jika dilakukan secara manual. Mengapa seseorang masih mau melakukannya saat ini? Sekarang Anda memiliki komputer, internet, dan cloud, Anda dapat memilih Zapier untuk mengotomatiskan seluruh proses ini dengan menggunakan langkah-langkah sederhana ini untuk mengotomatiskan pekerjaan PDF Anda melalui Zapier. Sebagai produsen, bagaimana Anda akan mengkonversi semua dokumen ini ke PDF?
Kita perlu membuat koneksi dengan aplikasi PDF yang digunakan dari Zapier, misalnya Anda menggunakan PDF4me, sebuah alat PDF yang cukup praktis dan lebih murah.
Setelah koneksi terjalin, sebagai pengguna PDF4me, Anda sekarang dapat menentukan "Aksi". Anda dapat merujuk ke halaman-halaman di situs web PDF4me untuk mempelajari dan membuat tugas otomatisasi pertama Anda dengan Zapier . Berikut juga 5 langkah sederhana untuk membuat zap di Zapier dengan PDF4me.
- Langkah 1 Buka akun di PDF4me
- **Langkah 2 Buka tab Panggilan API dan Kunci di halaman akun PDF4me.**
- Langkah 3 Salin kunci terenkripsi dari halaman tersebut.
- Langkah 4 Ketik atau tempelkan kunci PDF4me yang terenkripsi di tab 'Aplikasi saya' pada Zapier, menggunakan tombol 'Tambahkan koneksi'.
- Langkah 5 Buat Zap menggunakan akun PDF4me (di PDF4me, kami memiliki opsi untuk memperbarui kunci karena alasan keamanan).
Setelah berhasil menghubungkan akun PDF4me Anda, kini Anda siap untuk mengkonversi formulir pesanan ini ke PDF, menggunakan fitur konverter PDF yang tersedia. Atau Anda mungkin ingin menambahkan watermark, barcode, atau stempel perusahaan Anda, Anda mungkin ingin menggabungkan beberapa pesanan, atau Anda mungkin ingin mengirim pesanan PDF yang telah dikonversi untuk tanda tangan digital dan persetujuan untuk mengkonfirmasi pesanan pembelian. Wah, banyak sekali pilihan yang tersedia. Anda juga dapat langsung mencobanya, memahami cara kerja otomatisasi menggunakan PDF4me, di Zapier. Sekarang Anda siap untuk melanjutkan dan memahami lebih lanjut tentang "Zap".
- "Zap" adalah alur kerja yang terdiri dari "pemicu" dan "tindakan", yang setelah dibuat, dapat disimpan untuk penggunaan di masa mendatang. Anda harus mengetahui lebih lanjut tentang hal ini beserta pengetahuan tentang manfaat dasar yang akan diberikannya dengan integrasi PDF4me.
- Anda dapat menjadwalkan eksekusi zap dengan mengatur waktu.
- Opsi seperti 'Aplikasi Saya' membantu mengatur aplikasi yang Anda langgan di Zapier. Ini termasuk menyimpan kredensial secara aman.
- Memberi nama Zap dengan tepat agar mudah dikenali dapat membantu untuk penggunaan di masa mendatang.
Apa saja masalah umum yang Anda hadapi tanpa sistem otomatisasi yang andal untuk semua pekerjaan dokumentasi dan pelaporan Anda?
Anda tidak dapat menghindari dokumentasi dalam bisnis apa pun. Alasan sederhananya adalah dokumen berfungsi sebagai bukti kemampuan Anda kepada klien, investor, atau siapa pun yang tertarik menjadi pemangku kepentingan. Dokumen memberikan kepercayaan antar pihak, baik itu pelanggan, vendor, atau pemasok. Dokumen juga diperlukan untuk mencatat keberadaan dan sejarah perusahaan Anda untuk pengembangan di masa mendatang. Menyiapkan, memproses, dan menyimpannya bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, alur kerja dokumen otomatis sangat diperlukan. Bagaimana cara saya menyimpan dan mengelola dokumen untuk jangka waktu yang sangat lama ke depan???
Ketika bisnis berkembang, untuk mempertahankan posisi di pasar bisnis, Anda mungkin perlu beralih ke implementasi solusi teknologi yang lebih baru dan trendi. Tentu saja, solusi tersebut harus cukup tepat untuk meningkatkan produktivitas dan hemat biaya. "Bagaimana cara saya mengidentifikasi dan menghubungi penyedia solusi otomatisasi ini?"
Intervensi manual diperlukan di mana-mana karena dua alasan utama. Pertama, untuk membuat keputusan akhir tentang kemurnian informasi yang ditransfer. Alasan kedua adalah untuk mempertahankan pekerjaan karyawan. Alasan pertama, secara langsung, bergantung pada keterampilan dan integritas individu. "Seberapa besar saya bergantung pada keterampilan dan etika individu yang menangani data dan informasi?"
Ini adalah hal yang umum terjadi di kantor dengan terlalu banyak tempat yang harus Anda awasi hanya dengan kedua mata. Ketika selalu ada kekurangan dukungan manual untuk memberikan bantuan, Anda pasti akan memikirkan 'transformer', 'terminator', semua karakter film fiksi ilmiah, atau robot sederhana yang akan mendengarkan Anda dan mengikuti instruksi Anda. "Bagaimana saya dapat menerapkan solusi yang andal dengan pengawasan minimal?"
Pasar yang kompetitif seharusnya sehat ketika para pemain tetap waspada dan aktif secara konsisten. Kesempatan yang terlewatkan adalah harga mahal yang harus dibayar untuk melihat orang lain mengambil keuntungan. Menghilangkan keterlibatan pemain yang tidak aktif adalah senjata tambahan. Kualitas dalam diri Anda harus berupa keinginan untuk hadir "tepat waktu" dalam meraih peluang. Konsumsi waktu, saat mengirimkan penawaran atau estimasi, sangat penting. "Bagaimana saya dapat menghemat waktu dan dengan cepat membuat penawaran dan estimasi?"
Saya: "Apakah kita masih memiliki proses peninjauan dan persetujuan sebelum menyelesaikan dokumen atau artefak yang menunggu pengajuan?"
Anda- "Ya, kami sudah melakukannya, dan kami mungkin juga perlu melakukan koreksi setelah peninjauan dan akhirnya mendapatkan tanda tangan."
Saya- "Lalu, apa ukuran yang dapat digunakan untuk memperkirakan upaya dan waktu yang dibutuhkan?"
Anda - "Secara konvensional dalam 'hari-orang'" .
Teman-teman terkasih, 😊 kalian perlu memasang alarm bangun pagi! Orang-orang mulai membicarakan penyelesaian pekerjaan berdasarkan lalu lintas internet, yang diukur dalam "byte per detik". "Bagaimana cara mempercepat peninjauan dan persetujuan dokumen saya dengan tanda tangan?".
Jawaban atas semua pertanyaan ini bermuara pada peralihan aktivitas manajemen dokumen Anda ke sistem otomatis. Saat memilih integrasi berbagai departemen Anda, bijaklah dalam memilih alat yang terjangkau dan tersedia di pasaran seperti Zapier dan PDF4me.
Berikut adalah 5 manfaat yang bisa Anda dapatkan dari otomatisasi konversi dokumen menggunakan Zapier dan PDF4me.
- Lacak riwayat otomatisasi Anda di halaman akun.
- Bantuan dan dukungan yang terdokumentasi dengan baik.
- Fitur yang dapat disesuaikan.
- Terintegrasi dengan ribuan aplikasi lainnya.
- Tidak diperlukan pengalaman pemrograman.
Periksa inisiatif PDF4me di bidang otomatisasi dokumen lainnya dengan berbagai platform. Kami juga mengembangkan alur kerja untuk mengakomodasi kebutuhan spesifik Anda, sehingga memberikan kustomisasi fitur yang andal.
"Apa pun dan bagaimana pun cara Anda melakukan otomatisasi, Anda tetap harus terus bergerak sendiri, terus menerus..."