Pembuatan dokumen dinamis menggunakan data dari Excel

Pembuatan dokumen dinamis adalah proses membuat kumpulan dokumen secara otomatis yang dipersonalisasi dengan data dinamis dari suatu sumber. Misalnya, sebuah surat mungkin dipersonalisasi untuk ditujukan kepada setiap penerima berdasarkan nama. Membuat dokumen dengan data dinamis akan memerlukan sumber data, seperti daftar, spreadsheet, atau database, JSON, atau larik. Gabungkan bidang adalah tempat penampung dalam templat yang telah ditentukan sebelumnya yang kemudian diganti menggunakan data dari salah satu sumber data yang disebutkan di atas atau sumber data lain yang didukung.

PDF4me memiliki konektor kuat yang dapat membantu Anda menghasilkan banyak dokumen dengan konten dinamis. Otomatisasi dokumen ini dapat dicapai melalui integrasi sederhana dengan alat-alat listrik Microsoft seperti Power Automate. Sebagai Power-user, Anda dapat mengintegrasikan fitur PDF4me Connect untuk memanipulasi dan mengelola dokumen bisnis Anda. Konektor mendukung sumber data seperti .xlsx, JSON, daftar data Sharepoint, atau larik untuk mengisi data ke dalam template.

Spreadsheet Microsoft Excel adalah salah satu sumber data yang paling banyak digunakan untuk pembuatan dokumen dinamis. Lembar Excel adalah alat yang paling dipilih untuk mengatur data dinamis karena mudah digunakan dan memberikan kontrol yang besar atas data. Mari kita lihat beberapa skenario di mana perangkat lunak pembuatan dokumen dinamis dapat menjadi sangat efektif dalam menyederhanakan pembuatan dokumen massal.

• Bisnis - Surat promosi, pembuatan faktur, laporan, kutipan, surat, amplop, dll.
• Perbankan & Keuangan - Menghasilkan pernyataan, email khusus, tanda terima, dll.
• Perawatan kesehatan - Membuat laporan, asuransi, dll.
• Akademik - Menghasilkan laporan akademik, sertifikat, laporan nilai, dll.

Di satu sisi, pembuatan dokumen dinamis dan gabungan surat digunakan di hampir semua bidang pekerjaan dan bisnis yang melibatkan dokumen.

Bagaimana cara menghasilkan dokumen secara dinamis menggunakan spreadsheet Excel?

Mari kita lihat kasus penggunaan di mana kita ingin menggunakan menghasilkan sejumlah besar dokumen menggunakan data dari spreadsheet Excel dan menyimpannya di penyimpanan Cloud dengan PDF4me Connect dan Power Automate.

Ada empat tindakan PDF4me yang tersedia untuk membuat dokumen dinamis di Power Automate -

• Gabungan Surat dengan File Data (Daftar Dokumen)
• Gabungan Surat dengan File Data (Dokumen Tunggal)
• Gabungan Surat dengan Data String (Daftar Dokumen)
• Mail Merge dengan Data String (Single Doc)

Karena kami menggunakan spreadsheet Excel, kami akan menggunakan tindakan dengan File Data sebagai sumber data.

Bagaimana cara kerjanya?

Yang perlu Anda lakukan hanyalah memetakan konten file Data dan konten file Template menggunakan tindakan PDF4me di Power Automate.

Tindakan di atas membaca file Excel Anda dan melakukan menggantikan bidang gabungan sesuai dengan template Word/PDF Anda. Hal ini dapat menghasilkan sejumlah besar dokumen dalam satu panggilan. Berdasarkan input tersebut menghasilkan format output Word untuk template Microsoft Word dan output file PDF untuk template PDF.

Mari kita ambil contoh di mana Anda ingin menghasilkan dokumen khusus untuk semua karyawan perusahaan Anda. Contoh excel akan terlihat seperti ini.

Templat sampel Anda harus memiliki bidang gabungan berikut untuk dipetakan ke sumber data yang merupakan lembar bentang Excel Anda.

Setelah Anda memetakan konten file data dan data file template dengan benar, Anda seharusnya bisa mendapatkan output seperti yang ditunjukkan di bawah ini.