Otomatisasi alur kerja dokumen dengan hot folder di Dropbox

PDF4me memiliki sejumlah fitur dan alat PDF yang membantu Anda melakukan pekerjaan dokumentasi, membebaskan Anda dari pekerjaan manual. Setelah berevolusi lebih jauh, PDF4me mampu membaca pikiran Anda dengan lebih baik. Ia dapat membantu mengotomatiskan dan menjalankan alur kerja dokumen Anda bahkan tanpa instruksi Anda. “Cukup buat dua folder di Dropbox - pilih tindakan PDF Anda secara berurutan - Santai dan Anda akan melihat pekerjaan selesai”. Mari kita bahas lebih lanjut.

Dropbox adalah fasilitas yang nyaman bagi banyak dari kita dalam pertukaran data dan manajemen file. Kita membuat folder sementara di Dropbox, tempat file-file tersebut masuk untuk diproses. Setelah itu, file-file tersebut diambil dan ditempatkan di folder lain setelah diproses oleh PDF4me. Sedikit peningkatan dalam otomatisasi berarti peningkatan produktivitas.

Dalam 3 langkah, pekerjaan selesai. Buka Otomatisasi Dropbox

• Konfigurasikan folder sumber dan target.
• Tambahkan tindakan dari pdf4me
• Mengatur urutan tindakan dan membuat alur kerja.

Gambar di bawah menunjukkan cara memilih folder sumber dan target dari lokasinya. Folder sumber adalah folder yang dikonfigurasi untuk berisi semua file input yang perlu diproses. Demikian pula, folder tujuan atau target adalah folder tempat semua file yang telah diproses dipindahkan. Menyimpan lokasi saat konfigurasi sangat penting, karena lokasi ini akan menjadi input untuk manajemen file.

PDF4me menyediakan beberapa aksi dan fitur. Saat membuat alur kerja yang terdiri dari lebih dari satu aksi, penting untuk menentukan urutan eksekusi setiap aksi. Misalnya, jika kita memilih dokumen untuk dioptimalkan dan dikonversi ke PDF, segera setelah masuk ke folder sumber, folder target biasanya berisi file yang telah diproses, dioptimalkan, dan kemudian dikonversi sesuai urutan aksi yang dipilih. Berikut tangkapan layar untuk memudahkan pemahaman Anda.

Setelah mengkonfigurasi folder sumber dan target, tindakan dipilih dari daftar fitur yang tersedia. Dalam contoh ini, kita memiliki dua tindakan yaitu, 'Optimalkan' dan 'Konversi ke PDF'.

Jika Anda memilih Optimalkan , Anda mungkin akan diminta untuk memilih profil. Di sini, profil yang tersedia adalah default, web, atau cetak . Mari kita pilih profil dan simpan seperti yang terlihat di bawah ini. Ini adalah hal yang umum terjadi pada fitur apa pun yang Anda pilih.

Tindakan kedua yang dapat Anda pilih adalah tindakan 'Konversi ke PDF', diikuti dengan permintaan untuk menentukan mode konversi, yaitu cepat atau detail . Anda dapat menyimpan pilihan mode dan kesesuaian ini. Seperti yang disebutkan sebelumnya, opsi-opsi ini sangat berlaku untuk fitur 'konversi ke PDF' ini.

Seperti yang Anda lihat, tindakan pertama yang akan dieksekusi adalah optimasi, diikuti oleh tindakan kedua yaitu konversi ke PDF . Oleh karena itu, nomor urutan 1 akan dialokasikan untuk tindakan 'optimasi'. Nomor urutan 2 akan dialokasikan untuk tindakan 'konversi ke PDF'. Urutan eksekusi tindakan sekarang akan sesuai dengan nomor urutan. Oleh karena itu, alur kerja dibuat berdasarkan urutan nomor urutan ini.

Setelah menyelesaikan semua tindakan, hasil akhir akan tersedia di folder target.

Dengan cara ini, kita dapat membuat sistem alur kerja kita sendiri sesuai kebutuhan, hanya dengan membuat dua folder di Dropbox dan menggunakan fitur pdf4me sebagai tindakan. Sebagian besar pekerjaan dan proses dokumentasi harian kita yang memakan waktu kini dapat dilakukan secara otomatis dengan sedikit bantuan dari PDF4me.