Otomatisasi Penggabungan Surat Massal dengan PDF4me dan Power Automate

Otomasi proses robotik (RPA) saat ini membuat organisasi lebih menguntungkan dengan menghilangkan banyak proses manual rutin. Hal ini juga mendorong kepuasan pelanggan karena dapat membuat proses lebih cepat dan lebih aman. PDF4me juga berkontribusi dalam membuat banyak proses otomatisasi terkait dokumen untuk pelanggannya. Salah satu fitur otomatisasi utama dari PDF4me adalah otomatisasi penggabungan surat (mail merge), dan keunggulan utama dibandingkan banyak lainnya adalah keamanan. PDF4me memproses semua data sensitif dan templat dokumen Anda melalui penyimpanan cloud yang aman dan secara otomatis menghapus file yang telah diproses secara berkala sebagai bagian dari kebijakan retensi data kami.

Penggabungan templat Word Anda dengan data dinamis dari berbagai sumber seperti Excel, Json, SharePoint, CRM, SAP, dan banyak lagi kini sepenuhnya otomatis dengan otomatisasi penggabungan surat PDF4me. Fitur otomatisasi ini memungkinkan Anda membuat beberapa dokumen sekaligus dan mengirimkannya untuk persetujuan lebih lanjut, atau Anda bahkan dapat menyimpannya ke berbagai tujuan penyimpanan Anda. Ada sejumlah cara untuk melakukan ini menggunakan koneksi Zapier, Microsoft Power Automate/PowerApps, dan PDF4me Rest API.

Pilih alat yang tepat untuk tindakan yang tepat.

Kami belajar dari berbagai kasus penggunaan dan mengembangkan empat tindakan penggabungan surat yang berbeda hanya untuk memastikan otomatisasi ini sangat sederhana dan mudah dipahami dari perspektif pengguna akhir. Semua tindakan ini tersedia di koneksi Zapier dan Power Automate/PowerApps .

Penggabungan Surat dengan File Data (Daftar Dokumen) Tindakan ini dapat menghasilkan beberapa dokumen sekaligus dengan hanya menerima data dalam format file. Format file yang didukung saat ini adalah tipe .xlsx dan .json. Struktur Excel dan struktur JSON contoh ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Penggabungan Surat dengan File Data (Dokumen Tunggal) Tindakan ini dapat menghasilkan satu dokumen sekaligus dengan menerima data hanya dalam format file. Format file yang didukung saat ini adalah tipe .xlsx dan .json.

Penggabungan Surat dengan String Data (Daftar Dokumen) Tindakan ini menghasilkan beberapa dokumen sebagai output dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat mengambil data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bagian contoh di bawah ini.

Penggabungan Surat dengan String Data (Dokumen Tunggal) Tindakan ini menghasilkan satu dokumen tunggal sebagai output dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat mengambil data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bagian contoh di bawah ini.

Contoh Struktur Data

Contoh Struktur JSON (Daftar Array):

[ ["NamaBidang1", "NamaBidang2", "NamaBidang3"], ["NilaiBidang1", "NilaiBidang2", "NilaiBidang3"], ["NilaiBidang4", "NilaiBidang5", "NilaiBidang6"] ]

Yang perlu Anda lakukan hanyalah memetakan konten file Data dan konten file Template dari berbagai aplikasi melalui konektor Zapier atau Power Automate Anda.

Tindakan ini membaca file data Anda dan melakukan penggabungan surat (mail merge) sesuai dengan templat Word/PDF Anda. Tindakan ini menghasilkan beberapa output dokumen dalam satu kali panggilan. Selain itu, tindakan ini menghasilkan format output Word untuk templat Word dan output file PDF untuk templat PDF. Jika Anda ingin menghasilkan file PDF untuk templat Word, Anda dapat menambahkan tindakan "Konversi ke PDF" di sebelah tindakan Penggabungan Surat ini.

Bagaimana cara kerja perhitungan biaya API untuk Otomasi?

Semua tindakan pembuatan banyak dokumen dibatasi hingga 10 dokumen sekaligus untuk menghindari beban kerja yang berat yang dapat mengakibatkan tidak adanya output sama sekali karena berbagai keterbatasan jaringan.

Semua tindakan ini dihitung 1 Biaya API per panggilan. Terlepas dari berapa banyak dokumen yang dihasilkan, kami hanya memperhitungkannya sebagai satu biaya API per tindakan.

Bagaimana cara membuat kolom penggabungan surat (mail merge) di dokumen Word?

Anda dapat membuat kolom gabungan seperti di atas dengan membuka menu Mailing dan memilih opsi Sisipkan Kolom Gabungan.

Mulailah mengotomatiskan pekerjaan penggabungan surat Anda sekarang!