PDF4me telah mengembangkan konektor canggih yang dirancang untuk menyediakan kemampuan penggabungan surat (mail merge) dengan berbagai bentuk sumber data. PDF4me Mail Merge memungkinkan Anda membuat kumpulan dokumen yang dipersonalisasi untuk setiap penerima. Dengan menggunakan file templat sebagai PDF atau Word Doc, PDF4me menerima data dari file atau daftar file untuk mengisi data dinamis untuk proses penggabungan surat.
Penggabungan Surat dengan Zapier dan PDF4me
Di Zapier, fitur penggabungan surat (mail merge) telah diimplementasikan dalam empat cara.
- Penggabungan Surat dengan File Data (Daftar Dokumen): Menggunakan dokumen Word atau PDF sebagai templat dan menggabungkannya dengan data yang terdapat dalam file berformat Excel atau JSON, kemudian mengembalikan beberapa file dalam format ZIP.
- Mail Merge dengan File Data (Dokumen Tunggal): Mirip dengan tindakan di atas tetapi hanya mengembalikan satu file dalam format yang sama dengan file templat.
- Mail Merge dengan Data String (Daftar Dokumen): Menggunakan dokumen Word atau PDF sebagai templat dan menggabungkannya dengan data berupa teks dalam format JSON, kemudian mengembalikan beberapa file dalam format ZIP.
- Mail Merge dengan Data String (Dokumen Tunggal): Mirip dengan tindakan di atas tetapi hanya mengembalikan satu file dalam format yang sama dengan file templat.
Jika mengembalikan beberapa file, ada juga opsi untuk menggabungkan file output jika file templatnya adalah PDF. Ini akan menghasilkan satu file PDF tunggal sebagai file output.
Tipe templat yang saat ini didukung adalah Word dan PDF. File data yang digunakan untuk penggabungan dengan templat hanya dapat diberikan dalam format file Excel atau JSON. Untuk Excel, formatnya dapat berupa sebagai berikut.
Untuk membuat struktur JSON, formatnya bisa seperti ini.
Susunan Data
[ ["NamaBidang1", "NamaBidang2", "NamaBidang3"], ["NilaiBidang1", "NilaiBidang2", "NilaiBidang3"], ["NilaiBidang4", "NilaiBidang5", "NilaiBidang6"] ]
atau
Daftar Data
{ "DataList":[ { "FieldName1": "FieldValue1", "FieldName2": "FieldValue2", "FieldName3": "FieldValue3" }, { "FieldName1": "FieldValue4", "FieldName2": "FieldValue5", "FieldName3": "FieldValue6" } ] }
Templat Word untuk penggabungan surat (mail merge) harus dibuat menggunakan fitur penggabungan surat dari Microsoft Word. Untuk membuat struktur JSON, Anda dapat menggunakan fitur Code by Zapier untuk menyusun teks JSON. Lihat tangkapan layar di bawah ini.
Fitur Mail Merge dengan Power Automate
Konektor PDF4me Power Automate memiliki fitur penting bagi pengguna organisasi kecil hingga besar yang menangani data dinamis setiap hari dan menyiapkan dokumen dengan data dinamis tersebut untuk proses bisnis mereka. Penggabungan surat (mail merge) kini ditingkatkan untuk mengotomatiskan pembuatan dokumen harian Anda beserta item data dinamis Anda.
Sebagai contoh, ketika data pelanggan baru ditambahkan ke item daftar SharePoint, ada pemicu Power Automate dari SharePoint untuk terhubung dengan Konektor PDF4me guna menghasilkan dokumen dengan menerapkan fitur Mail Merge.
Aksi Penggabungan Surat PDF4me
PDF4me Connect memiliki empat kombinasi tindakan penggabungan surat yang berbeda untuk memudahkan pengguna. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya, data adalah kunci utama untuk menentukan tindakan mana yang merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda. PDF4me memungkinkan berbagai pilihan untuk mengambil data dari sumber apa pun seperti OData, SharePoint, Spreadsheet, Json, atau string terstruktur, dll.
- Penggabungan Surat dengan Berkas Data (Daftar Dokumen)
Tindakan ini menghasilkan beberapa dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai file. Tindakan ini dapat mendukung format file .xlsx dan .json.
- Penggabungan Surat dengan Berkas Data (Dokumen Tunggal)
Tindakan ini menghasilkan satu dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai file. Tindakan ini dapat mendukung format file .xlsx dan .json.
- Penggabungan Surat dengan String Data (Daftar Dokumen)
Tindakan ini menghasilkan beberapa dokumen sebagai output dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat mengambil data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bagian contoh di bawah ini.
- Penggabungan Surat dengan String Data (Dokumen Tunggal)
Tindakan ini menghasilkan satu dokumen sebagai keluaran dan menerima data sebagai string. Ini adalah opsi terbuka bagi pengguna yang dapat mengambil data dari sumber mana pun dan menyiapkan struktur JSON seperti yang diberikan di bagian contoh di bawah ini.
Contoh Struktur Data
Susunan Data
[[“NamaBidang1”, “NamaBidang2”, “NamaBidang3”], [ “NilaiBidang1”, “NilaiBidang2”, “NilaiBidang3”], [“NilaiBidang4”, “NilaiBidang5”, “NilaiBidang6”]]
atau
Daftar Data
{“DataList”:[{“FieldName1”:“FieldValue1”, “FieldName2”: “FieldValue2”, “FieldName3”: “FieldValue3”}, {“FieldName1”:“ FieldValue4”, “FieldName2”: “FieldValue5”, “FieldName3”: “FieldValue6”}]}
Contoh Alur Kerja dengan Mail Merge menggunakan Data String (Daftar Dokumen)
Dalam alur kerja contoh ini, kita mendapatkan data dari item Daftar SharePoint. Trigger ditambahkan untuk mendapatkan item daftar saat item ditambahkan ke item daftar data SharePoint yang Anda tentukan. Kemudian, ambil template dokumen Anda untuk menerapkan penggabungan surat (mail merge). Selanjutnya, inisialisasi variabel untuk menyiapkan data sebagai struktur JSON yang tepat dengan fungsi String. Terakhir, petakan field dengan PDF4me Connect untuk melakukan Penggabungan Surat dan menghasilkan dokumen sesuai keinginan Anda.
Terakhir, Anda dapat menambahkan aplikasi bisnis Anda untuk melanjutkan dokumen yang dihasilkan sesuai dengan siklus hidup proses bisnis Anda.