Buat Dokumen adalah aksi PDF4me untuk Zapier yang melakukan penggabungan surat (mail merge): aksi ini mengambil templat Word, HTML, atau PDF ditambah file data JSON atau XML dan mengembalikan dokumen yang telah diisi. Sebuah Zap dapat memantau sebuah folder, menggabungkan setiap catatan, dan menyimpan setiap hasilnya tanpa perlu membuka Word.
Setiap tutorial penggabungan surat yang Anda temukan mengasumsikan seseorang sedang duduk di Word, mengklik panduan. Itu hanya berfungsi sekali. Namun, itu tidak akan berfungsi ketika seratus faktur perlu dibuat sesuai jadwal, atau ketika data datang dari sistem, bukan dari spreadsheet di desktop seseorang. Postingan ini membahas sintaks templat dan Zap yang menjalankan penggabungan secara otomatis.
Tuliskan kolom gabungan ke dalam dokumen Word menggunakan sintaks tanda kurung sudut ganda. Simpan templat tersebut dalam satu folder Dropbox dan biarkan data masuk ke folder lain. Sebuah Zap akan mengambil data, menyerahkan kedua file ke tindakan Hasilkan Dokumen PDF4me, dan menyimpan hasil gabungan. Pilih tindakan Tunggal untuk satu dokumen per proses, atau tindakan Ganda ketika satu array data harus menghasilkan banyak dokumen.
Tanya Jawab Berbasis Alasan
Mengapa menggunakan templat Word daripada membuat dokumen dalam kode? Karena orang yang memiliki hak cipta atas susunan kata jarang sekali adalah orang yang memiliki hak cipta atas kode program. Templat Word dapat diedit oleh siapa pun yang menulis salinan faktur, dan proses selanjutnya akan menerimanya tanpa perlu penyebaran dan tanpa keterlibatan pengembang.
Mengapa menggunakan JSON atau XML, bukan spreadsheet? Itulah bentuk-bentuk yang dihasilkan oleh suatu sistem. Fitur penggabungan surat (mail merge) di Word membaca lembar kerja karena ada manusia yang mengekspornya. Ketika pemicunya adalah pesanan yang sedang dilakukan atau formulir yang sedang dikirim, data sudah terstruktur, dan penggabungan seharusnya menerimanya dalam bentuk tersebut.
Mengapa ada dua tindakan Buat Dokumen? Generate Document Single menggabungkan satu record dan mengembalikan satu file. Generate Documents Multiple mengambil sebuah array dan mengembalikan satu file per elemen. Memilih yang salah biasanya menjadi alasan mengapa Zap menghasilkan satu dokumen padahal yang diharapkan adalah beberapa dokumen sekaligus.
Mengapa templat harus disimpan dalam folder tersendiri? Pemicu tersebut memantau folder data. Jika templat berada di samping data, mengunggah templat yang telah direvisi akan memicu Zap dan mencoba melakukan penggabungan terhadap templat seolah-olah itu adalah sebuah record.
Apa yang Akan Anda Dapatkan
Masukan: Templat Word yang berisi kolom gabungan, ditambah catatan JSON atau XML. Keluaran: Dokumen yang telah digabungkan, disimpan kembali ke penyimpanan cloud, siap untuk dikirim atau diarsipkan.
Apa yang Anda Butuhkan
- Zapier. Buka aplikasi PDF4me ZapierZap multi langkah memerlukan paket Zapier berbayar.
- Kunci API PDF4me. Dapatkan kunci API AndaHubungkan saat pertama kali Anda menambahkan aksi PDF4me.
- Penyimpanan awan dengan satu folder untuk templat dan folder terpisah untuk data yang masuk.
- Templat Word dengan kolom gabungan yang ditulis dalam sintaks PDF4me di bawah ini.
Apa itu mail merge, dalam satu paragraf?
Proses penggabungan surat (mail merge) membaca nilai dari sumber data dan memasukkan setiap nilai ke dalam tempat penampung yang sesuai di dalam templat. Anda menyimpan dua hal: templat yang berisi kolom penggabungan, dan sumber data yang menyediakan nilai-nilai tersebut. Mesin penggabungan menggabungkan keduanya dan mengembalikan dokumen yang sudah jadi, satu kali per catatan.
PDF4me menerima Word, HTML, dan PDF Templat. Word adalah yang paling kaya fitur di antara ketiganya, karena sintaksnya mendukung kondisi, tabel, bagian yang berulang, gambar, dan HTML sebaris, bukan sekadar fitur cari dan ganti sederhana.
Bagaimana cara mendesain template Word?
Kolom gabungan menggunakan tanda kurung sudut ganda di sekitar nama kolom:
<<[FieldName]>>
Salin itu ke dalam dokumen Word di tempat yang sesuai untuk nilai tersebut. Nama di dalam tanda kurung cocok dengan kunci dalam catatan JSON atau XML Anda.
Referensi sintaks templat Word
| Anda ingin | Dokumentasi |
|---|---|
| Sintaks lengkap, dari awal hingga akhir | Ringkasan |
| Pernyataan bersyarat | Kontrol teks |
| Tabel yang berkembang seiring dengan data. | Tabel |
| Paragraf dan bagian yang berulang | Ulangi paragraf |
| Menyisipkan gambar | Sisipkan gambar |
| Menyisipkan HTML mentah | Sisipkan HTML |
| Pemformatan angka dan tanggal | Pemformatan |
| Variabel dan daftar | Variabel |
Contoh templat faktur yang menggunakan tabel dan kondisi. Baris tabel diulang sekali untuk setiap item baris dalam data.
Bagaimana cara membuat Zap Pembuatan Dokumen?
Zap memiliki empat bagian yang bergerak: sesuatu untuk memulainya, templat, penggabungan, dan tempat untuk menempatkan hasilnya.
- Pemicu. Pilih pemicu yang sesuai dengan tempat data Anda tiba. Dengan Dropbox, itu adalah... File Baru di dalam Folder mengarah ke folder data Anda.
- Ambil templatnya. Pemicu hanya membawa file yang baru saja tiba, jadi baca templatnya secara terpisah. Dengan Dropbox, begitulah caranya. Temukan File, menunjuk ke folder templat dengan nama file templat yang persis sama.
- Menggabungkan. Tambahkan PDF4me Buat Dokumen Lakukan tindakan dan petakan kedua file tersebut ke dalamnya.
- Menyimpan. Menambahkan Unggah File untuk menulis kembali hasilnya. Jika penggabungan menghasilkan beberapa dokumen, masukkan ini ke dalam sebuah Buat Perulangan dari Item Baris langkah dari Pengulangan oleh Zapier jadi, proses ini berjalan sekali untuk setiap dokumen.
Menghasilkan parameter dokumen
| Parameter | Diperlukan | Apa fungsinya? |
|---|---|---|
| File Templat | Diperlukan | Templat itu sendiri, dipetakan dari langkah yang mengambilnya. |
| Jenis File Templat | Diperlukan | Jenis templat yang Anda berikan: Word, HTML, atau PDF. |
| Jenis Format Data Masukan | Diperlukan | Baik data tersebut diterima dalam bentuk Teks maupun File. |
| Teks Data atau Berkas Data | Diperlukan | Catatan tersebut. Mana yang Anda isi bergantung pada baris di atasnya. |
| Tipe Data Masukan | Diperlukan | Format data itu sendiri: JSON atau XML. |
| Nama File Templat | Opsional | Menentukan nama templat untuk tindakan tersebut, termasuk ekstensi. |
| Jenis Dokumen Keluaran | Opsional | Format dokumen yang dihasilkan. |
| Pertahankan agar PDF dapat diedit. | Opsional | Kolom formulir dapat diedit pada output. |
| Metadata | Opsional | Nilai tambahan diteruskan ke proses penggabungan. |
Tip. Tipe File Template dan Tipe Data Input adalah pasangan yang paling sering salah dipasangkan. Jika output yang muncul masih menampilkan placeholder, periksa kedua hal tersebut sebelum hal lain: penggabungan telah berjalan, hanya saja tidak ada yang dikenali untuk digabungkan.
Tunggal vs Ganda, dan kapan perulangan diperlukan
| Tunggal vs Ganda | Hasilkan Dokumen Tunggal | Buat Dokumen Berganda |
|---|---|---|
| Bentuk data | Satu rekor | Sebuah array, satu objek per dokumen. |
| Pengembalian | Satu dokumen | Satu dokumen per elemen array |
| Perlu ada perulangan setelahnya | TIDAK | Ya, untuk menyimpan setiap hasil. |
| Penggunaan umum | Satu faktur untuk satu pesanan | Sekumpulan pernyataan dari satu ekspor |
Hasil penggabungan. Setiap placeholder dari templat telah diganti, dan tabel telah diperluas menjadi satu baris per item baris.
Jalankan Zap dan verifikasi.
- Menerbitkan Zap.
- Masukkan contoh data ke dalam folder data dan tunggu hingga pemicu melakukan polling.
- Membuka Zap berjalan dan pastikan langkah Generate Document mengembalikan file, bukan kesalahan.
- Buka hasil output dan periksa dua hal: tidak ada placeholder yang masih terlihat, dan tabel berulang memiliki jumlah baris yang tepat.
Apa yang sebenarnya kamu bangun? Sebuah pabrik dokumen yang isi kalimatnya dimiliki oleh siapa pun yang mengedit templat, bukan oleh siapa pun yang memelihara Zap. Ubah templatnya dan eksekusi berikutnya akan menggunakannya. Pola yang sama berjalan di Make, n8n, dan Power Automate dengan tindakan yang sama.
Variasi Umum yang Dapat Anda Tambahkan Tanpa Membangun Ulang
Pertanyaan umum
Apa itu penggabungan surat (mail merge)?
Membaca nilai dari sumber data dan memasukkan setiap nilai ke dalam tempat penampung yang sesuai dalam templat, menghasilkan satu dokumen jadi per catatan. Word mempopulerkan istilah ini dengan wizard-nya, tetapi operasi itu sendiri tidak ada hubungannya dengan Word: mesin apa pun yang memahami templat dan format data dapat melakukannya, dan itulah yang dilakukan oleh tindakan Hasilkan Dokumen.
Bagaimana cara melakukan mail merge di Word?
Jika maksudmu wizard desktopAnda mengarahkan Word ke spreadsheet dan menelusuri dialog-dialognya. Jika yang Anda maksud adalah menggabungkan templat Word tanpa wizard tersebut, Anda menulis kolom-kolom menggunakan sintaks tanda kurung sudut ganda di atas, lalu menyerahkan templat dan catatan JSON atau XML ke Hasilkan Dokumen. Templat tersebut tetap berupa file Word; tidak ada yang membuka Word untuk menghasilkan output.
Bisakah saya melakukan mail merge tanpa Word?
Ya. Proses penggabungan berjalan melalui API PDF4me, jadi tidak ada salinan Word yang terlibat sama sekali. Anda hanya membutuhkan Word, atau editor apa pun yang dapat menulis .docx, untuk membuat templatnya terlebih dahulu, dan PDF4me juga menerima templat HTML dan PDF jika Anda lebih memilih untuk tidak menggunakan Word sama sekali.
Bagaimana cara membuat banyak dokumen dari satu templat?
Menggunakan Buat Dokumen Berganda dan berikan sebuah array, satu objek per dokumen. Ini akan mengembalikan satu dokumen per elemen. Kemudian letakkan langkah unggah di dalam sebuah Buat Perulangan dari Item Baris tindakan tersebut bertujuan agar setiap hasil disimpan secara individual, bukan hanya yang pertama.
Penyelesaian Masalah
Data tersebut tidak pernah sesuai dengan templat. Periksa apakah Tipe Data Input sesuai dengan format sebenarnya dari catatan tersebut, apakah catatan tersebut valid, dan apakah nama kunci sesuai dengan apa yang ada di dalam tanda kurung siku, termasuk penggunaan huruf kapital.
Entah tindakan Tunggal digunakan padahal yang dibutuhkan adalah Tindakan Ganda, atau langkah unggah berada di luar perulangan. Keduanya menghasilkan tepat satu file yang tersimpan terlepas dari berapa banyak data yang dimasukkan.
Wilayah pengulangan tidak ditandai dalam templat. Tabel yang terus bertambah ukurannya memerlukan sintaks pengulangan di sekitar baris, bukan hanya penggabungan kolom di dalamnya. Lihat dokumentasi paragraf berulang.
Template tersebut berada di dalam folder yang dipantau. Pindahkan ke foldernya sendiri dan arahkan langkah pengambilan data ke sana.
Langkah Selanjutnya
Pola empat langkah yang sama (memantau, mengambil templat, menggabungkan, menyimpan) menangani otomatisasi "data masuk, dokumen bermerek keluar".