Buat Faktur Dinamis menggunakan Zapier dan PDF4me

Pembuatan dokumen dinamis adalah salah satu teknologi yang paling dicari dan berkembang pesat di dunia digital. Seperti yang kita ketahui, sebagian besar bisnis beralih ke sistem tanpa kertas dan perubahan baru dalam cara menangani transaksi menuntut agar dokumen dibuat secara digital. Dokumen PDF adalah format dokumen digital yang paling disukai. Bisnis yang melibatkan uang selalu diharuskan untuk membuat faktur. Banyak data dalam faktur ini dibuat secara dinamis.

Membuat faktur dengan data dinamis memerlukan penerapan teknik seperti penggabungan surat (mail merge) atau penggunaan kolom gabungan (merge fields). Faktur khusus didasarkan pada templat dokumen yang dibuat menggunakan Word atau pembuat formulir lain yang memiliki kemampuan penggabungan kolom. Untuk menghasilkan faktur PDF dengan data dinamis, templat dibuat dengan kolom gabungan yang kemudian diganti dengan data asli.

Fitur Generate Document dari PDF4me di Zapier memungkinkan Anda membuat faktur dinamis dan mengotomatisasinya sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas terpenting Anda. Proses pembuatan dapat diotomatisasi jika Anda sudah memiliki templat dan data dinamis yang siap. Templat dapat berupa file Word atau HTML, atau format lain yang didukung. Data dapat berupa Spreadsheet, CSV, JSON, XML, atau daftar data.

Mari kita lihat contoh di mana Anda dapat membuat faktur dinamis di Zapier dengan templat berformat Word dan data dalam format JSON. JSON memungkinkan Anda membuat data kompleks dalam format terstruktur.

Mari kita lihat contoh template berikut.

Tambahkan pemicu untuk memulai Zap.

Zapier memiliki beberapa pemicu yang tersedia untuk memulai Zap. Anda dapat memilih pemicu yang diinginkan berdasarkan tempat Anda menyimpan file sumber. Dalam contoh ini, kita menggunakan pemicu Dropbox. Pemicu "Tambahkan file baru di Dropbox" akan digunakan Dropbox untuk memicu Zap.

Tambahkan tindakan Unduh dari Dropbox untuk Templat & Data

Untuk meneruskan Templat dan Data ke tindakan Hasilkan Dokumen, kita perlu mengunduh Templat dan data terkait dari sumbernya. Karena kita menggunakan Dropbox di sini, kita menggunakan tindakan Unduh dari Dropbox.

Tambahkan Tindakan Hasilkan Dokumen dari PDF4me

Setelah file diunduh, kita perlu meneruskannya ke tindakan Generate Document. Dalam tindakan tersebut, konfigurasikan nama file Template dan nama file Data. Selain itu, pilih tipe Data. PDF4me memungkinkan 2 tipe Data dalam tipe rendering Mustache - XML dan JSON. Kita menggunakan JSON dalam contoh ini.

Untuk contoh template di atas, data contohnya akan terlihat seperti di bawah ini:

{ "Dokumen": [ { "header": { "docType": "Salinan Asli" }, "body": { "Kolom 1": "Kuantitas", "Kolom 2": "Deskripsi", "Kolom 3": "Harga Satuan", "Kolom 4": "Total", "Faktur": { "nomor": 14957, "tanggal": "25-02-2022", "instruksi": "Faktur Instruksi 1", "subtotal": 200150, "pajak": "18%", "tanggal jatuh tempo": "25-03-2022", "pengiriman": "200" }, "Penagih": { "telepon": "989797", "faks": "998463", "email": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "alamat": { "perusahaan": "Organisasi 1", "jalan": "Jalan 1", "kota": "Kota 1", "kode pos": "123456" } }, "Penerima": { "nama": "penerima 1", "alamat": { "jalan": "testveien 3 ", "kota": "Kota 1", "kode pos": "0555", "negara": "Negara 1" } }, "Produk": [ { "kuantitas": 1, "deskripsi": "barang 1", "harga satuan": 45, "harga total": 867 }, { "kuantitas": 2, "deskripsi": "barang 2", "harga satuan": 123, "harga total": 3464 }, { "kuantitas": 3, "deskripsi": "barang 3", "harga satuan": 323, "harga total": 6564 } ] }, "footer": { "telepon": "telepon123", "faks": "faks123", "email": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

Konfigurasikan parameter yang sesuai pada tindakan Buat Dokumen PDF4me.

Tambahkan tindakan Unggah ke Dropbox dengan kontrol Loop.

Saat dokumen dihasilkan secara dinamis, akan ada beberapa file keluaran. Untuk setiap file, Zap harus menyimpan file tersebut ke lokasi yang diinginkan. Kami menggunakan tindakan kontrol "For Each" untuk menangani situasi ketika beberapa file keluaran diharapkan.

Tambahkan aksi Dropbox berikut di dalam perulangan.

Anda dapat mengkonfigurasi bidang-bidang berikut di dalam aksi Loop dan memastikan aksi Unggah ke Dropbox berada di dalam looper.

Faktur Dinamis yang dihasilkan akan terlihat seperti di bawah ini.

Anda juga dapat menambahkan kode QR atau kode batang agar faktur Anda dapat dibaca oleh mesin menggunakan tindakan Tambah Kode Batang.