Automatisation des flux de travail documentaires avec les dossiers fréquemment utilisés dans Dropbox

PDF4me propose de nombreuses fonctionnalités et outils PDF qui facilitent vos tâches de documentation et vous libèrent des tâches manuelles. Plus performant que jamais, PDF4me anticipe vos besoins. Il peut automatiser et exécuter vos flux de travail documentaires, même sans intervention de votre part. « Créez simplement deux dossiers dans Dropbox, sélectionnez vos actions PDF dans l'ordre, détendez-vous et le tour est joué ! » Approfondissons ce point.

Dropbox est un outil pratique pour beaucoup d'entre nous, facilitant l'échange de données et la gestion de fichiers. Nous créons des dossiers de transit dans Dropbox, où les fichiers sont stockés pour traitement. Une fois traités par PDF4me, ils sont déplacés vers un autre dossier. Chaque petit progrès en matière d'automatisation se traduit par une productivité accrue.

En 3 étapes, c'est fait. Accédez à Dropbox Automation.

• Configurez les dossiers source et cible
• Ajouter des actions depuis pdf4me
• Actions de commande et création de flux de travail

L'image ci-dessous illustre la sélection des dossiers source et cible. Le dossier source est celui qui contient tous les fichiers à traiter. Le dossier de destination, ou dossier cible, est celui où sont déplacés les fichiers traités. Il est essentiel d'enregistrer les emplacements lors de la configuration, car ils serviront à la gestion des fichiers.

PDF4me propose plusieurs actions et fonctionnalités. Lors de la création d'un flux de travail comprenant plusieurs actions, il est nécessaire de préciser l'ordre d'exécution de chaque action. Par exemple, si vous choisissez d'optimiser et de convertir un document en PDF dès son arrivée dans le dossier source, le dossier cible contiendra généralement le fichier traité, optimisé puis converti selon l'ordre des actions défini. Une capture d'écran illustre ce processus.

Après avoir configuré les dossiers source et cible, les actions sont sélectionnées dans la liste des fonctionnalités disponibles. Dans cet exemple, nous avons deux actions : « Optimiser » et « Convertir en PDF ».

Si vous choisissez Optimiser , il vous sera peut-être demandé de choisir le profil. Les profils disponibles sont : par défaut, Web ou impression . Sélectionnez le profil et enregistrez-le, comme indiqué ci-dessous. Cette procédure est identique pour toutes les fonctionnalités sélectionnées.

La deuxième action possible est « Convertir en PDF », suivie d'une invite à choisir le mode de conversion : rapide ou détaillé . Vous pouvez enregistrer votre choix de mode et de niveau de détail. Comme indiqué précédemment, ces options sont parfaitement adaptées à la fonction « Convertir en PDF ».

Comme vous pouvez le constater, la première action à exécuter sera l'optimisation, suivie de la conversion au format PDF . Par conséquent, l'ordre d'exécution n° 1 correspond à l'action « optimisation », et l'ordre d'exécution n° 2 à l'action « conversion au format PDF ». L'ordre d'exécution des actions est donc déterminé par leur numéro d'ordre. Le flux de travail est ainsi créé en fonction de cette séquence.

Une fois toutes les actions terminées, le résultat final sera disponible dans le dossier cible.

Ainsi, nous pouvons créer notre propre système de flux de travail au gré de nos besoins, simplement en créant deux dossiers dans Dropbox et en utilisant les fonctionnalités de PDF4me comme actions. La plupart de nos tâches et processus de documentation quotidiens, souvent chronophages, peuvent désormais être automatisés grâce à PDF4me.