Automatisation du publipostage en masse avec PDF4me et Power Automate

L'automatisation robotisée des processus (RPA) permet aujourd'hui aux entreprises d'accroître leur rentabilité en éliminant de nombreuses tâches manuelles répétitives. Elle favorise également la satisfaction client en rendant les processus plus rapides et plus sûrs. PDF4me contribue également à l'automatisation de nombreux processus documentaires pour ses clients. Parmi ses principales fonctionnalités, le publipostage automatisé constitue un atout majeur, et sa sécurité représente un avantage considérable. PDF4me traite toutes vos données sensibles et vos modèles de documents sur un stockage cloud sécurisé et supprime automatiquement et périodiquement les fichiers traités, conformément à sa politique de conservation des données.

L'intégration de vos modèles Word avec des données dynamiques provenant de diverses sources (Excel, JSON, SharePoint, CRM, SAP, etc.) est désormais entièrement automatisée grâce à la fonction de publipostage de PDF4me. Cette fonctionnalité vous permet de créer plusieurs documents simultanément et de les envoyer pour validation, ou encore de les enregistrer dans vos différents espaces de stockage. Plusieurs méthodes permettent d'y parvenir : connexions Zapier, Microsoft Power Automate/PowerApps et API REST de PDF4me.

Choisissez l'outil adapté à la bonne action

Nous avons tiré des enseignements de différents cas d'utilisation et développé quatre actions de publipostage distinctes afin de garantir une automatisation simple et intuitive pour l'utilisateur final. Ces actions sont disponibles via les connexions Zapier et Power Automate/PowerApps .

Fusion et publipostage avec fichier de données (Liste de documents) : Cette action permet de générer plusieurs documents simultanément en utilisant uniquement des fichiers de données. Actuellement, seuls les formats .xlsx et .json sont pris en charge. Les structures Excel et JSON sont illustrées ci-dessous.

Fusion et publipostage avec fichier de données (document unique) : cette fonction permet de créer un seul document à partir de données importées uniquement sous forme de fichier. Les formats de fichiers pris en charge actuellement sont .xlsx et .json.

Fusion et publipostage avec chaîne de données (liste de documents) : cette action génère plusieurs documents et accepte les données sous forme de chaîne de caractères. Cette option permet aux utilisateurs d'importer des données depuis n'importe quelle source et de préparer une structure JSON, comme illustré dans les exemples ci-dessous.

Fusion et publipostage avec chaîne de données (document unique) : cette action génère un document unique et accepte les données sous forme de chaîne de caractères. Cette option permet aux utilisateurs d'importer des données depuis n'importe quelle source et de préparer une structure JSON, comme illustré dans les exemples ci-dessous.

Exemples de structures de données

Exemple de structure JSON (tableau de liste) :

[ ["FieldName1", "FieldName2", "FieldName3"], ["FieldValue1", "FieldValue2", "FieldValue3"], ["FieldValue4", "FieldValue5", "FieldValue6"] ]

Il vous suffit de faire correspondre le contenu de votre fichier de données et le contenu de votre fichier modèle provenant de différentes applications à partir de vos connecteurs Zapier ou Power Automate.

Cette action lit votre fichier de données et effectue un publipostage selon votre modèle Word/PDF. Elle génère plusieurs documents en une seule opération. Elle produit un fichier Word pour les modèles Word et un fichier PDF pour les modèles PDF. Si vous souhaitez générer un fichier PDF à partir d'un modèle Word, vous pouvez ajouter l'action « Convertir en PDF » à côté de cette action de publipostage.

Comment fonctionne le calcul des coûts des API pour l'automatisation ?

Toutes les actions de production de documents multiples sont limitées à 10 documents à la fois afin d'éviter des charges de travail importantes qui pourraient parfois entraîner une absence de sortie en raison de diverses limitations du réseau.

Chaque action est facturée 1 $ par appel API. Quel que soit le nombre de documents générés, nous ne comptabilisons qu'un seul coût API par action.

Comment créer un champ de fusion et publipostage dans un document Word ?

Vous pouvez créer un champ de fusion comme ci-dessus en accédant au menu Publipostage et en sélectionnant l'option Insérer un champ de fusion.

Commencez dès maintenant à automatiser vos tâches de publipostage !