Générer un document Cette action PDF4me pour Zapier effectue un publipostage : elle prend un modèle Word, HTML ou PDF ainsi qu'un fichier de données JSON ou XML et renvoie le document rempli. Un Zap peut surveiller un dossier, fusionner chaque enregistrement et enregistrer le résultat sans que l'utilisateur ait besoin d'ouvrir Word.
Tous les tutoriels de publipostage que vous trouverez partent du principe que l'utilisateur travaille dans Word et suit les instructions d'un assistant. Cette méthode fonctionne ponctuellement. Elle devient inefficace lorsqu'il faut générer une centaine de factures de manière régulière, ou lorsque les données proviennent d'un système et non d'un tableur. Cet article présente la syntaxe du modèle et le Zap qui exécute la fusion automatiquement.
Saisissez les champs de fusion dans un document Word en utilisant la syntaxe des doubles chevrons. Conservez ce modèle dans un dossier Dropbox et vos données dans un autre. Un Zap récupère les données, transmet les deux fichiers à l'action « Générer un document » de PDF4me et enregistre le résultat fusionné. Choisissez l'option « Unique » pour un seul document par exécution, ou l'option « Multiple » lorsqu'un tableau de données doit générer plusieurs documents.
Questions et réponses basées sur le pourquoi
Pourquoi utiliser un modèle Word plutôt que de créer le document en code ? En effet, les personnes qui maîtrisent le texte sont rarement celles qui maîtrisent le code. Un modèle Word peut être modifié par n'importe qui rédigeant le texte de la facture, et la facturation suivante s'appuiera sur ces modifications sans déploiement ni intervention d'un développeur.
Pourquoi JSON ou XML plutôt qu'une feuille de calcul ? Ce sont les formats de données émis par un système. La fonction de publipostage de Word utilise une feuille de calcul exportée par un utilisateur. Lorsque le déclencheur est une commande ou un formulaire, les données sont déjà structurées et la fonction de publipostage doit les accepter telles quelles.
Pourquoi y a-t-il deux actions « Générer un document » ? L'option « Générer un document unique » fusionne un enregistrement et renvoie un seul fichier. L'option « Générer plusieurs documents » prend un tableau et renvoie un fichier par élément. Choisir la mauvaise option est la raison habituelle pour laquelle un Zap produit un seul document alors qu'un traitement par lots était attendu.
Pourquoi conserver le modèle dans son propre dossier ? Le déclencheur surveille le dossier de données. Si le modèle se trouve au même niveau que les données, le chargement d'un modèle révisé déclenchera le Zap et tentera une fusion avec le modèle comme s'il s'agissait d'un enregistrement.
Ce que vous obtiendrez
Saisir: un modèle Word contenant des champs de fusion, plus un enregistrement JSON ou XML. Sortir: Le document fusionné, enregistré dans le cloud, est prêt à être envoyé ou archivé.
Ce dont vous avez besoin
- Zapier. Ouvrez l'application PDF4me ZapierUn Zap en plusieurs étapes nécessite un abonnement Zapier payant.
- Clé API PDF4me. Obtenez votre clé APIConnectez-le la première fois que vous ajoutez une action PDF4me.
- stockage cloud avec un dossier pour les modèles et un dossier séparé pour les données entrantes.
- Un modèle Word avec des champs de fusion écrits selon la syntaxe PDF4me ci-dessous.
Qu'est-ce qu'un publipostage, en un paragraphe ?
La fusion et le publipostage récupèrent les valeurs d'une source de données et les insèrent dans les champs correspondants d'un modèle. Deux éléments sont nécessaires : un modèle contenant les champs de fusion et une source de données fournissant les valeurs. Le moteur de fusion les combine et génère un document final, une fois par enregistrement.
PDF4me accepte Word, HTML et PDF Word est le plus riche des trois, car sa syntaxe prend en charge les conditions, les tableaux, les sections répétitives, les images et le HTML intégré, au lieu du simple remplacement.
Comment concevoir un modèle Word ?
Les champs de fusion utilisent des doubles chevrons autour du nom du champ :
<<[FieldName]>>
Insérez ce code dans un document Word à l'endroit où la valeur doit être placée. Le nom entre crochets correspond à une clé de votre enregistrement JSON ou XML.
Référence de syntaxe du modèle Word
| Tu veux | Documentation |
|---|---|
| La syntaxe complète, du début à la fin | Aperçu |
| énoncés conditionnels | Contrôles de texte |
| Des tableaux qui s'adaptent à la taille des données | Tables |
| Répétition de paragraphes et de sections | Répéter les paragraphes |
| Insertion d'images | Insérer des images |
| Insertion de code HTML brut | Insérer du HTML |
| formatage des nombres et des dates | Mise en forme |
| Variables et listes | Variables |
Exemple de modèle de facture utilisant un tableau et des conditions. Chaque ligne du tableau se répète une fois par article dans les données.
Comment créer le Zap Générer un document ?
Le Zap comporte quatre éléments mobiles : un élément de démarrage, le modèle, la fusion et un emplacement pour stocker le résultat.
- Déclenchement. Choisissez le déclencheur correspondant à l'emplacement d'arrivée de vos données. Avec Dropbox, cela consiste à… Nouveau fichier dans le dossier pointant vers votre dossier de données.
- Récupérez le modèle. Le déclencheur ne prend en compte que le fichier qui vient d'arriver ; il faut donc lire le modèle séparément. Avec Dropbox, c'est le cas. Trouver un fichier, pointant vers le dossier du modèle avec le nom de fichier exact du modèle.
- Fusionner. Ajoutez le PDF4me Générer un document action et mapper les deux fichiers dans celui-ci.
- Sauvegarder. Ajouter Téléverser un fichier pour réécrire le résultat. Si la fusion a renvoyé plusieurs documents, placez ceci dans un Créer une boucle à partir des éléments de ligne pas de Boucle par Zapier Il s'exécute donc une fois par document.
Générer les paramètres du document
| Paramètre | Requis | Ce que cela fait |
|---|---|---|
| Fichier modèle | Requis | Le modèle lui-même, extrait de l'étape qui l'a récupéré. |
| Type de fichier modèle | Requis | Quel type de modèle avez-vous fourni : Word, HTML ou PDF ? |
| Type de format des données d'entrée | Requis | Que les données arrivent sous forme de texte ou de fichier. |
| Texte de données ou fichier de données | Requis | Le formulaire. Celui que vous remplissez dépend de la ligne ci-dessus. |
| Type de données d'entrée | Requis | Le format des données est le suivant : JSON ou XML. |
| Nom du fichier modèle | Facultatif | Nomme le modèle de l'action, extension comprise. |
| Type de document de sortie | Facultatif | Format du document généré. |
| Conserver le PDF modifiable | Facultatif | Permet de modifier les champs du formulaire dans le document final. |
| Métadonnées | Facultatif | Des valeurs supplémentaires ont été transmises à la fusion. |
Conseil. Le type de fichier modèle et le type de données d'entrée sont les deux éléments les plus souvent confondus. Si les espaces réservés sont toujours visibles dans le résultat, vérifiez ces deux points en premier : la fusion a bien eu lieu, mais le système n'a rien trouvé à fusionner.
Boucle unique ou multiple, et quand la boucle est-elle nécessaire ?
| Unique vs multiple | Générer un document unique | Générer plusieurs documents |
|---|---|---|
| Forme des données | Un record | Un tableau, un objet par document |
| Retours | Un document | Un document par élément de tableau |
| Il faut une boucle après ça | Non | Oui, pour enregistrer chaque résultat |
| Utilisation typique | Une facture par commande | Un lot de relevés provenant d'une exportation |
Résultat de la fusion. Tous les espaces réservés du modèle ont été remplacés et le tableau s'est étendu à une ligne par élément.
Exécutez le Zap et vérifiez
- Publier le Zap.
- Déposez un enregistrement d'exemple dans le dossier de données et attendez que le déclencheur interroge le système.
- Ouvrir Zap fonctionne et vérifiez que l'étape Générer un document a bien renvoyé un fichier plutôt qu'une erreur.
- Ouvrez le fichier de sortie et vérifiez deux choses : aucun espace réservé ne doit être visible et le tableau répétitif doit comporter le bon nombre de lignes.
Qu'avez-vous construit concrètement ? Une fabrique de documents dont le contenu appartient à l'éditeur du modèle, et non à l'administrateur du Zap. Modifiez le modèle : la prochaine exécution l'utilisera. Ce même principe s'applique à Make, n8n et Power Automate, avec la même action.
Variantes courantes que vous pouvez ajouter sans reconstruction
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un publipostage ?
Lire les valeurs d'une source de données et les insérer dans l'espace réservé correspondant d'un modèle, afin de produire un document final par enregistrement. Word a popularisé ce terme avec son assistant, mais l'opération elle-même n'est pas liée à Word : tout moteur capable de comprendre un modèle et un format de données peut l'effectuer, ce qui correspond à la fonction « Générer un document ».
Comment effectuer un publipostage dans Word ?
Si vous voulez dire l'assistant de bureauPour fusionner un modèle Word sans utiliser l'assistant, saisissez les champs à l'aide de la syntaxe avec double chevron (voir ci-dessus), puis transmettez le modèle et un enregistrement JSON ou XML à la fonction « Générer le document ». Le modèle reste un fichier Word ; aucune opération n'est effectuée dans Word pour produire le document.
Est-il possible de faire un publipostage sans Word ?
Oui. La fusion s'effectue via l'API PDF4me ; aucune copie de Word n'est donc utilisée à aucun moment. Vous avez besoin de Word, ou de tout autre éditeur capable d'écrire au format .docx, uniquement pour créer le modèle initial. PDF4me accepte également les modèles HTML et PDF si vous préférez ne pas utiliser Word.
Comment générer plusieurs documents à partir d'un seul modèle ?
Utiliser Générer plusieurs documents et lui fournir un tableau, un objet par document. Il renvoie un document par élément. Ensuite, placez l'étape de téléchargement dans un Créer une boucle à partir des éléments de ligne action permettant d'enregistrer chaque résultat individuellement, et non seulement le premier.
Dépannage
Les données ne correspondent pas au modèle. Vérifiez que le type de données d'entrée correspond au format réel de l'enregistrement, que l'enregistrement est valide et que les noms des clés correspondent à ceux entre chevrons, en respectant la casse.
Soit l'action unique a été utilisée alors que l'action multiple était requise, soit l'étape de chargement se situe en dehors de la boucle. Dans les deux cas, un seul fichier est enregistré, quel que soit le nombre d'enregistrements.
La zone répétitive n'était pas balisée dans le modèle. Un tableau extensible nécessite la syntaxe de répétition autour de la ligne, et non pas seulement des champs de fusion à l'intérieur. Consultez la documentation sur les paragraphes répétitifs.
Le modèle se trouve dans le dossier surveillé. Déplacez-le dans un dossier dédié et indiquez-lui où effectuer la récupération.
Prochaines étapes
Le même schéma en quatre étapes (observer, récupérer le modèle, fusionner, enregistrer) gère toute automatisation de type « données entrantes, document personnalisé sortant ».