Générez des factures dynamiques à l'aide de Zapier et PDF4me

La génération dynamique de documents est l'une des technologies les plus recherchées et à la croissance la plus rapide du monde numérique. Comme chacun sait, la plupart des entreprises se dématérialisent et les nouvelles méthodes de gestion des transactions exigent la production de documents numériques. Le format PDF est le plus prisé pour les documents numériques. Les entreprises, lorsqu'il s'agit de transactions financières, sont constamment tenues d'émettre des factures. Une grande partie des données contenues dans ces factures sont générées dynamiquement.

La création d'une facture avec des données dynamiques nécessite l'utilisation de techniques telles que le publipostage ou les champs de fusion. Les factures personnalisées sont basées sur des modèles de documents créés avec Word ou d'autres outils de création de formulaires prenant en charge les champs de fusion. Pour générer des factures PDF avec des données dynamiques, des modèles sont créés avec des champs de fusion qui sont ensuite remplacés par les données originales.

L'action « Générer un document » de PDF4me dans Zapier vous permet de créer des factures dynamiques et de les automatiser afin de vous concentrer sur vos tâches les plus importantes. Le processus de génération est automatisé si vous disposez déjà du modèle et des données dynamiques. Le modèle peut être un fichier Word, HTML ou tout autre format compatible. Les données peuvent être une feuille de calcul, un fichier CSV, JSON, XML ou une liste de données.

Prenons l'exemple de la création d'une facture dynamique dans Zapier, dont le modèle est au format Word et les données au format JSON. Ce dernier permet de structurer des données complexes.

Examinons le modèle d'exemple suivant

Ajoutez un déclencheur pour lancer le Zap

Zapier propose plusieurs déclencheurs pour lancer un Zap. Vous pouvez choisir celui qui vous convient le mieux en fonction de l'emplacement de vos fichiers sources. Dans cet exemple, nous utilisons le déclencheur Dropbox. Ajoutez un déclencheur « Nouveau fichier dans Dropbox » pour que Dropbox déclenche le Zap.

Ajouter des actions de téléchargement depuis Dropbox pour les modèles et les données

Pour transmettre le modèle et les données à l'action Générer un document, nous devons télécharger le modèle et les données associées depuis la source. Comme nous utilisons Dropbox, nous utilisons l'action Télécharger depuis Dropbox.

Ajoutez l'action Générer un document à partir de PDF4me

Une fois les fichiers téléchargés, il faut les transmettre à l'action « Générer un document ». Dans cette action, configurez le nom du fichier modèle et le nom du fichier de données. Sélectionnez également le type de données. PDF4me prend en charge deux types de données pour le rendu Mustache : XML et JSON. Dans cet exemple, nous utilisons JSON.

Pour le modèle d'exemple ci-dessus, les données d'exemple ressembleraient à ceci :

{ "Documents": [ { "header": { "docType": "Copie originale" }, "body": { "Column1": "Quantité", "Column2": "Description", "Column3": "Prix unitaire", "Column4": "Total", "Invoice": { "number": 14957, "date": "25-02-2022", "instructions": "Instruction Invoice Fact 1", "subTotal": 200150, "tax": "18%", "dueDate": "25-03-2022", "shipping": "200" }, "Biller": { "phone": "989797", "fax": "998463", "email": "doc1@email.com", "web": "www.doc1.com", "address": { "company": "Organization 1", "street": "Street 1", "city": "Ville 1", "code postal" : "123456" } }, "Destinataire" : { "nom" : "destinataire 1", "adresse" : { "rue" : "testveien 3", "ville" : "Ville 1", "code postal" : "0555", "pays" : "Pays 1" } }, "Produit" : [ { "quantité" : 1, "description" : "article 1", "prix unitaire" : 45, "prix total" : 867 }, { "quantité" : 2, "description" : "article 2", "prix unitaire" : 123, "prix total" : 3464 }, { "quantité" : 3, "description" : "article 3", "prix unitaire" : 323, "prix total" : 6564 } ] }, "pied de page" : { "téléphone" : "téléphone123", "fax" : "fax123", "email": "123@mail.com", "web": "www.123.com" }

} ] }

Configurez les paramètres en conséquence dans l'action « Générer un document » de PDF4me.

Ajouter une action « Téléverser sur Dropbox » avec un contrôle de boucle

Lors de la génération dynamique de documents, plusieurs fichiers de sortie sont créés. Pour chaque fichier, le Zap doit l'enregistrer à l'emplacement souhaité. Nous utilisons l'action de contrôle « Pour chaque » afin de gérer ce cas.

Ajoutez l'action Dropbox suivante à l'intérieur de la boucle.

Vous pouvez ainsi configurer les champs suivants dans l'action Boucle et vous assurer que l'action « Téléverser sur Dropbox » se trouve bien à l'intérieur de la boucle.

La facture dynamique générée ressemblera à ceci.

Vous pouvez également ajouter un code QR ou un code-barres pour rendre votre facture lisible par machine en utilisant l'action Ajouter un code-barres.